ЭДО

Как организовать обмен документами удаленно?

Перевод сотрудников на удаленку коснулся почти всех работодателей. Для многих это была временная мера, а значит и вопрос документооборота не стоял так остро. В конце концов, получить подписи можно, когда люди вернутся в офис. Другое дело — дистанционный труд. Хотя и «вторая волна» вируса тоже отложила срок возвращения людей на места.
Как организовать обмен документами удаленно?

Перевод сотрудников на удаленку коснулся почти всех работодателей. Для многих это была временная мера, а значит и вопрос документооборота не стоял так остро. В конце концов, получить подписи можно, когда люди вернутся в офис. Другое дело — дистанционный труд. Хотя и «вторая волна» вируса тоже отложила срок возвращения людей на места.

Приведу пример из практики. Один из наших клиентов спрашивал нас недавно о том, как лучше подписывать трудовые договоры, знакомить с ЛНА, высылать трудовые книжки и другие документы с дистанционными сотрудниками. А таковых в компании — почти 400 человек.

В такой ситуации по сути единственный способ — использование электронной подписи. E-документ, подписанный ей, равнозначен классической бумажной версии. И основные задачи цифровой подписи идентичны обычной: определить авторство и подтвердить целостность документа. Отмечу, что ТК РФ разрешает использовать ЭП при подписании любых документов дистанционных работников — трудовые договоры, приказы о приеме, перевод, увольнение и т.д. Но речь идет именно о тех, кто оформлен согласно ст. 49.1 Трудового кодекса. Однако применять в этом случае можно лишь усиленную квалифицированную электронную подпись.

Но, хотя Кодекс разрешает отправлять электронные документы, работодатель все равно обязан в течение 3 дней отправить сотруднику по почте бумажный оригинал, о чем говорит ст.312.2 ТК РФ. С другой стороны, закон не уточняет, нужна ли электронная подпись для записей в трудовую книжку. Хотя для дистанционных работников этот документ не обязателен: информация о стаже синхронизируется в системе ПФР. Кроме того, сегодня работники могут оформлять электронные трудовые книжки. Аналогичная история и с другими документами. Скажем, зафиксировать инструктаж по охране труда (если вы это делали) можно электронными документами.

Но чтобы электронную подпись приравнять к обычной, ее нужно легализовать. Для этого требуется соглашение с сотрудником, а в трудовом договоре — указать, что взаимодействие осуществляется электронными документами, подписанными усиленной ЭЦП.

Так или иначе, не надо «бояться» проекта. Он кажется технически сложным и дорогим, но вполне реализуем и может принести массу преимуществ. И, конечно же, много сэкономленного времени. Открою и еще один секрет. Для удаленного ознакомления документов можно использовать разные инструменты: электронную почту, 1С, расширенные версии Adobe и т.д. Т.е. те версии программ, где можно идентифицировать и заверить данные конкретного человека.

А что же делать, если мы говорим об обычных офисных сотрудниках? Например, одна из компаний решила разместить «в облаке» некоторые свои локальные акты, чтобы знакомить с ними в электронном виде действующих и новых работников. Законной ли будет такая схема?

По умолчанию это возможно. Ст. 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи» напоминает, что информация в цифровой форме с простой или неквалифицированной электронной подписью признается электронным документом, равнозначным бумажному. Для этого надо оформить соглашение с сотрудником об электронном взаимодействии и указать, что подразумевается под такой подписью, что ей является, что считать ключом. Если для идентификации подписи придется использовать личные данные потребуется еще и согласие на обработку персональных данных.

Кстати, эту тему сегодня развивает эксперимент по ЭДО, запущенный государством. В его рамках компании могут определить сотрудников и документы, которые будут подписываться удаленно. По итогам проекта законодатели, видимо, предложат поправки в законодательство, но пока это «не панацея».

