Что кадровикам надо знать про «мертвые души» в компаниях

«Мертвые души» в компаниях бывают нескольких видов. Во-первых, сотрудники, которые реально работали, но потом фактически прекратили трудовые отношения (пропали, не выходят на работу), а увольнение не оформили. Это работники, которые потерялись, «потерявшиеся».

Во-вторых, сотрудники, которых оформили на работу, но реально их работа и не предполагалась. Это, можно сказать, «фиктивные» работники. Причём на практике встречаются различные варианты. Люди могут и не знать, что воспользовались их персональными данными и оформили на работу (например, это было нужно работодателю, чтобы вступить в СРО или оформить лицензию) или быть в сговоре с работодателем и даже получать зарплату.

В бюджетных учреждениях лично я сталкивалась только с «потерявшимися», а в частных организациях нередко встречала все указанные выше виды «мертвых душ».

Как это происходит

Очевидно, что проблема неявки имеет место с первой категорией — «потерявшимися». К сожалению, трудовое законодательство не предусматривает возможность увольнения длительно отсутствующих работников без их явки к работодателю. Вот и продолжают они числиться. По собственному желанию их не уволишь, потому что заявления нет, а за прогул не уволишь, потому что объяснительной нет. Конечно, кадровики направляют письма с предложениями явиться и объяснить отсутствие, но каких-либо санкций за неявку в этом случае не предусмотрено.

Единственное, что может угрожать длительно отсутствующему, — это увольнение за прогул в случае его явки к работодателю за трудовой книжкой. Поэтому они и не спешат возвращаться, а предпочитают у новых работодателей заводить новые трудовые книжки.

Встречаются случаи, что работодатель фиктивно оформляет на работу работника без его согласия и даже извещения. Например, для того, чтобы пройти лицензирование или вступить в СРО.

В моей практике такие случаи были. Один из них закончился для работодателя неприятностями. Получив от партнёра персональные данные, компания оформила работника фиктивно, что помогло вступить в СРО. Все было нормально, но через два года разразился скандал. Этот гражданин хотел стать на учёт в качестве безработного и получать пособие, но ему отказали, так как выявилось это его трудоустройство.

Работник обратился к работодателю с претензиями, требовал выплатить зарплату, внести запись в трудовую книжку, оформить увольнение, чтобы он смог получать пособие, грозил привлечь к ответственности за нарушение законодательства о персональных данных. Ведь все данные работодатель должен был получить от него, а не у третьих лиц. Пришлось компании договориться с работником полюбовно и заплатит ему определенную сумму за причиненные неудобства.

Таким образом, у работодателя могут возникнуть проблемы с людьми, которые «числятся» в компании без их согласия. Это требование выплаты зарплаты за предыдущие периоды, проценты за невыплаченную зарплату, компенсацию морального вреда в связи с невыплатой.

Также имеется риск привлечения к административной и уголовной ответственности за нарушение законодательства о персональных данных, требование компенсации морального вреда за это нарушение.

Кроме того, если о фиктивном трудоустройстве работников станет известно налоговым органам, не исключены и налоговые риски. Могут возникнуть проблемы с включением сумм в затраты, ведь эти затраты уже не будут связаны с производственной деятельностью компании, и, соответственно, может оказаться, что компания заплатила не весь налог, а это повлечет за собой штрафы и пени.

Что делать

Понятно, что о «потерявшихся» работниках, кадровики узнают оперативно, об этом сообщают их руководители. В этом случае кадровик может лишь направить работнику письмо с просьбой явиться и объяснить отсутствие. Как указано выше, оснований для его увольнения нет.

Если имеет место фиктивное трудоустройство, как правило, с такой просьбой обращается руководство, и кадровику лучше попросить письменных указаний на такие действия, чтобы не остаться «крайним». Если же фиктивное оформление имело место со стороны иных должностных лиц, например, главного бухгалтера или бывшего кадровика, и руководитель об этом не знает, то при обнаружении таких «работников» кадровику лучше сразу обратиться к руководителю со служебной запиской и попросить провести соответствующую проверку.