Движение товара: от маркировки до бухучета

В учреждениях бюджетной сферы маркировка и бухгалтерский учет мирно сосуществуют. И хотя цели и задачи у системы маркировки и у бухучета разные, но при реализации некоторых хозяйственных операций они пересекаются. Во избежание недоразумений нужно организовать контроль этих операций в точках их «пересечения».

Участие в обороте

Становление системы маркировки товаров началось в 2017 году. И с каждым годом все большее количество товаров подлежит маркированию и отслеживанию в государственной информационной системе. Одновременно с увеличением маркируемых товаров идет и процесс совершенствования самой информационной системы, уточнения порядка маркирования отдельных товаров.

Так, например, Правительство РФ распоряжением от 28.07.2020 г. № 1973-р внесло изменения в распоряжение Правительства РФ от 28.04.2018 г. № 792-р. Внесенные изменения уточняют правила маркировки обувных товаров и парфюмерной продукции. В частности, обувь, изготовленная ремесленниками, пробники и тестеры парфюмерной продукции, исключены из перечня товаров, подлежащих обязательной маркировке.

Сейчас наиболее развитой является система мониторинга движения лекарственных препаратов (МДЛП). В бюджетной сфере систему МДЛП применяют в учреждениях здравоохранения и социального обслуживания.

Внедрение системы МДЛП в учреждениях бюджетной сферы требует увеличения финансовых вложений на приобретение соответствующего оборудования, закупку специального программного обеспечения и обучение персонала. Для некоторых работников учреждений необходимость фиксации движения лекарственных препаратов в системе мониторинга привела к дополнительной нагрузке. А для работников бухгалтерии — к необходимости синхронизировать документооборот с этапами движения товаров в системе мониторинга.

Однако, если учреждение не относится к сфере здравоохранения, то оно, скорее всего, не является участником оборота маркируемых товаров, в том числе и лекарственных препаратов. Такие учреждения, как правило, в рамках системы мониторинга являются конечными потребителями.

При этом надо иметь в виду, что учреждение в рамках системы маркировки является конечным потребителем только в том случае, когда оно использует приобретенные маркируемые товары для собственных — то есть хозяйственных — нужд или иных действий, предполагающих прекращение дальнейшего оборота товара. Другими словами, если учреждение закупает аптечку с медикаментами или иные лекарственные препараты, например, для обеспечения охраны труда своих работников, то такое учреждение является конечным потребителем данных маркируемых товаров.

Поэтому всю информацию о выводе маркируемых товаров из оборота такими учреждениями в систему мониторинга предоставляет непосредственный продавец или поставщик маркированного товара. Это следует из положений пункта 2 Правил маркировки товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.04.2019 № 515.

Так какие учреждения являются участниками оборота маркируемых товаров?

Прежде всего, это те, кто согласно своей уставной деятельности занимается оборотом товаров, то есть хранением, транспортировкой, получением и передачей товара на территории России.

В частности, вывод из оборота лекарственных препаратов — это реализация, продажа и отпуск (в том числе по рецепту) лекарственных препаратов потребителю, применение, передача на уничтожение, утрата и списание лекарственных препаратов, отбор образцов, вывоз ранее ввезенных в Россию лекарственных препаратов (реэкспорт), а также вывод из оборота по иным причинам (п. 2 Положения о системе МДЛП для медицинского применения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 14.12.2018 г. № 1556).

Поэтому, когда учреждение является участником оборота маркированных товаров, то у него возникает необходимость отслеживания таких товаров до момента их использования конечным потребителем. Например, в государственных и муниципальных учреждениях здравоохранения или социального обслуживания конечным потребителем являются их пациенты (контингент), то есть физические лица. Такие учреждения не могут выводить лекарственные препараты из оборота, если не получено соответствующего подтверждения, сформированного в системе МДЛП.

Напомним, что движение всех маркируемых товаров участники оборота осуществляют в системе «Честный знак».

