Учитываем операции по централизованному снабжению в бюджетном учете

В процессе функционирования казенные учреждения большую часть своего имущества получают путем централизованного снабжения. О том, как отразить данные хозяйственные операции в бюджетном учете, расскажем в этой статье.

Учет операций по централизованной поставке у заказчика

Для осуществления полноценного процесса централизованного снабжения необходимо три участника:

1. Поставщик материальных ценностей — сторона, с которой заключается государственный (муниципальный) контракт (договор).
2. Заказчик — вторая сторона заключенного контракта (договора), обеспечивающая расчетную часть процесса.
3. Грузополучатель — сторона, в адрес которой поступят материальные ценности.

Отражение порядка оформления операций по централизованному снабжению закреплено в Инструкции № 162н разд. 6 «Порядок учета операций по централизованному снабжению материальными ценностями».

Также проведение централизованных закупок и заключение контрактов с поставщиками регулируется Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Заключение контракта (договора) и денежные расчеты при централизованном снабжении казенных учреждений берет на себя сторона заказчик, которая выступает их главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств. Сторона-грузополучатель только принимает материальные ценности.

Все текущие взаиморасчеты между заказчиком и грузополучателем оформляются извещениями в двух экземплярах согласно первичным учетным документам. (п.154 Инструкции № 162н).

Первичный экземпляр извещения формируется заказчиком и уведомляет грузополучателя о том, что материальные ценности отправлены в его адрес, в свою очередь грузополучатель со своей стороны осуществляет внутренний контроль за принятием к учету материальных ценностей и уведомляет об этом заказчика ответным (вторым) экземпляром извещения о принятии к учету поступивших материалов. Согласно п. 155 Инструкции № 162н, существует и вариант когда грузополучатель при получении материальных ценностей от поставщика самостоятельно оформляет извещение в двух экземплярах и направляет их заказчику для заполнения его части.

Принятие к учету поступивших материальных ценностей осуществляется на основании первичных документов учреждения-заказчика. Помимо первичных документов заказчика, содержащихся в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», необходимо указать следующие реквизиты:

• полное наименование заказчика;
• полное наименование грузополучателя;
• реквизиты контракта, по которому осуществляется централизованная поставка;
• код классификации расходов соответствующего бюджета, по которому принимаются и (или) исполняются бюджетные обязательства;
• иные реквизиты, предусмотренные заказчиком в рамках учетной политики.

Хозяйственные операции по централизованному снабжению на стороне заказчика могут отражаться двумя способами, в зависимости от условий заключения контракта (договора) с поставщиком.

Первый вариант, когда поставка материальных ценностей осуществляется напрямую грузополучателям. В этом случае заказчик отражает расчеты с поставщиками и грузополучателями и оформляет бухгалтерские записи на основании полученных от поставщиков оправдательных документов, которые будет подтверждать исполнение обязательств по поставке материальных ценностей грузополучателям и (или) извещений от грузополучателей, подтверждающих поставку.

Второй вариант, когда поставка имущества осуществляется непосредственно заказчику для дальнейшей передачи грузополучателям. В этом случае вложения в данные материальные ценности заказчик отражает в бюджетном учете при его получении от поставщика. Затем заказчик передает имущество грузополучателям, высылая им извещение с приложенными первичными документами, представленных поставщиком в подтверждение исполнения им обязанностей по поставке материальных ценностей в рамках централизованного снабжения. При получении имущества грузополучатель должен направить второй экземпляр извещения заказчику с подтверждением получения материальных ценностей.

Для упрощения понимания отражения хозяйственных операций по централизованному снабжению можно обратиться к таблице 1, где расписаны основные хозяйственные операции и бухгалтерские проводки для их отражения.

Таблица 1. Проводки для операций по централизованному снабжению

Учет операций по централизованной поставке у грузополучателя

А теперь рассмотрим порядок отражения хозяйственных операций по централизованному снабжению в бюджетном учете на стороне грузополучателя. Здесь есть условие поступления материальных ценностей:

1. Если имущество поступило грузополучателю до получения извещения от заказчика, то такое имущество нужно отразить на забалансовом счете 22 «Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению». Использование таких материальных ценностей в процессе хозяйственной деятельности до получения от заказчика извещения с прилагаемыми к нему первичными документами допускается только при наличии разрешения уполномоченного органа исполнительной власти, главного распорядителя бюджетных средств. После того, как извещение получено, второй экземпляр направляется заказчику с отметкой о получении материалов и все материальные ценности списываются с забалансового счета 22.
2. Если имущество поступило к грузополучателю после получения извещения от заказчика, то грузополучатель отражает его в составе нефинансовых активов в пути. Затем отражает сумму вложений материальных ценностей и направляет второй экземпляр заказчику с отметкой о получении.

Основные операции по централизованному снабжению материальных ценностей отражены в таблице 2.

Таблица 2. Основные операции по централизованному снабжению материальных ценностей