Как посчитать, выгодно ли вам автоматизировать ввод первички

Расчет ROI  является сильным аргументом при принятии решения по автоматизации того или иного бизнес-процесса. Он позволяет более тщательно отнестись к выбору сиcтемы, выстроить эффективное взаимодействие с ИТ-компанией, которая возьмет на себя роль исполнителя проекта и оценить результаты автоматизации. Ключевым моментом в этом вопросе является определение показателей и метрик, которые необходимо использовать при расчете. Например, вложения в старт проекта, изменение в структуре затрат после внедрения и операционные показатели.

Методика расчета ROI

Формула расчета ROI предельно проста: отношение суммарного эффекта или выгоды от автоматизации к объему инвестиций в нее. Проблема состоит в выборе показателей, которые необходимо использовать при расчете. Основную сложность в этом процессе составляет грамотное определение преимуществ от внедрения ИТ-решения и представление их в виде финансовых показателей.

Как правило, мы рекомендуем нашим заказчикам, для которых показатель ROI является ключевым при принятии решения о внедрении сервиса по оцифровке, учитывать следующие факторы:

• общие инвестиционные вложения в поиск, приобретение и внедрение информационной системы — совокупные разовые вложения, которые составляют затратную часть при расчете экономического эффекта;
• изменение в структуре затрат компании после внедрения системы — при эффективном проекте внедрения этот фактор являет собой доходную часть расчета;
• улучшение операционных показателей деятельности в результате внедрения — факторы, косвенным образом улучшающие экономику компании, составляя тем самым доходную часть в методике расчета ROI.

В случае с автоматизацией ввода данных из первичной бухгалтерской документации все довольно понятно: cокращается время обработки и, как следствие, – расходы на персонал, а каких-либо капитальных или дополнительных затрат на обслуживание рабочих мест не требуется. Поэтому главное, что учитывается при расчете — это экономия на рутинных процессах и изменение себестоимости обработки документов.

Мы рассмотрим несколько примеров, как рассчитать ROI от автоматизации ввода первичной бухгалтерии. В первом случае – речь идет о создании электронного архива на основе большого массива данных в бумажных виде. Во втором – оценим ROI от использования сервиса оцифровки на регулярной основе на условиях ежемесячной оплаты.

Пример 1

Крупнейший федеральный оператор связи, бизнес которого развивается стремительными темпами и предполагает обработку первичной документации: договоров с поставщиками и подрядчиками, акты, cчет-фактуры и т.д. В случае запросов от Федеральной налоговой службы на поиск информации в бумажном виде у сотрудников подразделения по налогам уходила масса времени. Чтобы рациональнее распределять свои ресурсы компания приняла решение запустить проект по оцифровке данных и созданию электронного архива финансовой документации. Всего было оцифровано 1 600 000 документов. Инвестиции в проект составили около 7 000 000 рублей.  Используем уже известную формулу:

Прибыль от инвестиций в автоматизацию в нашем случае будет включать разницу расходов на автоматизированный и ручной ввод данных. Для ручного ввода непосредственно на этот проект заказчик был готов выделить 6 штатных единиц со 100% вовлечением в проект. Скорость оцифровки при среднем показателе 5 минут на документ (6 человек, сканирование + ввод данных) – 576 документов в день или 12 096 документов в месяц

Подсчитаем эти расходы:

Фактическая стоимость содержания специалиста включая заработную плату и отчисления в ПФР 22%, ОМС 5,1%, ФСС 2,9%, травматизм 0,2%: 40 000 (GROSS) + 22% + 5,1% + 2,9% +0,2 %= 52 080 р

C учетом ДМС и накладных расходов (офис, оборудование и т.д.) затраты на 1 сотрудника составят 65000 р

ФОТ в месяц  на 6 человек  – 390 000 р

На выполнение всей работы потребовалось бы 132 месяца или 64 598 400 рублей

Проект по автоматизации обошелся компании в 7 000 000 рублей и был выполнен всего за 3 месяца

Используя формулу ROI, получаем: (51 480 000 – 7 000 000) /7 000 000) х 100% = 635%

Пример 2

Крупная региональная сервисная компания, деятельность которой направлена на повышение операционной эффективности структурных подразделений за счет стандартизации и оптимизации поддерживающих процессов. В связи с необходимостью ежедневно обрабатывать большой массив данных компанией было принято решение запустить сервис оцифровки бумажной документации с помощью технологий искусственного интеллекта. Ежемесячное обслуживание обойдется компании в 100 000 рублей. Всего компании потребуется оцифровывать около 7 500 документов в месяц. Выполнять эту работу должны сотрудники отдела бухгалтерии из 7 человек с более широким спектром задач, поэтому времени на обработку у них тратится больше (1 250 ч по 10 минут на документ). Попробуем расcчитать показатель ROI:

Фактическая стоимость содержания специалиста, включая заработную плату и отчисления в ПФР 22%, ОМС 5,1%, ФСС 2,9%, травматизм 0,2%: 40 000 (GROSS) + 22% + 5,1% + 2,9% +0,2 %= 52 080 р

C учетом ДМС и накладных расходов (офис, оборудование и т.д.) затрат на 1 сотрудника составят 65000 р

ФОТ на 7 человек составит  455 000 р

Как видим, даже при таком небольшом, по сравнению с первым примером, документообороте, сервис оцифровки становится выгоднее. Безусловно, чем больше документов поступит на обработку, тем выше показатель ROI для компании. Отдельно стоит отметить, что, как и в первом случае, компания получает экономию на капитальных затратах (обслуживание рабочих мест, расходы на помещение, канцтовары, электроэнергию и т.д.) а также бизнес-преимущества, которые становятся очевидными уже через несколько месяцев.

Например, минимизируется риск ввода некорректной информации (при автоматизированном вводе данные всегда проверяются), повышается производительность труда и гибкость бизнес-процессов на фоне конкурентов, так как актуальные и проверенные данные всегда «под рукой». Все это, в конечном итоге, отражается на бизнес-прибыли компании.

Важно также учитывать, что ROI — величина непостоянная и ее можно использовать как инструмент оптимизации на разных этапах использования ИТ-продукта. Для этого в каждом конкретном примере мы рекомендуем компаниям как можно подробнее расписывать структуру дохода и учитывать все преимущества от внедрения, не забывая отмечать и какие-то дополнительные расходы, связанные с проектом. Таким образом, в распоряжении компании всегда будет наглядный инструмент повышения эффективности, так как в любой момент можно найти область изменений, чтобы повысить ROI.