В свою очередь, в соответствии с частью 7 статьи 94 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ о контрактной системе внесение информации в систему мониторинга продавец может осуществить только после того, как учреждение-заказчик проведет приемку данного товара. Чтобы избежать спорных ситуаций, в закупочной документации целесообразно предусмотреть условие вывода самим поставщиком маркированных товаров из оборота.

На сайте «Честный знак» есть документ, который позволяет определить порядок взаимодейсвтяи заказчика и поставщика для отражения операций движения товаров (рис. 1).

Рисунок 1. Выбор заказкиком способа взаимодействия с поставщиком

Если уведомление об отгружке готовит поставщик, то данный порядок осуществления операции называется «Прямая схема акцептования». Другими словами, учреждение-заказчик еще на этапе разработки закупочной документации может определить схему акцептирования товаров (прямая или обратная).

Отметим, что этапы оборота маркируемых товаров (то есть хранение, перемещение, передача и т.д.) совпадают с хозяйственными операциями по поступлению, внутреннему перемещению, списанию материальных ценностей, отражаемыми в бухгалтерском учете. При этом расхождение данных системы МДЛП и сведений бухучета в отношении таких товаров может вызвать вопросы у контролирующих органов. Поэтому целесообразно заранее подготовиться к таким вопросам, разработать необходимые локальные акты и усовершенствовать документооборот.

Расхождение данных

Почему данные, например, системы МДЛП и сведения бухучета могут расходиться? Во-первых, оборудование, передающее информацию в систему МДЛП, находится на централизованном аптечном складе. Работники бухгалтерии с таким оборудованием не взаимодействуют, так как не оказывают помощь конечным потребителям (пациентам). Поэтому о внесении информации в систему МДЛП они могут узнать только из первичных учетных документов.

Во-вторых, данные о лекарственных препаратах в систему МДЛП заносят в момент их поступления, перемещения или выбытия из оборота. А соответствующие первичные документы, фиксирующие эти события, поступают в бухгалтерию, как правило, позже — раз в неделю или в конце месяца (порядок поступления документов в бухгалтерию устанавливается графиком документооборота).

В-третьих, движение маркируемых товаров в системе МДЛП фиксируется по конкретному наименованию товара и его производителю. В бухгалтерии учет лекарственных препаратов может быть организован только по наименованиям товаров, их группам или номенклатуре. То есть сведения в бухучете могут быть более «обезличенными» относительного конкретного товара, чем в системе МДЛП.

Кроме того, для целей бухгалтерского учета фактом списания в зависимости от положений учетной политики конкретного учреждения может служить момент расходования препарата на пациента (персонифицированный учет). Даже, если в учетной политике фактом списания также, как и для МДЛП, фактом выбытия является передача препарата в отделение, то его дальнейший учет в медицинской информационной системе может продолжаться до тех пор, пока:

данный препарат не будет израсходован на пациента,
у препарата не закончится срок годности,
препарат не будет забракован.

Могут быть и другие причины расхождения данных, обусловленные особенностями хозяйственной деятельности конкретного учреждения и установленным в нем графиком документооборота.

И вот, чтобы избежать таких расхождений, в первичных учетных документах по приходу маркируемого товара целесообразно предусмотреть графу, в которой будет указана отметка о прохождении маркируемым товаром системы мониторинга, например:

«Выведено из оборота чч.мм.гг»
или «Регистрация по ФГИС пройдена чч.мм.гг».

При этом целесообразно указать дату проведения операции в системе мониторинга и подпись ответственного лица. Если внести соответствующую графу в унифицированные формы первички нельзя, то можно разработать соответствующий штамп.

Поступление товаров

В учреждениях бюджетной сферы порядок поступления товаров в учреждения — процедура длительная. Так, любой товар должен:

пройти приемку и проверку исполнения условий контракта. Приемку и проверку осуществляет приемочная комиссия или отдельные должностные лица учреждения;
получить заключение комиссии по поступлению и выбытию активов. Данная комиссия квалифицирует поступивший товар как объект бухучета.

Кроме того, теперь в случае приемки заказчиком товаров согласно условиям контракта необходимо в системе МДЛП сформировать Отчет о приемке товара, а затем получить соответствующее подтверждение из системы МДЛП (квитанцию).

