Учет запасов по ФСБУ 5/2019: разбираемся, что нужно знать бухгалтеру

В 2021 году организации должны вести учет запасов в регистрах бухгалтерского учета согласно требованиям Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 5/2019 «Запасы», утвержденного приказом Минфина РФ от 15.11.2019 № 108н. И появилось уже довольно много публикаций, в которых их авторы делятся своим видением требований ФСБУ 5/2019.

Сейчас, когда закончилась трудовая вахта по сдаче деклараций по НДС, можно слегка перевести дух, утереть трудовой пот и посмотреть, что там нужно срочно сделать в 2021 году, чтобы потом не было мучительно больно по окончанию первого квартала.

А надо будет (как обычно, задним числом) внести изменения в учетную политику по бухгалтерскому учету, чтобы упростить (или, наоборот, усложнить) учет запасов в регистрах этого самого бухгалтерского учета.

И еще раз хотелось бы отметить, что введенный ФСБУ, в отличие от теперь уже утратившего силу ПБУ 5/01, позволяет организации вести учет запасов наиболее удобным для себя способом. Удобство это состоит, в первую очередь, в том, что способ учета той или иной категории запасов теперь можно выбрать, исходя из конкретных условий работы именно своей организации.

Например, порядок учета запасов, приобретаемых для управленческих нужд. К таковым можно отнести не очень дорогую офисную мебель, практически всю оргтехнику, канцелярские товары, и т. д., и т. п., и пр.

Ранее все (за исключением организаций, имеющих право на ведение бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности по упрощенной форме) были обязаны учитывать приобретаемую канцелярку на балансовом счете 10 «Материалы», а уже потом списывать на управленческие расходы проводкой: Дебет счета 10 Кредит счета 26 (или 44).

И это несмотря на то, что приобретенные две пачки бумаги для принтера, или полтора десятка ручек сразу же раздавались сотрудникам, а не хранились долгое время у завхоза (или как его сейчас иногда называют — офис-менеджера).

Теперь же организация имеет право сама выбрать порядок учета всей этой канцелярской мелочи, в зависимости от сложившегося порядка ее закупки, хранения и выдачи сотрудникам.

Допустим, относительно небольшая фирма приобретает всю необходимую ей канцелярку в пределах двух-трех недельной, или там месячной потребности. У офис-менеджера (по-старому — завхоза) нет никакого закутка, в котором аккуратно (или не очень, у кого как) хранятся запасы, достаточные для бесперебойной работы офиса в течение двух-трех лет. Всё, что закупается, тут же раздается по отделам (естественно, при соответствующем документальном оформлении). Ну, и раз, или там два раза в месяц, собираются заявки о нуждах на следующий период.

И стоимость приобретенных запасов такая организация имеет право сразу списать на расходы.

Итак, в бухгалтерию поступили документы от поставщика, где указаны количество и цена приобретенных канцтоваров, и раздаточные ведомости, согласно которых все они переданы в подразделения. После этого бухгалтерия списывает всё приобретенное на управленческие расходы записью:

Дебет счета 26 (44) Кредит счета 60 (71)

Обращаем внимание, в очередной раз, что списывается стоимость приобретенных запасов, а не сами они, как вещи.

Полученный сотрудником хозяйственный инвентарь числится за ним весь установленный срок полезного использования.

Нет, конечно, мы не призываем вести поштучный учет бумаги, ручек, линеек и тому подобной мелочевки. Но вот мебель, калькуляторы, ноутбуки, кондиционеры и другой инвентарь должен иметь фамилию, имя и отчество, то есть числиться за конкретным сотрудником, расписавшимся в свое время за их получение. Он же должен и предъявить их по первому требованию, например, при проведении инвентаризации. А если выданный полгода назад ноутбук куда-то подевался, и пользовавшийся им сотрудник не может внятно объяснить, как это произошло, то придется компенсировать его стоимость организации.

При увольнении весь выданный ранее инвентарь также необходимо будет вернуть.

Нет, повторим, смысла возвращать полученные полгода-год назад ручки шариковые (три штуки), стикеры разноцветные (две пачки) и линейку канцелярскую синего цвета длиной 30 см. (одну штуку). Но вот ноутбук, настольную лампу, а также стол, кресло и два стула для посетителей передать преемнику (или хозяйственникам) обязательно.

