Зачем бизнесу нужен ОЦО и что это такое

Общий центр обслуживания (ОЦО) — довольно популярная структура в бизнесе последних лет. Зачем он нужен и что собой представляет? Рассказывает главный редактор Клуба ОЦО Оксана Деревянко-Гоззи.

Что такое ОЦО и чем он отличается от традиционного аутсорсинга

Общий центр обслуживания (ОЦО) — это специальное подразделение в структуре крупной компании, которое берет на себя выполнение повторяющихся бизнес-процессов по всей организации. Как правило, в ОЦО передаются на обслуживание, или как говорят специалисты — централизуются поддерживающие операции — например, бухгалтерский учет, HR-менеджмент, управление ИТ-инфраструктурой, колл-центры, логистика и т.д.

Сегодня в России работает порядка тысячи центров, которые обслуживают бизнес крупных компаний. Самые массовые — это бухгалтерские и кадровые ОЦО, работа с клиентами.

Основное отличие ОЦО от аутсорсинга в том, что ОЦО, даже если это отдельное юридическое лицо, входит в состав компании или группы. ОЦО специально создается компанией и полностью контролируется ею. В случае аутсорсинга — это обслуживание поручается стороннему исполнителю. Понятно, что не всегда компании готовы отдать «в чужие руки» документы и информацию. В мировом деловом сообществе очень популярен термин «инсорсинг», который сразу показывает, в чем разница с «аутсорсингом». В России же ОЦО еще называют «внутренним аутсорсингом».

Что изменилось в ОЦО в 2020 году

2020й — это переломный год для индустрии центров обслуживания. В период полного локдауна ОЦО смогли обеспечить непрерывность бизнес-процессов для своих компаний и оказать им огромную поддержку.

И не будем забывать, что для компаний централизация функций — это ощутимое сокращение операционных затратах. Передача процессов на обслуживание дает около 30% экономии на стоимость их содержания. Понятно, что в условиях кризиса, для бизнеса это серьезный стимул внедрить модель ОЦО.

Сейчас мы видим, что компании, у которых уже были собственные центры, отдают им на обслуживание все больше функции. А о создании новых ОЦО активно заявляют компании продуктового ритейла, промышленные группы, крупные логисты. Даже Газпром-медиа недавно объявил о создании собственного центра обслуживания. Надо учесть. что создание ОЦО занимает около года и для компании это очень непростой процесс. Так что реальные изменения на рынке мы с вами увидим уже ближе к концу 2021.

Актуальные проблемы для ОЦО 2020

Прежде всего, вызовом стали переход на удаленный формат работы, быстрая организация электронного документооборота, найм и управление удаленным персоналом. Единственное отличие — те ОЦО, которые переводили в свои центры новые функции на обслуживание при удаленной работе, были вынуждены удаленно взаимодействовать с компаниями, изучать особенности их функционала, и решать, как встраивать новые функции в свою работу. Это был сложный вызов, но ОЦО с ним справились.

Сегменты бизнеса, которые стали более активно пользоваться ОЦО

Тут скорее нужно говорить не об индустриях, а о подходах к управлению компанией. Модель централизованного бизнес-сервиса может применяться и в пищевом холдинге, и в нефтедобывающей компании, и в туристическом секторе.

Если в компании задумались об оптимизации внутренних бизнес-процессов, поиске внутренних резервов, повышении управляемости и эффективности, переходе на цифровые рельсы — значит, компания готова к созданию Общего Центра Обслуживания. Работа по созданию ОЦО заставляет пересмотреть каждый бизнес-процесс, выделить самое главное и убрать лишнее. Это большие внутренние изменения, и компания должна быть к ним готова.

На российском рынке сейчас наиболее активны производственные компании, банковский и страховой сектор.

Что дает бизнесу ОЦО с финансовой точки зрения

Финансовая функция — одна из самых распространённых специализаций ОЦО. Центры готовят регулярную отчетность по МСФО И РСБУ, осуществляют расчеты с контрагентами, проводят казначейские операции и взаимодействуют с налоговыми органами и берут на себе сопровождение договоров.

Это позволяет практически полностью убрать ошибки, вызванные человеческим фактором, повысить скорость расчетов, обеспечить закрытие отчетных периодов в течение нескольких дней, дисциплинировать участников финансового документооборота, и конечно, минимизировать затраты на содержание бухгалтерии.

Интересно, что именно в бухгалтерских ОЦО сейчас активно внедряются цифровые инструменты. Автоматизация, роботизация, ЭДО в них развиваются такими темпами, что уже через 5 лет финансовые расчеты будут будут обходиться без участия человека. Профессия бухгалтера серьезно трансформируется: в ней будет меньше рутинной и больше экспертной работы. И в задачи будет входить настройка процессов, чтобы они могли правильно выполняться в ИТ-системе.

Ограничения для компаний и бизнеса в процессе работы ОЦО

Есть расчеты, которые говорят о том, что создание, например кадрового ОЦО экономически эффективно для компаний с численностью от тысячи человек. Но все-таки, ОЦО — прерогатива крупного бизнеса. Компании, которые решают — централизовать ли, к примеру, бухгалтерский учет внутри своей компании (создать собственный бухгалтерский центр), либо передать эти услуги на сторону обычно оценивают соотношение затрат и результата.

Как правило, большинство компаний приходят к выводу о том, что создание собственного ОЦО для ведения бухгалтерского и кадрового учета выгоднее.

Широкая географическая структура, большое количество филиалов — это все как раз предпосылки для перехода на модель выделенных функций. В этом случае ОЦО позволяет повысить управляемость и стандартизировать процессы.

Страны-пионеры в создании ОЦО и ОЦО в России

Пионером в создании SSC (ОЦО) являются США, и на сегодняшний день там базируется больше всего сервисных центров. На втором месте по концентрации ОЦО на данный момент находятся страны Юго-Восточной Азии, прежде всего, благодаря дешевой рабочей силе.

В России индустрии ОЦО начала развиваться позднее, чем в США и ведущих европейских странах. Достаточно сказать, что ведущим российским Общим центрам немного более 10 лет, то есть они начали создаваться в середине 2000-х годов. Однако за последние 6-8 лет можно сказать, что в России наблюдается активный всплеск интереса к ОЦО, так как компании поняли, что собственные ОЦО может создавать не только крупный, но и средний бизнес.

В настоящее время нет точной оценки объема рынка ОЦО в России. Клуб ОЦО сейчас начал масштабную работу по сбору информации о состоянии индустрии. Первые результаты мы сможем представить к марту 2021 года. В целом, сейчас этот сектор стабильно растет. За этот непростой год объем рынка вырос на 15-25%, но для более точной оценки необходимо глубинное исследование рынка.

Что будет с рынком ОЦО в 2021 году

Как показывают опросы компаний, пандемия подтолкнула многие корпорации к рассмотрению идеи открытия собственного ОЦО, поскольку это позволит значительно сократить затраты на содержание бэк-офиса. Но я уверена, что даже без лок-дауна 2020 в ближайшие два года мы увидели бы настоящий бум в этом сегменте.

Дело в том, что модель централизации внутренних процессов позволяет перейти на новый уровень управления компанией. Она дает возможность менеджменту сосредоточиться на основном бизнесе и не тратить энергию на вопросы обеспечения расчетов, найма персонала или сопровождения договоров. Кроме того, именно ОЦО сегодня становятся центром внедрения инноваций в компаниях. В них «обкатываются» все новейшие инструменты роботизации, автоматизации и искусственного интеллекта, которые позволяют минимизироать участие человека в рутинных операциях.