Наши коллеги из clubtk.ru написали материал: оформляем взаимозаменяемость сотрудников: как всё сделать правильно. С их разрешения мы перепечатываем статью полностью.
Взаимозаменяемость персонала — это принцип организации работы, предполагающий овладение работниками смежными функциями и профессиями. Разбираемся, что об этом нужно знать и как оформлять такую организацию работы правильно.
Для чего нужна взаимозаменяемость
Быстрое перераспределение обязанностей решает много проблем:
снижаются риски материальных и финансовых потерь при временном отсутствии и увольнении важных и ключевых сотрудников;
быстро перераспределяются ресурсы между задачами и проектами в организации;
обеспечивается профессиональный рост.
Потребность в передаче или перераспределении функций в организациях может появиться при увольнении сотрудников, во время их болезни, в период отпусков и так далее.
Обеспечение взаимозаменяемости сотрудников — это отдельный проект, в состав которого входит:
обучение смежным умениям и навыкам, внутренняя ротация работников;
планирование графика отпусков с учетом планов основной деятельности и обучения;
предварительное оформление допусков и доверенностей на выполнение перераспределенных функций;
проработка вариантов аутсорсинга персонала на экстренные случаи.
Как оформить взаимозаменяемость
Есть несколько способов оформить замещение отсутствующего сотрудника и обеспечить непрерывность исполнения его должностных обязанностей, в том числе с использованием взаимозаменяемости работников.
Это совмещение (расширение зоны обслуживания), временный перевод и временный прием.
При отсутствии постоянного работника, особенно внеплановом, важно не только правильно оформить замещающего работника или перераспределение функций. На некоторых видах работ потребуются наличие трудового договора, требуемая квалификация и оформленные допуски.
Например, для взаимозаменяемости сотрудников отдела кадров, ведущих кадровую документацию и трудовые книжки, одного обучения и горизонтальной ротации недостаточно.
У замещающего сотрудника должны быть оформлены:
трудовые отношения с организацией (со стороны никого взять не получится) — законодательство требует, чтобы он подчинялся правилам внутреннего распорядка и распоряжениям руководителя (ч. 2 ст. 21 ТК РФ);
допуск для работы с персональными данными и обязательство о неразглашении (ФЗ-152 от 27.07.2006 в ред. от 31.12.2017).
Если приказ о временном назначении подписан, а допуск не оформлен, компании грозит административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.
Для замещения временно отсутствующего сотрудника кадров, ведущего трудовые книжки, в зависимости от ситуации потребуется оформить следующие приказы:
о совмещении на время отсутствия сотрудника;
о временном переводе в ОК сотрудника другого подразделения.
Это традиционные распорядительные документы. Их подготовка не вызывает трудностей.
Для более оперативной взаимозаменяемости при ведении трудовых книжек подготовьте заранее:
приказ о допуске к работе с персональными данными (включите в него взамозаменяемых сотрудников и ознакомьте их с распоряжением под подпись);
распоряжение о взаимозаменяемости сотрудников в отделе службы персонала.
Начать дискуссию