Во-первых, участие в эксперименте не отменяет бумажных документов, особенно при приеме и увольнении, где требуется «живая» подпись. Во-вторых, ТК РФ не регулирует обмен цифровыми документами и e-подпись для офлайн-сотрудников. Если у человека уже есть усиленная ЭЦП, можно настроить процесс. А если нет — вы готовы оплачивать ее создание и нести риски? Нивелировать их можно, если каждую деталь прописать в локальных актах и соглашении с сотрудниками. В противном случае — безопасной будет пока лишь живая подпись.

❄️ Зимняя акция! Прокачайте навыки для нового года ❄️

🔥 Профессия бухгалтер с нуля – Научись бухгалтерии с нуля и применяй знания на любом участке учета! 💰 Цена: 3 500 ₽

🔥 Восемь ФСБУ – Забудь о претензиях от налоговиков к учету, начни с легкостью применять федеральные стандарты! 💼 Цена: 3 500 ₽

🔥 НДС: расчет, декларация, 1С – Разберись с НДС раз и навсегда! От расчета до сдачи декларации – всё просто и понятно. Стань специалистом по НДС! 📊 Цена: 3 500 ₽

🌨️ Запишитесь на курс и получите готовые шаблоны отчетности!

Посмотреть каталог

Изменения в законодательстве, которые касаются расчетов в криптовалюте и майнинга

Подготовила для вас обзор недавних важных изменений законодательства.

Изменения в законодательстве, которые касаются расчетов в криптовалюте и майнинга

Начать дискуссию


Первые отчеты января: не пропустите сроки уплаты налогов и сдачи отчетности. 📅«Ночной бухгалтер» № 1845

Праздники закончились так быстро и вот уже подступили суровые бухгалтерские будни. Чтобы вы не пропустили важные события в январе, сделали для вас напомналку.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Что меняется в декларации по налогу на прибыль в 2025 году

За первый квартал 2025 года надо будет сдавать декларацию по налогу на прибыль по новой форме. Рассказываем, что изменится и как заполнить отчет без ошибок.

Что меняется в декларации по налогу на прибыль в 2025 году

Изменения в законодательстве, которые касаются расчетов в криптовалюте и майнинга

Подготовила для вас обзор недавних важных изменений законодательства.

Изменения в законодательстве, которые касаются расчетов в криптовалюте и майнинга

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Обложение пьяниц, наркоманов, диетологов в обзоре позиций ФНС

Ключевые события ФНС России за декабрь 2024.

2
Интервью

Революция в бухгалтерии: как 42Clouds упрощает работу бухгалтеров с облачной 1С и открывает возможности для бизнеса через Маркет42 и партнерку

О том, как 42Clouds снижает издержки бизнеса, автоматизирует учет, упрощает ведение рутинных операций и предлагает простые решения для настройки 1С под запросы и нужды конкретной компании, поговорили с руководителем отдела продаж в 42Clouds Даниилом Юрьевичем Леоновым.

Революция в бухгалтерии: как 42Clouds упрощает работу бухгалтеров с облачной 1С и открывает возможности для бизнеса через Маркет42 и партнерку

Маткапитал-2025: как потратить 894 тыс ₽. на улучшение жилищных условий

С 1 февраля 2025 года размер маткапитала вырастет на 7,3%, примерно на такой же показатель он был проиндексирован в 2024 году.

Катерина

Получили освобождение от НДС по ст. 145 с 01.12.2024. Нужно ли сдавать декларацию по НДС за 4 квартал 2024 года или нет?

Добрый день. Получили освобождение от НДС по ст. 145 с 01.12.2024. Нужно ли сдавать декларацию по НДС за 4 квартал 2024 года или нет?

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Добрый день.

Да, вам надо сдавать декларацию за 4 квартал 2024 года, потому что в октябре-ноябре у вас освобождения не было. Вот по данным этих...

Читать полностью
Законопроекты

За фиктивную регистрацию ИП начнут сажать?

Борьба с дроблением бизнеса продолжается.

«Клерк» продолжает дарить подарки! Самые популярные онлайн-курсы по 3 500 рублей

Отдохнули на каникулах? А мы с сюрпризом! До 10 января вы можете купить наши лучшие онлайн-курсы всего за 3 500 рублей. Начните новый год с учебы, прокачайте свои знания и карьеру по супернизкой цене!

