Компании стали штрафовать за списки с телефонами сотрудников

Одна из самых опасных тем для работодателей сегодня — персональные данные. Опасной ее делают сразу несколько факторов. Изменение закона, возможный штраф до 6 млн рублей, возобновление проверок Роскомнадзора. А еще — возможные жалобы от сотрудников и даже кандидатов. Как этого избежать и пройти проверку без штрафов?

Персональные данные — это любая информация, которая относится к конкретному лицу. К ней относятся ФИО, дата рождения, паспорт, СНИЛС, адреса и телефоны, образование. А еще доходы, семейный статус. Есть еще специальные и биометрические данные: национальность, рост, вес, отпечатки пальцев и т.д. Делая для сотрудников пропуска с фотографиями, вы используете персональные данные. Любая компания, которая использует и обрабатывает данные, является оператором — по сути каждый работодатель. В итоге для сбора, хранения, обработки информации нужно согласие и соблюдение закона.

Самое опасное нарушение — хранение баз данных за пределами России. За это можно получить 6 млн рублей штрафа. Среди других частых нарушений:

• неучтенные изменения в законе, которые вступили в силу 1 марта;
• нет порядка хранения данных;
• отсутствуют условия о трансграничной передача данных;
• согласие сотрудника содержит ошибки;
• персональные данные кандидатов хранятся без цели и более 30 дней и т.д.

А еще, например, для общедоступных данных не указано основание их обработки. Речь идет о списках с днями рождения, номерами телефонов сотрудников — а это есть по сути в каждой компании.

Все это так или иначе проверяет Роскомнадзор. В чек-листе «самых популярных» у ведомства более 20 документов. Например, назначены ли ответственные за работу с ПД, есть ли на сайте документ, определяющий политику, хранятся ли копии личных документов сотрудников, как организована система согласий от сотрудников на обработку данных.

При этом инспектор не вправе эксплуатировать ваши системы, это может делать только ваш сотрудник. А в случае нарушений вы получите акт и предписание об устранении.

Но Роскомнадзор придет не только с плановым визитом. Пожаловаться на незаконную обработку может и сотрудник, и даже бывший кандидат.

Поэтому сейчас самое главное проверить имеющиеся документы по персональным данным. Их должно быть минимум 3 — Положение, согласие на обработку и обязательство о неразглашении. Но может быть и больше в зависимости от того, какие данные и как вы обрабатываете. Но в любом случае обязательно получать согласие от сотрудников. Оно не нужно лишь в некоторых случаях — когда личная информация нужна для выполнения закона — скажем, для начисления зарплаты.