Д. Спицына, аудитор
В письме от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77 Минфин России положительно решил сразу два важных вопроса для фирм, использующих автомобили. Во-первых, компания вправе самостоятельно разработать форму путевого листа, а во-вторых, этот документ можно выдавать на месяц и даже на квартал. Но на этом поблажки заканчиваются.
Путевые листы обязаны составлять фирмы и индивидуальные предприниматели, которые используют в своей деятельности автотранспорт. А собственный это автомобиль или арендованный – не имеет значения. Надо отметить, что путевые листы не только обосновывают расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ), но и в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность всех затрат, связанных с использованием автопарка. А это могут быть арендные платежи или амортизация машин и гаража, плата за стоянку, затраты на ремонт, зарплата водителей и т. д. Следовательно, отсутствие или неправильное составление путевых листов будет грозить фирме или предпринимателю штрафом.
О правилах заполнения путевых листов «Практическая бухгалтерия» писала в июле 2005 года в статье «Без путевого листа списать ГСМ не получится». Однако с тех пор позиция проверяющих ведомств изменилась в выгодную для фирм сторону, и мы спешим сообщить об этом нашим читателям.
Свободная форма
Формы путевых листов легковых и грузовых автомобилей для организаций утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 (далее – Постановление № 78). При проверках налоговики чаще всего требуют, чтобы компании использовали именно этот бланк. Инспекторы ссылаются на то, что первичные документы принимаются к учету, только если они составлены по форме, которая содержится в альбомах унифицированных форм (ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Однако в письме от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77 Минфин России опроверг этот довод. Он указал, что данная форма обязательна лишь для автотранспортных предприятий. Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, который подтверждает расходы. Главное, чтобы в этом документе были все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Хотя напрямую в письмах чиновников об этом не сказано, собственную форму путевого листа следует утвердить в качестве приложения к приказу об учетной политике организации.
Как показывает анализ писем, Минфин последовательно придерживается мнения о том, что самостоятельно разработанная форма путевого листа допустима. Такая позиция уже была обнародована ранее, к примеру, в письмах финансового ведомства от 20 сентября 2005 г. № 03-03-04/1/214 и от 1 августа 2005 г. № 03-03-04/1/117.
Квартальный путевой лист
Другой «проблемный» момент – это регулярность составления путевого листа. До последнего времени проверяющие категорически утверждали, что данный документ составляется на один день. Исключение могло быть сделано только для водителей, которые выполняют задание в течение более одной смены. Росстат письмом от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257 подтвердил эти требования. У компаний был шанс отстоять свое право выдавать путевой лист реже чем раз в день, но для этого приходилось обращаться в арбитраж.
Ситуация изменилась с выходом письма Минфина России от 3 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/23. В нем чиновники указали, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных затрат, например расхода ГСМ. И если путевой лист отвечает этим требованиям, его можно составлять хоть раз в месяц. А в уже упомянутом нами письме от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77 специалисты Минфина поступили еще более великодушно. Они указали, что путевой лист может заполняться не только на месяц, но и на квартал. Главное, опять же, чтобы этот документ позволял отследить расход топлива и отработанное время.
Остановки по требованию
Есть и еще один вопрос, которым часто задаются бухгалтеры: можно ли в путевом листе не указывать конкретные места следования автомобиля? К сожалению, по этому поводу мнение проверяющих не поменялось. Как и прежде, чиновники требуют указывать все пункты движения служебной машины (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). Отсутствие информации о маршруте следования, по мнению специалистов финансового ведомства, не позволяет судить о том, была ли автомашина использована именно в служебных целях. Такая информация является обязательной, поскольку отражает содержание хозяйственной операции. И можно сделать вывод, что записи в путевом листе вроде «поездки по городу» или «по заданию организации» по-прежнему недопустимы, а документы, в которых они содержатся, не подтвердят расходы организации. Также отметим, что по-прежнему необходимо указывать показания спидометра, а также расход топлива. Без этих данных учесть затраты на ГСМ вряд ли удастся.
Заботы предпринимателей
Для предпринимателей установлена своя форма путевых листов. Ее образец утвержден приказом Минтранса России от 30 июня 2000 г. № 68 (далее – Приказ № 68). Однако нередко коммерсанты используют в своей работе форму, разработанную для организаций. Как показывает практика, такие действия могут вызвать нарекания проверяющих. Впрочем, судьи не поддерживают инспекторов. Примером может служить постановление ФАС Дальневосточного округа от 6 июля 2005 г. по делу № Ф03-А04/05-2/1832.
