Оформляем взаимозаменяемость сотрудников: как всё сделать правильно

Наши коллеги из clubtk.ru написали материал: оформляем взаимозаменяемость сотрудников: как всё сделать правильно. С их разрешения мы перепечатываем статью полностью.

Взаимозаменяемость персонала — это принцип организации работы, предполагающий овладение работниками смежными функциями и профессиями. Разбираемся, что об этом нужно знать и как оформлять такую организацию работы правильно.

Для чего нужна взаимозаменяемость

Быстрое перераспределение обязанностей решает много проблем:

• снижаются риски материальных и финансовых потерь при временном отсутствии и увольнении важных и ключевых сотрудников;

• быстро перераспределяются ресурсы между задачами и проектами в организации;

• обеспечивается профессиональный рост.

Потребность в передаче или перераспределении функций в организациях может появиться при увольнении сотрудников, во время их болезни, в период отпусков и так далее.

Обеспечение взаимозаменяемости сотрудников — это отдельный проект, в состав которого входит:

• обучение смежным умениям и навыкам, внутренняя ротация работников;

• планирование графика отпусков с учетом планов основной деятельности и обучения;

• предварительное оформление допусков и доверенностей на выполнение перераспределенных функций;

• проработка вариантов аутсорсинга персонала на экстренные случаи.

Как оформить взаимозаменяемость

Есть несколько способов оформить замещение отсутствующего сотрудника и обеспечить непрерывность исполнения его должностных обязанностей, в том числе с использованием взаимозаменяемости работников.

Это совмещение (расширение зоны обслуживания), временный перевод и временный прием.

При отсутствии постоянного работника, особенно внеплановом, важно не только правильно оформить замещающего работника или перераспределение функций. На некоторых видах работ потребуются наличие трудового договора, требуемая квалификация и оформленные допуски.

Например, для взаимозаменяемости сотрудников отдела кадров, ведущих кадровую документацию и трудовые книжки, одного обучения и горизонтальной ротации недостаточно.

У замещающего сотрудника должны быть оформлены:

• трудовые отношения с организацией (со стороны никого взять не получится) — законодательство требует, чтобы он подчинялся правилам внутреннего распорядка и распоряжениям руководителя (ч. 2 ст. 21 ТК РФ);

• допуск для работы с персональными данными и обязательство о неразглашении (ФЗ-152 от 27.07.2006 в ред. от 31.12.2017).

Если приказ о временном назначении подписан, а допуск не оформлен, компании грозит административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Для замещения временно отсутствующего сотрудника кадров, ведущего трудовые книжки, в зависимости от ситуации потребуется оформить следующие приказы:

• о совмещении на время отсутствия сотрудника;

• о временном переводе в ОК сотрудника другого подразделения.

Это традиционные распорядительные документы. Их подготовка не вызывает трудностей.

Для более оперативной взаимозаменяемости при ведении трудовых книжек подготовьте заранее:

• приказ о допуске к работе с персональными данными (включите в него взамозаменяемых сотрудников и ознакомьте их с распоряжением под подпись);

• распоряжение о взаимозаменяемости сотрудников в отделе службы персонала.