Как учитывать затраты на противовирусные меры в компании

Государство обязывает работодателей обеспечивать безопасную среду на рабочих местах работников, закупать санитайзеры, градусники, маски. Татьяна Амелина, генеральный директор компании «Невская Перспектива», рассказывает, как компании правильно учесть эти затраты.

Одной из ключевых задач для работодателей является обеспечение защиты сотрудников своего предприятия от COVID-19 и других вирусных заболеваний. Если компания приняла решение взять расходы на профилактические мероприятия на себя, бухгалтер в обязательном порядке должен внести их в учет. В число вышеуказанных мер входит приобретение работодателем антисептических средств, защитных масок, бахил, термометров, а также закупка и установка дополнительного оборудования — санитайзеров, дозаторов для мыла, аппаратов для сушки рук и так далее. Кроме того, должна проводиться регулярная дезинфекция рабочего пространства.

Противовирусные меры, которые должен предпринять работодатель

Начать стоит с того, что каждому работодателю предоставляется право самостоятельно определять объем мероприятий и расходов на профилактику и борьбу с распространением COVID-19. Обосновать расходы на профилактические мероприятия во время пандемии можно за счет распоряжений правительства, Минздрава, Санэпиднадзора, Роспотребнадзора, а также других федеральных, региональных и местных управляющих органов.

Так, к примеру, в 2020 году Роспотребнадзором были выпущены рекомендации касательно профилактики коронавируса среди сотрудников компаний и госучреждений (письмо от 10 марта 2020 года № 02/3853-2020-27). В письме указаны такие рекомендуемые меры:

у всех работников, входящих в офис, должна измеряться температура (согласно статьи 88 ТК РФ согласие на измерение температуры не требуется);
сотрудники, у которых выявлены симптомы заболевания, должны быть немедленно отстранены от выполнения трудовых обязанностей;
следует проконтролировать вызов сотрудником врача с целью оказания медицинской помощи на дому, а также его самоизоляцию на 14 дней в случае возвращения из стран, где отмечены вспышки и стремительное распространение коронавируса;
ограничение командировочных поездок сотрудников, в частности, в страны, где зарегистрированы многократные случаи заболевания коронавирусом;
необходимо обеспечить возможность работникам дезинфицировать руки перед входом в учреждение (для этого устанавливается специальный дозатор с антисептиком);
в помещениях должна регулярно проводиться уборка, при этом раз в два часа должны дезинфицироваться дверные ручки, выключатели, поручни, перила, контактные поверхности (столы и стулья сотрудников), места общего пользования (комнаты приема пищи, отдыха, туалеты, тренажерные залы);
нужно ограничить проведение любых корпоративных мероприятий в коллективах, участие работников в разного рода массовых мероприятиях;
офис следует как можно чаще проветривать;
для постоянного обеззараживания воздуха в офисе необходимо использовать бактерицидные лампы, рециркуляторы и другие спецсредства;
персонал должен быть проинформирован относительно правил гигиены.

Ряд дополнительных рекомендаций по режиму труда для госорганов был дан Министерством труда Российской Федерации. Соблюдать перечисленные ниже пункты также должны и сотрудники коммерческих предприятий:

воздух в помещении должен свободно и постоянно циркулировать;
работники должны быть обеспечены достаточным количеством дезинфекторов для рук с беспрепятственным доступом к ним;
сотрудников предприятия необходимо проинформировать о соблюдении правил гигиены;
если имеется такая возможность, раз в день в помещениях должна проводиться тщательная уборка с использованием дезинфицирующих средств;
в помещении в достаточном количестве (как минимум недельный запас) должны храниться средства для дезинфекции помещений и рук сотрудников, а также маски или респираторы.

Товары, которые приобретаются для профилактического противодействия распространению COVID-19, указываются в бухгалтерском учете как материально-производственные запасы, имеющие фактическую себестоимость, то есть в сумме фактических затрат на их приобретение за вычетом НДС (пункты 5 и 6 ПБУ 5/01). Затраты на маски, градусники и средства дезинфекции, которые будут использоваться по назначению, входят в общую сумму расходов по обычным видам деятельности (пункты 5 и 7 ПБУ 10/99). Списывается эта стоимость по мере передачи на места использования, а счета учета затрат применяются в зависимости от того, какой деятельностью занимается компания и какая в ней ведется учетная политика.

Какие были внесены поправки к налоговому законодательству

По новому закону № 121-ФЗ, который был подписан президентом РФ 22 апреля 2020 года, расходы на противовирусные меры можно будет учесть при расчете налога на прибыль, что позволит снизить налоговую нагрузку на бизнес. Главным нововведением в Налоговый кодекс стало расширение списка разрешенных в налоговом учете расходов. В эту категорию входят затраты на дезинфекцию помещений и покупку средств индивидуальной и коллективной защиты для соответствия санитарно-эпидемиологическим нормам, предъявляемым органами государственной власти и местного самоуправления.

