Что делать, если вы обнаружили переплату зарплаты за прошлый отчетный период

В ходе проверки, проведенной в 2021 году, обнаружена переплата зарплаты за 2019 год одному из работников бюджетного образовательного учреждения, возникшая в результате счетной ошибки. По нарушению составлено предписание о его устранении. С работника получено согласие на удержание излишне выплаченной суммы из зарплаты за январь 2021 года. Какие исправительные записи необходимо сделать в бухгалтерском учете?

В случае счетной ошибки заработная плата считается излишне выплаченной и должна быть возвращена работником (ст. 137 ТК РФ).

Удержания излишне выплаченных вследствие счетной ошибки сумм производятся при условии получения письменного согласия работника на удержание соответствующей суммы (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). При этом размер удержаний не должен превышать 20 % заработной платы (при каждой ее выплате) (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Методические рекомендации по применению СГС «Учетная политика» содержатся в Письме Минфина РФ от 31.08.2018 № 02‑06‑07/62480 (далее — Методические рекомендации). Они применяются в части, не противоречащей положениям обновленных инструкций № 157н, 174н.

Согласно п. 18 Инструкции № 157н, п. 17 Методических рекомендаций, ошибки прошлых лет, обнаруженные в регистрах бухгалтерского учета, исправляются путем оформления дополнительной бухгалтерской записи либо бухгалтерской записи способом «красное сторно» и дополнительной бухгалтерской записи с применением соответствующих счетов бухгалтерского учета в период (на дату) обнаружения ошибки и ретроспективного пересчета бюджетной отчетности.

Ошибки, обнаруженные в ходе контрольных мероприятий органами, уполномоченными составлять протоколы об административных правонарушениях за нарушение требований к бюджетному (бухгалтерскому) учету, в том числе к составлению, представлению бюджетной (бухгалтерской (финансовой)) отчетности, исправляются согласно предписаниям и (или) представлениям органов государственного (муниципального) финансового контроля с использованием следующих счетов:

1) в части отражения записей по ошибкам, корректирующих показатель доходов:

• 0 401 16 000 «Доходы финансового года, предшествующего отчетному, выявленные по контрольным мероприятиям»;
• 0 401 17 000 «Доходы прошлых финансовых лет, выявленные по контрольным мероприятиям»;

2) в части отражения записей по ошибкам, корректирующих показатель расходов:

• 0 401 26 000 «Расходы финансового года, предшествующего отчетному, выявленные по контрольным мероприятиям»;
• 0 401 27 000 «Расходы прошлых финансовых лет, выявленные по контрольным мероприятиям»;

3) в части отражения записей по ошибкам, не корректирующих показатели на счетах финансового результата:

• 0 304 66 000 «Иные расчеты года, предшествующего отчетному, выявленные по контрольным мероприятиям»;
• 0 304 76 000 «Иные расчеты прошлых лет, выявленные по контрольным мероприятиям».

Если ошибки обнаружены иными лицами, включая работников учреждений, применяются следующие счета:

1) в части отражения записей по ошибкам, корректирующих показатель доходов:

• 0 401 18 000 «Доходы финансового года, предшествующего отчетному, выявленные в отчетном году»;
• 0 401 19 000 «Доходы прошлых финансовых лет, выявленные в отчетном году»;

2) в части отражения записей по ошибкам, корректирующих показатель расходов:

• 0 401 28 000 «Расходы финансового года, предшествующего отчетному, выявленные в отчетном году»;
• 0 401 29 000 «Расходы прошлых финансовых лет, выявленные в отчетном году»;

3) в части отражения записей по ошибкам, не корректирующих показатели на счетах финансового результата:

• 0 304 86 000 «Иные расчеты года, предшествующего отчетному, выявленные в отчетном году»;
• 0 304 96 000 «Иные расчеты прошлых лет, выявленные в отчетном году».

Бухгалтерские записи по исправлению ошибок прошлых лет подлежат обособлению в отдельном журнале операций по исправлению ошибок прошлых лет (ф. 0504071) (п. 18 Инструкции № 157н). Записи в этот журнал вносятся на основании операций, отраженных на обособленных счетах бухгалтерского учета, преду­смотренных для отражения операций по исправлению ошибок прошлых лет, оформленных бухгалтерской справкой (ф. 0504833). В данной справке указываются информация по обоснованию внесения исправлений, наименование исправляемого регистра учета, его номер (при наличии), а также период, за который он составлен, и период, в котором были выявлены ошибки.

В рассматриваемом обращении ошибка, которая привела к переплате зарплаты работнику в 2019 году, выявлена контролирующим органом. Для ее исправления, согласно соответствующему предписанию, в 2021 году необходимо использовать счета 0 401 17 000, 0 401 27 000, 0 304 76 000.

Разберем порядок применения этих счетов при отражении в учете исправительных записей.

В 2021 году контролирующими органами выявлена переплата работнику бюджетного образовательного учреждения заработной платы за 2019 год в размере 3 000 руб. Зарплата выдавалась за счет средств субсидии на госзадание. Расходы на зарплату относились на себестоимость услуг, оказываемых в рамках госзадания (счет 4 109 60 211). С согласия работника сумма переплаты удержана из его заработной платы за январь (30 000 руб., в том числе НДФЛ — 3 900 руб.).

В соответствии с Инструкцией № 174н, на счетах бухгалтерского учета исправительные записи отражены следующим образом:

По завершении года показатели счетов бухгалтерского учета по отражению ошибок прошлых лет подлежат закрытию на счете 0 401 30 000 «Финансовый результат прошлых отчетных периодов» с отражением указанных операций в журнале операций по исправлению ошибок прошлых лет (ф. 0504071).

Пересчет сравнительных показателей следует начинать с того года, в котором была допущена ошибка, за исключением случаев, когда такая корректировка не представляется возможной.

В целях раскрытия информации об исправлении учреждением ошибок прошлых лет в бухгалтерском учете и (или) пересчета показателей отчетности в связи с выявлением таких ошибок составляются сведения (ф. 0503773) (п. 72 Инструкции № 33н).

Информация об ошибках, выявленных по результатам внешнего (внутреннего) государственного (муниципального) финансового контроля, отражается в графе 10 по коду причины 07, а данные по счетам, которые подлежат закрытию на счет 0 401 30 000, — в графе 10 строки 570 «Финансовый результат экономического субъекта».

Входящие остатки корректируются по строке «Финансовый результат прошлых отчетных периодов», а также по строкам, отражающим значения скорректированных в результате исправления ошибок прошлых лет статей бухгалтерской (финансовой) отчетности.

При этом показатели оборотов по счетам бухгалтерского учета (увеличения, уменьшения объектов учета), доходов, расходов, отражаемые в бухгалтерской отчетности, сформированные по результатам исправления ошибок прошлых лет, в отчетность текущего финансового года не включаются (п. 73 Инструкции № 33н).