Крупным предприятиям сегодня без ЭДО уже не прожить. Расскажем, как работает пивоваренная компания в собственном пространстве электронного документооборота.
В крупной пивоваренной компании развитие ЭДО — одно из самых важных направлений цифровизации. Для всех инициатив как внутри компании, так и при взаимодействии с партнерами используется термин «пространство электронного документооборота». Что это за термин и из чего состоит?
Первым элементом пространства является система согласования договоров (и любой организационно-распорядительной документации), которая позволяет автоматизировать работу с договорами с момента инициации до финального утверждения. Настроена тесная интеграция ИТ-решения по согласованию с учетной системой в части обмена мастер-данными, параметрами контракта и т.д.
Более 600 маршрутов согласования выстраиваются автоматически в зависимости от параметров контракта, используется порядка 170 стандартных форм с ускоренной процедурой прохождения согласования. После согласования договора в системе всеми участниками формируется финальная PDF-версия с надпечатками на каждом листе для последующего подписания вручную или цифровой подписью. Разработанная логика параллельного согласования позволила значительно сократить сроки прохождения документов.
Вторым элементом стало создание центра сканирования на базе ОЦО. Здесь были применены одновременно принципы децентрализации и централизации — вся входящая и внутренняя бумажная документация сканируется децентрализовано на местах, прикрепляется к пакету документов в ERP-системе и в электронном виде отправляется в Общий центр обслуживания, где уже централизовано верифицируется специалистами и проводится в системе. Таким образом оптимизируются время и ресурсы, затрачиваемые на обработку. Оригиналы документов остаются на местах. Там документы складываются в короба, маркируются штрих-кодами и отправляются на хранение в архив. Так компания получает полную прозрачность процесса обработки электронных версий документов, а также надежный и быстрый доступ к бумажным оригиналам.
Третьим элементом является электронный обмен документами с внешними партнерами. Часто электронный формат обмена информацией становится требованием клиентов, без выполнения которых производитель просто потеряет возможность с ними работать.
Сейчас компания перевела абсолютное большинство ключевых клиентов на электронное создание заказов и отслеживание их статусов (EDI), а также массово переходит на электронный обмен с партнерами сопроводительной документацией, актами приемки-передачи и самыми разнообразными актами сверок.
Четвертым элементом являются различные порталы для партнеров компании. Например, портал для клиентов является хорошей иллюстрацией комплексного подхода к автоматизации сквозных процессов. Клиенты могут самостоятельно размещать заявки на продукцию, работать с селф-сервисом по регистрации претензий, а также получать автоматизированную аналитику: отчеты по долгам, скидкам, сверкам и т.д.
Все это в комплексе влияет на успешное выполнение Соглашения об уровне оказания услуг и самой компании, и ее партнеров, а также позволяет оперативно понять причины его несоблюдения.
Начать дискуссию