Шесть шагов к электронному документообороту

Крупные компании подключились к электронному документообороту еще до появления коронавируса, но именно пандемия сделала переход на ЭДО массовым. Эксперты BDO Unicon Outsourcing подготовили инструкцию, что нужно учесть при внедрении ЭДО в компании и как это поможет оптимизировать рабочие процессы.

1. Продемонстрируйте коллегам перспективы внедрения ЭДО

Зачем переходить на электронный документооборот? Это могут понимать не все в вашей компании, поэтому для начала представьте коллегам перспективы. Расскажите, как ЭДО ускоряет и упрощает процессы согласования, разберите на примерах. Например, как с его помощью повысить эффективность работы сотрудника или целых подразделений: в электронной системе можно отслеживать документ на всех этапах его согласования, определять, в каком отделе он «завис», и быть уверенным, что он точно не потеряется в общей стопке документов.

Кроме этого, электронный формат ускоряет получение обратной связи, что важно при обмене документами с контрагентами. Теперь сотруднику, ответственному за прием и отправку корреспонденции, не нужно описывать и сверять их в реестре, учитывать сроки доставки курьерских компаний, так как сразу после подписания документ отправляется контрагенту и будет получен им в этот же день.

Еще одно преимущество электронного документооборота — экологичность. Все документы формируются и отправляются в системе, поэтому компании больше не нужно использовать бумагу в прежнем объеме, организовывать хранение документов и арендовать большие площади под архивный отдел.

2. Пересмотрите все процессы в организации

Нарисуйте схемы, как происходит документооборот в вашей компании на сегодняшний день. Кто отправляет и принимает документы, ответственен за разные этапы согласования, как устроено взаимодействие отделов и подразделений между собой?

Подумайте, как эти алгоритмы будут применяться в электронном формате, составьте списки сотрудников, которые будут принимать участие в движении документа, и менеджеров, ответственных за его согласование.

Для информационной безопасности предусмотрите возможность разграничить права доступа к документам и распределение ролей. Если в документообороте вашей компании будет задействовано малое количество сотрудников и нет необходимости контроля доступа, вы можете ограничиться стандартным функционалом, предоставляемым операторами. В таком случае коллеги смогут самостоятельно выбрать документ, за который они отвечают, чтобы отправить его дальше по цепочке согласования.

Если же у вас много сотрудников, вовлеченных в документооборот, необходимо предусмотреть функцию администратора, который при поступлении документов будет распределять их по ответственным лицам. Либо воспользоваться дополнительными автоматическими настраиваемыми маршрутизаторами, которые могут запускать процесс согласования автоматически по заданным критериям.

3. Оформите электронную подпись

Согласуйте, кому будет принадлежать право конечной подписи. Чаще всего этим лицом является генеральный директор компании, поскольку переход на электронный документооборот не усложняет его функционал, — как и раньше он получает документ и подписывает его.

Но им может быть и его уполномоченный представитель по доверенности. Для него необходимо оформить сертификат квалифицированной электронной подписи в аккредитованном удостоверяющем центре, поскольку это необходимо для соблюдения законности электронных документов.

Достаточно оформить одну квалифицированную электронную подпись на компанию.

4. Выберите поставщика и определите подходящий способ интеграции данных

На рынке существует множество компаний, предлагающих услуги по настройке и поддержке ЭДО. Обязательно проверьте надежность вашего контрагента: как часто компания проходит аудиты информационной безопасности, убедись, что ваш архив будут храниться бессрочно, даже после окончания действия сертификата, чтобы всегда сохранять к нему доступ.

Выберите подходящее решение для обработки электронных документов. Вы можете использовать приложение в браузере или интегрировать специальный модуль в основную учетную систему, например, 1С или SAP, чтобы подгружать или выгружать документы из нее напрямую.

5. Подготовьте инструкции для сотрудников

Чем больше сотрудников в компании задействовано в документообороте, тем больше вопросов может вызывать вначале новый формат. Позаботьтесь о создании простых и подробных инструкций, чтобы облегчить жизнь вашим коллегам. Например, распишите:

• кто отвечает за распределение документов;
• какие задачи поставлены перед сотрудниками и менеджерами компании;
• какие цепочки согласований в компании;
• кто перемещает документ в электронный архив.

Вы можете подготовить видеоинструкции, как работать с системой, и описать задачи по ролям, должностям, подразделениям, чтобы избежать ошибок.

6. Договоритесь с контрагентами

Чтобы наладить электронный документооборот с вашими контрагентами, нужно пересмотреть локальные нормативные акты и зафиксировать новый способ передачи документов. Существует три способа договориться о переходе на электронный обмен.

1. В бумажном виде подготовить дополнительное соглашение к действующему договору в двух экземплярах, где будет прописано, с какого периода компании начнут передачу документов через электронные каналы связи. На каждом соглашении нужно поставить подписи, печати и обменяться экземплярами с контрагентом. Юридически это самый безопасный способ.
2. Сформировать такое же дополнительное сообщение и подписать его через электронный документооборот.
3. Направить контрагенту письмо-уведомление, что компания переходит на электронный документооборот, и после принятия приглашения обмен документами с контрагентом будет осуществляться в электронном формате. Этот вариант наиболее уязвим с юридической точки зрения, но некоторые клиенты предпочитают его как наиболее простой из способов.