«Клерк» продолжает дарить подарки! Самые популярные онлайн-курсы по 3 500 рублей

Что меняется в бухучете и налогах с 1 января 2025 года

Свершилось! Изменения налоговой реформы-2025 постепенно вступают в силу, некоторые заработали уже с 1 января. Рассказываем, как быстро вникнуть в нововведения и работать без штрафов с первых дней года.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
НДС на УСН

Нужно ли оформлять счета-фактуры на УСН, если организация освобождена от НДС

Согласно поправкам в НК (начали действовать с 01.01.2025) организации на УСН, годовой доход которых превысил 60 млн руб., становятся налоговыми агентами по НДС. Разбираемся, нужно ли выставлять счета-фактуры, если доход не превысил лимит.

Нужно ли оформлять счета-фактуры на УСН, если организация освобождена от НДС
Медицина

А у нас проблемы, или о том, как выдают медкнижки и к чему это ведет

О проблемах выдачи мед.книжек и к чему это приведет.

4

Обработка персональных данных: инструкция для организаций

Если работаете с персональными данными клиентов или сотрудников, то у вас есть обязанности — разработать внутренние регламенты и локальные акты, назначить ответственных, определить меры защиты ПД, уведомить Роскомнадзор о начале работы с данными. Приведем подробную инструкцию.

Обработка персональных данных: инструкция для организаций

Как устроиться бухгалтеру без опыта работы?

Возраст от 25 до 40 лет, без маленьких детей, с двумя высшими образованиями, опытом работы от 5 лет — вот идеальный кандидат на должность финансового специалиста. Но где его взять, этот опыт, если начинающих бухгалтеров на работу брать не хотят?

Как устроиться бухгалтеру без опыта работы?
35
Отчетность

Что сдаем в январе 2025 года: отчетные формы, сроки для компаний и ИП

Подготовили список отчетов, которые предстоит сдать бухгалтерам после новогодних каникул.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
2
Ведение бизнеса

Шагаем в новый год уверенно: меры господдержки IT-компаний в 2025 году

Сфера информационных технологий в России стремительно продолжает свое развитие, в рамках чего государство продолжает активно поддерживать данную отрасль. В нашей статье мы собрали основные инициативы, которые будут действовать в 2025 году.

Шагаем в новый год уверенно: меры господдержки IT-компаний в 2025 году

⚡️Календарь вебинаров для бухгалтера в январе. Выбирайте и смотрите!

Врываемся в 2025-й! Собрали для вас анонсы вебинаров на январь. Сохраняйте в закладки! Подписчикам «Клерк.Премиум» — бесплатный доступ. Начните год с обучения на «Клерке»!

⚡️Календарь вебинаров для бухгалтера в январе. Выбирайте и смотрите!

Как учитывать в налоговой базе по прибыли доходы и расходы

Порядок определения налоговой базы по прибыли установлен Налоговым кодексом. Встречные обязательства не сворачиваются. Подробнее читайте в статье.

Как учитывать в налоговой базе по прибыли доходы и расходы
Электронные подписи

ЭП, нельзя ЭЦП: раскрываем сущность электронной подписи

В современном мире важно понимать не только что вы подписываете, но и каким способом. Сэкономить время поможет электронная подпись. В статье поговорим о том, что такое электронная подпись, о её видах и способах применения.

Что такое ФФД и для чего он нужен

ФФД — это формат фискальных документов. Рассказываем, для чего нужен ФФД, какие версии бывают и как выбрать подходящую именно вашему бизнесу.

Что такое ФФД и для чего он нужен

Интересные материалы

Обучение для бухгалтеров

Лучшее начало года с онлайн-курсами по 3 500 рублей

Отдохнули? Тогда самое время с новыми силами приступить к учебе. Если вы решили в этом году сменить профессию, получить повышение и увеличить свой заработок, то пора двигаться к цели. До 10 января вы можете купить наши лучшие онлайн-курсы по 3 500 рублей. Выбирайте курсы для карьерного роста и развития по супернизкой цене!

Лучшее начало года с онлайн-курсами по 3 500 рублей