Компенсация удаленной работы и налоги: важные нюансы

C 2021 стал очень актуальным вопрос налогообложения налогами (НДФЛ, налог на прибыль) и страховыми взносами компенсации дистанционному работнику расходов за удалённую работу (удалёнку). Рассказываем, почему и каких правил нужно придерживаться в налоговом учёте.

Компенсация за удалёнку легализована

Трудовой кодекс РФ с 01.01.2021 детально регулирует дистанционную (удаленную) работу. Соответствующие дополнения в гл. 49.1 внёс Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ.

Согласно ст. 312.6 ТК РФ, дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им:

оборудование;
программно-технические средства;
средства защиты информации;
иные средства (как видно, перечень открытый).

При этом работодатель:

выплачивает компенсацию за использование работником принадлежащих ему или арендованных им перечисленных средств;
возмещает расходы, связанные с их использованием.

Порядок, сроки и размеры указанных компенсаций и возмещений должны быть прописаны в:

коллективном договоре;
локальном нормативном акте работодателя, принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
трудовом договоре;
дополнительном соглашении к трудовому договору.

Соответственно, встаёт вопрос о налогообложении НДФЛ, страховыми взносами и налоге на прибыль при компенсации удалёнщикам затрат на использование оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств.

Подход в налоговом учете

Согласно письму ФНС России от 12.02.2021 № СД-4-11/1705, рассматриваемые компенсационные выплаты как полученные сотрудником доходы могут быть освобождены от обложения налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами, а также признаны в расходах при налогообложении прибыли организации.

Обязательное условие такого освобождения — наличие документов (их копий), подтверждающих 3 момента:

фактическое использование принадлежащего работнику или арендованного им имущества в интересах работодателя;
несение расходов на эти цели;
размеры сумм произведенных в этой связи расходов.

Таким образом, суммы компенсаций расходов дистанционных работников не облагаются НДФЛ и взносами в размере, определяемом коллективным договором, локальным актом, трудовым договором, допсоглашением к нему.

По мнению ФНС, организации следует самостоятельно разработать и утвердить локальный акт, в котором будут прописаны:

методика расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников;
перечень возмещаемых расходов;
документы, подтверждающие соответствующие затраты сотрудника на удалёнке.

Отметим, что Минфин России в письмах от 29.10.2020 № 03-04-06/94269 и от 06.11.2020 № 03-04-06/96913 придерживается аналогичных позиций — что основные вопросы компенсации затрат на удалёнке для налоговых целей работодатель должен урегулировать сам.

При этом размер возмещения указанных расходов должен быть экономически обоснован. То есть, максимально чётко привязан к фактическому использованию работником оборудования и средств для целей трудовой деятельности.

Хотя в законодательстве нет ограничений в порядке расчета компенсации дистанционным работникам. И в том числе нет ограничения на возможность определения в фиксированном размере такой компенсации для обеспечения технической стороны выполнения трудовых обязанностей.

Фиксированный размер компенсации дистанционному работнику может быть определён на основании:

расчета амортизации средней рыночной стоимости оборудования и ПО;
рыночной стоимости необходимого размера трафика интернета в месяц.