В рассматриваемом деле предприниматель вместо того чтобы использовать формы № ПЛ-1 и № ПГ-1, утвержденные Приказом № 68 соответственно для легковых и грузовых автомобилей коммерсантов, заполнял формы путевых листов № 3 «Путевой лист легкового автомобиля» и № 4-С «Путевой лист грузового автомобиля», которые утверждены Постановлением № 78 для организаций. Из-за этого инспекция не засчитала расходы на ГСМ при расчете налога на прибыль. Однако суд установил, что поездки служебного характера действительно осуществлялись, а расходы на бензин подтверждены кассовыми чеками.
Другой предприниматель, как и положено, использовал формы, утвержденные Приказом № 68. Однако путевые листы были заполнены с нарушением установленного порядка. В этом случае суд не стал формально подходить к вопросу, а рассмотрел существо проблемы (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 30 июня 2005 г. по делу № Ф04-4174/2005(12493-А02-23)). Арбитры указали, что использование транспорта для коммерческой деятельности имело место и расходы подтверждены кассовыми чеками. В обоих случаях предприниматели выиграли споры, но их можно было бы избежать, если бы коммерсанты более внимательно отнеслись к составлению путевых листов.
Прочие автомобильные расходы
Как говорилось выше, путевой лист – это документ, который обосновывает не только расходы на ГСМ, но и все прочие затраты организации, связанные с экплуатацией автомобиля. В письме УФНС по г. Москве от 25 июля 2005 г. № 20-12/53147 указано, что именно путевой лист наиболее полно отражает данные, необходимые для подтверждения расходов по налогу на прибыль.
Естественно, кроме путевого листа для подтверждения транспортных расходов фирме понадобятся и другие документы. В письме Минфина России от 11 января 2006 г. № 03-03-04/2/1 приведено несколько примеров расходов, возникающих при эксплуатации служебной машины. По общему правилу затраты на содержание служебного автотранспорта учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Авторы письма указали, какие еще первичные документы могут подтвердить такие затраты. Также чиновники пояснили, по какой статье Налогового кодекса уменьшается база по налогу на прибыль.
На основании информации, приведенной в данном письме, а также используя положения Налогового кодекса, мы составили приведенную выше таблицу. Она поможет бухгалтеру определить перечень необходимой автомобильной «первички» и норму закона, согласно которой можно списать данные затраты. Обращаем ваше внимание на то, что в таблице приведен стандартный перечень документов, который не всегда является исчерпывающим. В зависимости от конкретной хозяйственной ситуации может возникнуть необходимость в дополнительных подтверждающих документах.
внимание
В письме от 31 декабря 2004 г. № 21-14/85240 УФНС по г. Москве разрешила индивидуальным предпринимателям, работающим в торговле, уменьшать доходы на сумму расходов по эксплуатации машины. Правда, при условии, что в свидетельстве о регистрации указано два вида деятельности: торгово-закупочная и транспортные грузоперевозки. Иначе инспекторы будут рассматривать автомобиль не как источник получения дохода, а в качестве вспомогательного средства.
Налоговый учет расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля № п/п
Наименование расхода
Норма Налогового кодекса РФ
Подтверждающие первичные документы
1.
Покупка горюче-смазочных материалов
ст. 254 НК РФ (материальные расходы)
Путевые листы, талоны на ГСМ, кассовые чеки, авансовые отчеты, акты передачи и списания
2.
Покупка запчастей
ст. 254 НК РФ (материальные расходы)
Договор, накладные, акты передачи и списания
3.
Аренда (лизинг) автомобиля (в том числе у физического лица)
подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ
Договор аренды (лизинга), счета, акты об оказании услуг
4.
Амортизация автомобиля
подп. 3 п. 2 ст. 253 НК РФ
Формы по учету основных средств № ОС-1, № ОС-1а, № ОС-6
5.
Заработная плата водителя
подп. 2 п. 2 ст. 253 НК РФ
Трудовой договор и другие кадровые документы
6.
Плата за стоянку
подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ
Приказ руководителя, авансовый отчет, кассовый чек
7.
Плата за аренду гаража или земельного участка под стоянку
подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ
Договор аренды, акты оказания услуг
8.
Техническое обслуживание и ремонт
ст. 260 НК РФ
Договор на проведение работ, акты выполненных работ
9.
Транспортный налог (для собственников автомобилей)
подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ
Документы о регистрации автомобиля, бухгалтерская справка (расчет налога)
Начать дискуссию