Но есть и другие, до сих пор по старинке работающие организации. Там закупка всей необходимой канцелярщины производится два-три раза в год (а то и реже) в достаточно больших количествах (поскольку оптовые закупки обходятся гораздо дешевле в пересчете на единицу товара).

Все приобретенное не раздается сотрудникам, а помещается в святая-святых — специально выделенное помещение, где в образцовом (для офис-менеджера) порядке хранится всё потребное для бесперебойной работы офиса следующие год-полтора-два.

И сотрудник, у которого закончилась бумага, или там, сломался стул, идет к суровому, но справедливому хозяйственнику. Тот, для порядка сделав выговор криворукому расточителю, на которого ни бумаги не напасешься (третья пачка за полгода), ни стульев (уже второй за год), выдает все запрашиваемое. Но перед этим заставляет расписаться в трех-четырех журналах (страницы в которых пронумерованы, прошиты и скреплены печатью).

Вот при таком порядке снабжения организации всем необходимым, по нашему мнению, оптимально оставить старый порядок учета запасов, приобретаемых для управленческих нужд. То есть приобретение запасов для управленческих нужд на основании расчетных документов поставщика и прихода их соответствующим материально-ответственным лицом отражается записями:

Дебет счета 10 Кредит счета 60 (71)

И только после того, как хранитель карандашей и стульев передаст в бухгалтерию ведомости на выдачу сотрудникам им необходимого, та спишет их стоимость с его подотчета:

Дебет счета 26 (44) Кредит счета 10

Решение о переходе к новому порядку учета запасов для управленческих нужд, или об оставлении старого теперь полностью оставлено за руководством организации. Об этом прямо сказано в последнем абзаце п. 2 ФСБУ 5/2019.

Организация может принять решение не применять настоящий Стандарт в отношении запасов, предназначенных для управленческих нужд. При этом затраты, которые в соответствии с настоящим Стандартом должны были бы включаться в стоимость запасов, признаются расходами периода, в котором были понесены.

Обращаем внимание, что может, но не обязана. Следовательно, оставить старый порядок, при котором все канцтовары вначале прогоняются через 10 счет, а только потом списываются на расходы, тоже можно. Правила ведения бухгалтерского учета при этом не нарушаются. Все теперь зависит от установленного в организации порядка обеспечения, хранения и расходования запасов, предназначенных для управленческих нужд. А это не в компетенции бухгалтерии.

Организация принимает решение перейти с начала текущего года на списание приобретенных канцтоваров сразу по мере их приобретения. В прошлом году работали по десятилетиями сложившееся схеме, то есть сначала приходовали, а потом уже списывали.

Вот тут тоже на выбор два варианта, что делать с остатком запасов, числящихся за завхозом (офис-менеджером) на 01.01.2021.

Можно по-прежнему их оставить в его подотчете и списать только после предоставления в бухгалтерию раздаточных ведомостей. Это если на складе порядок, и стоимость оставшихся с прошлого года запасов для организации существенна.

Но, допустим, по бумагам за нашим офис-менеджером все еще числится мелочевка на пару тысяч рублей, розданная несколько месяцев назад без оформления ведомостей, накладных и пр. Проводить расследование с допросом подозреваемых, составлением протоколов и выявлением расхитителей?

Можно, конечно, дабы впредь было неповадно. Но фактические затраты на такие розыскные мероприятия могут обойтись в разы дороже, чем стоимость непонятно куда девшегося.

Вот тут руководство организации может воспользоваться п. 47 ФСБУ 5/2019. То есть произвести ретроспективный пересчет стоимости запасов, предназначенных для управленческих нужд.

А если более просто, то можно в январе списать их стоимость (стоимость, а не сами запасы) проводкой:

Дебет счета 84 Кредит счета 10.

И еще раз хотим обратить внимание, что ФСБУ 5/2019 в рассматриваемом вопросе право выбора метода учета управленческих запасов оставляет за организацией. То есть как руководству выгоднее (удобнее, проще и пр.), так и можно поступать.

Бухгалтерия должна только показать как преимущества, так и недостатки как одного, так и другого метода.