Такой Отчет будет выглядеть примерно так (рис. 2):

Рисунок 2. Отчет о приемке товаров в системе МДЛП

Для подготовки Отчета о приемке в системе МДЛП нужно обладать специальными знаниями в сфере информационных технологий. Однако большинство работников учреждений здравоохранения, задействованными в системе МДЛП, таких знаний не имеют. Поэтому для подготовки подобных отчетов для системы МДЛП нужно использовать специалные системы автоматизации, которые интерпретируют данные отчеты и представляют их в читаемом, понятном для любого сотрудника фармацевтической отрасли виде.

Например, в программном продукте компании «Первый Бит» «БИТ.Управление медицинским центром» и любом другом программном продукте фирмы «1С» данный отчет выглядел бы следующим образом (рис. 3):

Рисунок 3. Уведомление о приемке лекарственных препаратов

Таким образом, пользователь «БИТ.Управление медицинским центром» получает комфортные условия работы с системой «Честный знак», где все коды, кодировки и прочие атрибуты цифровизации представлены, в понятном для него виде.

А успешная фиксация «Честным знаком» отправленного подтверждения (квитанции) будет выглядеть так (рис. 4):

Рисунок 4. Завершение операции «701 — Подтверждение отгрузки/приемки»

В то же время в программных продуктах на базе «1С» подобные операции в системе МДЛП отражаются просто как операции, не требующие дальнейших действий с закрытым статусом (рис. 5):

Рисунок 5. Подтверждение приемки лекарственных препаратов

В зависимости от принятого в учреждении порядка работы комиссий и документооборота на эти этапы может уйти от одного до нескольких рабочих дней.

Если учреждение является участником оборота маркируемых товаров, то, как уже отмечалось выше, сразу после приемки в рамках исполнения контракта информация о поступившем маркируемом товаре должна быть внесена в систему мониторинга. Очевидно, что комиссия по поступлению и выбытию активов должна быть извещена о том, что информация о данном маркируемом товаре в систему мониторинга внесена.

Для извещения комиссии в первичных учетных документах, подтверждающих, оприходование маркируемого товара, как раз и целесообразно проставить штамп «Регистрация в системе МДЛП пройдена чч.мм.гг». Если комиссия имеет доступ, например, к «БИТ.Управление медицинским центром» или других продуктов «1С», то об оприходовании лекарственных препаратов можно узнать по статусу операции «Закрыто» (дальнейшее действие «Не требуется»).

Бухгалтерия, получив соответствующие заключения (протокол) от комиссии по поступлению и выбытию активов, увидев отметку или штамп, так же будет извещена о внесении информации в систему мониторинга. В свою очередь, отсутствие такой отметки (штампа) на первичных документах может стать основанием для выяснения правильности проведения процедуры оприходования товара.

Перемещение

В учреждении маркированный товар может храниться не только на складе учреждения, но и в подразделениях, а также передаваться от одного материально-ответственного лица к другому или на другие централизованные аптечные склады.

Если учреждение является участником оборота маркируемых товаров, то всякое перемещение такого товара между местами деятельности целесообразно фиксировать и в первичных учетных документах (накладных, заборных ведомостях и т.п.). В «БИТ.Управление медицинским центром» и других продуктах на базе «1С» этот процесс автоматизирован и реализован следующим образом (рис. 6):

Рисунок 6. Сведения об обращении лекарственных препаратов в учреждении в системе МДЛП.

Если же бухгалтерия не имеет доступ к данным программным продуктам, то наличие оттиска такого штампа «Маркируемый товар в обороте» на документе (или иной аналогичной отметки) позволит ее работникам контролировать движение маркируемого товара в учреждении.

Выбытие

Согласно пункту 2 Правил маркировки товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации (утв. постановлением Правительства РФ от 26.04.2019 № 515), вывод товара из оборота — это его реализация (продажа):

физическому лицу для личного потребления,
юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям для использования в целях, не связанных с их последующей реализацией (продажей).

