Принят Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».
В чем суть документа?
Узаконено проведение в России эксперимента по использованию в электронном виде документов, связанных с работой. Работодатели могут поучаствовать в эксперименте в добровольном порядке. Когда тестовый период завершится, в трудовое законодательство внесут поправки, устанавливающие порядок цифрового документооборота.
Зачем понадобилось проводить эксперимент?
Федеральным проектом «Нормативное регулирование цифровой среды», который реализуется в рамках национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации», предусмотрена задача по обеспечению нормативного регулирования цифрового взаимодействия предпринимательского сообщества и государства, в том числе в части заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров, внедрения кадрового документооборота в электронном виде.
Соответственно целями проведения эксперимента являются:
1) определение и создание условий для использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой;
2) подготовка предложений о внесении в трудовое законодательство поправок, касающихся использования электронного документооборота в сфере трудовых отношений.
В конечном счёте, эксперимент поможет отказаться от бумажных кадровых документов и облегчить работу кадровых служб.
Кто участники?
Участие в эксперименте для работодателей будет добровольным. Перечень организаций, пожелавших присоединиться к проекту, утвердит Минтруд. На него же возложена задача по методическому сопровождению эксперимента.
Сотрудники смогут участвовать в эксперименте также по своему желанию. Организации должны будут сформировать и утвердить их списки. Для этого работодателям придётся:
— по необходимости определить структурные подразделения, вовлечённые в проект;
— за месяц до начала эксперимента уведомить о нём работников и разъяснить им право присоединиться к нему или отказаться от участия;
— получить от сотрудников заявление.
Новых сотрудников также можно будет подключать к эксперименту с их согласия.
Кого нельзя задействовать в эксперименте?
В списки участников нельзя включать дистанционных сотрудников и работников, направляемых временно к другим физлицам или юрлицам по договору о предоставлении труда персонала.
Какие сроки?
Организация сможет самостоятельно определить дату начала. В целом эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно.
С какими документами экспериментировать?
Работодатель должен сам утвердить перечень кадровых документов, которые планирует использовать только в электронном виде. Выбор можно сделать среди документов, которые сейчас оформляют на бумаге и (или) с которыми письменно знакомят сотрудников. Это могут быть, например, трудовой договор, соглашение к нему или ученический договор.
Эксперимент не затрагивает трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности.
Какую информационную систему использовать?
Для создания, использования и хранения кадровых электронных документов организация может использовать свою информационную систему или портал «Работа в России». Не запрещено применять оба варианта одновременно.
Стоит отметить, что подготовлен проект постановления Правительства, согласно которому на портале «Работа в России» появится подсистема для перевода кадрового документооборота в электронный вид. С 20 июля по 4 сентября она будет находиться в опытной эксплуатации, а с 1 октября должна стать доступной всем желающим. Для работодателя принципиальным критерием при выборе информационной системы будет способ удостоверения личности. Так, при использовании собственной системы потребуется применение усиленных квалифицированной или неквалифицированной электронных подписей работника. При использовании портала «Работа в России» нужна будет только простая электронная подпись работника, ключ которой получен в соответствии с правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением госуслуг.
Каков порядок проведения эксперимента?
17-го июня в Минюсте зарегистрирован приказ Минтруда России от 14.05.2020 № 240н «Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». Документом определён порядок организации и проведения эксперимента, подготовки докладов о его проведении, оценки его эффективности и результатов.
Когда Закон № 122-ФЗ вступит в силу?
Документ действует с 5 мая 2020 года.
Начать дискуссию