Налогом также не будут облагаться федеральные субсидии, которые выплачиваются с целью поддержки деятельности организаций, понесших наиболее тяжелые убытки из-за пандемии коронавируса. НДС, который уплачен поставщикам за счет этих субсидий, можно будет включать в вычеты в общем порядке. Помимо этого, налогоплательщики получат возможность переходить на режим уплаты налога исходя из фактической прибыли.

Когда расходы на противовирусные меры учитываются при расчете налога на прибыль

Учету подлежат только расходы предприятия, соответствующие двум критериям — их необходимо обосновать и подтвердить соответствующими документами (пункт 1 статьи 252 НК РФ). Расходы на борьбу с распространением коронавируса могут считаться обоснованными, если при планировании и реализации противоэпидемиологических мероприятий руководством для организации выступали рекомендации и разъяснения, данные профильными органами власти.

Организации и предприятия, расположенные в Москве, должны действовать в соответствии с указом мэра от 5 марта 2020 года № 12-УМ «О введении режима повышенной готовности». Согласно этому указу, подвергся блокировке крупный сегмент рынка услуг и розничной торговли. От предприятий, которые продолжили свою деятельность, требуется максимально сократить число сотрудников на рабочих местах, а также прибегнуть к реализации предусмотренных санитарно-эпидемиологических мер (пункты 6.1, 6.2 указа). Так, расходы организаций, направленные на соблюдение санитарных правил, норм гигиены и проведение противоэпидемических мер, являются обоснованными.

Затраты на дезинфекцию помещений, покупку измерительного оборудования, санитайзеров и средств индивидуальной защиты считается вынужденным решением, к которому приходится прибегать, дабы соблюсти нормативные предписания региональных властей. Следовательно, организации имеют право принимать такие расходы к вычету, не упоминая их непосредственно в перечне разрешенных затрат. Эти затраты можно отнести к косвенным, поскольку они не имеют отношения к выпускаемой продукции и списываются в налоговом учете за текущий период.

Расходы на передвижение сотрудников с помощью такси

Согласно рекомендациям Роспотребнадзора, использование общественного транспорта сотрудниками компаний следует ограничить. Расходы на передвижение на такси, если это обусловлено необходимостью постоянного передвижения, могут быть обоснованы путем выплат со стороны работодателя в рамках профилактики коронавирусной инфекции. Таким же образом может быть заключено дополнительное соглашение, позволяющее сотрудникам использовать в рабочих целях личный автомобиль с выплатой компенсации за его эксплуатацию.

Однако следует отметить, что, приняв решение оплачивать сотрудникам проезд на такси до работы или компенсировать расходы на использование личной машины, работодатель должен учитывать негативное отношение к такой сделке со стороны инспекторов. В данном случае учет допустим, только если использование собственного авто или такси связано с технологическими особенностями производства. Существует также обход этих ограничений. Если проезд на работу на личном транспорте или такси будет включен в список мер противовирусной профилактики и прописан в приказе, это, с большой вероятностью, позволит обосновать такие затраты.

В качестве дополнительного обоснования могут выступать документы, которые были использованы властями при введении режима повышенной готовности. Для Москвы таким документом является указ мэра от 2 апреля 2020 года № 36-УМ, а для Подмосковья — постановление губернатора Московской области от 2 апреля 2020 года № 171-ПГ. При этом не следует компенсацию облагать НДФЛ, поскольку сотрудники не имеют возможности добраться до места работы иным способом. Такая выплата также не входит в соцпакет. А страховые взносы не нужно выплачивать по той причине, что компенсация проезда не связана с трудовыми обязанностями работника компании.

Дополнительные расходы при пандемии, которые необходимо учесть

Еще одна группа расходов связана с организацией работы на время карантина. В этот перечень входят затраты, обусловленные:

переводом сотрудников компании на удаленный режим работы, а также приобретением дополнительного оборудования, ПО и оплатой услуг связи;
компенсационными выплатами зарплат сотрудникам, находящимся дома, которые на время нерабочих из-за коронавируса дней сохраняются полностью и на которые должны быть начислены страховые взносы;
оплата услуг курьерских служб, которые доставляют товары покупателям.

Помимо вышеперечисленных расходов, компания может понести убытки в связи с:

отменой командировочных поездок сотрудников;
аннуляцией заказов и возвратом авансов покупателям;
истечением срока годности товаров и их последующей утилизацией.

В число убытков можно внести текущие расходы, которые компания несет даже тогда, когда она приостановила свою деятельность. Они связаны с амортизацией, арендой помещений, оплатой коммунальных услуг и тому подобным.

Подведем итоги

Расходы на противодействие распространению COVID-19, а также других вирусных заболеваний необходимо учитывать в бухгалтерском учете и иных бумагах, которые касаются налогообложения. Чтобы делать это правильно, можно воспользоваться одним из надежных информационных онлайн-сервисов, или же обратиться за подсказками к профессионалам, которые помогут грамотно составить документы, учитывая все нюансы, и избежать проблем с налоговой инспекцией во время последующей проверки.

Источник: Практический онлайн-журнал «Деловой мир».