К операциям по выводу товаров из оборота относят также:

изъятие (конфискацию);
утилизацию;
уничтожение;
безвозвратную утрату;
отзыв, реализацию и продажу товара, ранее находившегося в обороте на территории РФ, за ее пределы;
использование для собственных нужд — и иные действия, предполагающие прекращение дальнейшего оборота товара.

Поэтому так же, как и в других хозяйственных операциях, на документах, обосновывающих списание (выбытие) маркируемых товаров целесообразно сделать отметку (проставить штамп) о том, что данный товар выведен из оборота в системе маркировки.

Такие отметки позволят бухгалтерам списать в учете только те маркируемые товары, которые уже точно выведены из оборота. В системе «БИТ.Управление медицинским центром» подобным признаком (статусом) оснащен каждый препарат (рис. 7):

Рисунок 7. Список контрольных идентификационных знаков препаратов, которые были выведены из оборота

Особый случай

При приеме исполнения контракта нередки случаи выявления некачественного, испорченного или поврежденного товара, товара с поврежденным кодом маркировки. Дефектность товара, как правило, выявляет приемочная комиссия (должностное лицо). Такой товар поставщик обязан принять обратно. Хорошо, если порядок возвращения товаров поставщику предусмотрен государственным (муниципальным) контрактом. Тогда заказчику значительно проще урегулировать с поставщиком все спорные вопросы.

Если же в контракте не предусмотрен порядок приема и возмещения поставщиком дефектных товаров, то такой порядок базируется на условиях, предусмотренных ГК РФ, в рамках претензионной работы заказчика.

Но возможен и еще один вариант — возмещение товара происходит по согласованию с поставщиком по правилам делового оборота или доброй воли. При этом важно обратить внимание на следующее.

Так, часть маркируемых товаров (в частности, лекарственных препаратов), которая поставщиком доставлена «россыпью» заказчик может принимать частично. То есть часть товаров, которая поступила, например, в битом виде, с поврежденным штрихкодом или в ином, не пригодном для поступления виде заказчик не имеет права принимать от поставщика. Такая обязанность заказчика обусловлена условиями контракта (договора), согласно которым поставщик обязуется поставлять товар в целости, должном виде и т.д.

Если же товар поступил не «россыпью», а в составе транспортной упаковки, то принять такую упаковку полностью приемочная комиссия может только в том случае, если все ее содержимое находится в состоянии, соответствующим условиям контракта.

Однако на практике в учреждениях здравоохранения иногда возникает ситуация, когда от своевременного получения лекарственных препаратов зависит чья-то жизнь.

То есть, это тот случай, когда поставщик поставил лекарственный препарат, но, например, штрихкод оказался поврежденным. При этом данный препарат очень нужен для лечения больных, а ждать препарат с «читабельным» штрихкодом нет времени. В такой ситуации заказчик должен сообщить поставщику о всех обстоятельствах приемки исполнения контракта и договориться с ним о том, чтобы он в системе маркировки отразил операцию расформирования транспортной упаковки, в которой выявлен поврежденный товар.

После этого учреждение сможет принять неповрежденный маркированный товар по обратной схеме акцептования. На поврежденный же товар комиссия по приемке составляет акты о расхождении по форме АП-2 и ТОРГ-2, прикладывает фотографии поврежденных товаров и отправляются поставщику для утилизации или перемаркировки.

Такой порядок действий будет выгоден всем, так как поставщику при таком порядке не придется нести дополнительные затраты на повторной доставке, логистике и прочих сопряженных с этим затратах. Оперативность осуществления данного бизнес-процесса определяется техническими возможностями самого поставщика и исправностью учетной системы МДЛП «Честного знака».

Заключение

Система маркировки товаров сейчас находится в стадии активного развития. В целях совершенствования мониторинга движения маркируемых товаров принимаются не только новые нормативные акты, но и идет процесс устранения недочетов системы мониторинга и ее оптимизации.

Вполне возможно, что в ближайшем будущем отдельные элементы системы мониторинга маркируемых товаров будут синхронизированы с учетными бухгалтерскими операциями. Такая синхронизация позволила бы сотрудникам учреждений сэкономить рабочее время и повысить качество формируемой финансовой отчетности.