Как на основе данных бухотчетности делать управленческие отчеты, даже если у вас нет образования

Нередкая ситуация в малом бизнесе — в компании отсутствует финансовый директор, и обязанность ведения управленческого учета возлагается на плечи бухгалтера. Но бухгалтерская и управленческая отчетность — это разные виды учета, о чем может и не знать руководитель, который ставит задачу.

CEO и основатель компании Финансист, Станислав Кутузов, расскажет, как бухгалтеру предоставить руководителю нужные отчеты и самому при этом не выгореть.

Что делает финансист и бухгалтер, и почему их зарплаты так сильно отличаются?

Бухгалтерский учет представляет собой укрупненный учет без детализации и классификации. Он строго регламентирован и составляется, в первую очередь, для внешнего использования (налоговых служб и государства) раз в квартал.

Если быть до конца честными, то бухгалтер больше работает на государство, чем на собственника. Основными документами, на которые он опирается, являются:

• Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ);

• Федеральный закон «О бухгалтерском учете».

Поэтому все чаще бухгалтеры хотят повысить свои компетенции и, как следствие, заработок, помогая собственнику видеть прозрачно положение дел внутри компании.

Давайте разберемся, что представляет собой управленческий учет.

Управленческий учет позволяет детально отразить объект учета так, как это нужно руководителю. Он может составляться в любое время и ведется для определения эффективности бизнеса, контроля денежных потоков и бюджетирования.

Управленческий учет может решать те задачи, на которые не способны бухгалтерский и налоговый:

• вести оперативный учет расчетов (с отдельными контрагентами) и взаиморасчетов (между собственными юридическими лицами);

• обеспечивать руководство компании информацией о результатах бизнеса, состоящего из неограниченного количества юридических лиц и структурных подразделений;

• осуществлять контроль над издержками с помощью их учета по видам и центрам затрат;

• показывать результаты работы отдельных направлений (по видам деятельности, группам товаров и т.д.), независимо от того, как эти направления распределены между юридическими лицами, входящими в бизнес.

При этом главный запрос руководителя — увидеть положение дел компании здесь и сейчас. А следом за ним — что будет завтра / через месяц / через квартал.

С чего начать формировать отчетность?

Тут нужно точно определиться, какие показатели и отчеты в режиме реального времени хочет видеть руководство. Хорошо поставленные задачи — уже шаг к их реализации.

После необходимо понять, что для этих отчетов нужно собрать и откуда.

На примере Отчета о движении денежных средств приведу список минимальной первичной информации, без которой отчетность не построить:

• банковские выписки за нужный период для ИП/ для ООО можно выгрузить из 51,52,55 счета из бухгалтерии;

• данные о подотчетных средствах;

• данные по наличным средствам в кассе компании по счету 50;

• все данные, которые не проходят по бухгалтерии.

В общем, не забыть ни рубля, чтобы отчет был точно полным.

Попробуйте задуматься, сколько займет времени сбор данных вручную в таблице? Точно не 10 минут. Давайте рассмотрим другие способы ведения управленческого учета.

Как можно упростить задачу и стать при этом эффективнее?

На рынке стали появляться автоматизированные системы, которые сами подтягивают всю информацию. Некоторые из них даже распределяют данные автоматически.

Первый вариант автоматизации управленческой отчетности — использование систем на базе 1С. Они предлагаются с привычным для бухгалтера интерфейсом, но все так же сложны в прочтении для руководителя.

Второй вариант — онлайн (облачные) сервисы, которые ориентированы как раз на удобный интерфейс и легкость в использовании.

Еще один плюс в сторону онлайн-сервисов — они предоставляют готовые банковские интеграции, что серьезно экономит время для сбора отчета ДДС, а самые современные — интеграции с 1С / iiko / Bitrix / другими базами данных, что позволяет автоматически собрать не только ДДС, но и отчет о Прибылях и Убытках.

В таких сервисах есть уже «скелет» любой отчетности — не нужно иметь дополнительных знаний, программа построена по международным стандартам, вам остается детализировать нужный отчет учетными статьями.

Во многих сервисах есть и готовые блоки с визуализацией данных, которые так любят руководители. Они могут посмотреть динамику на графиках, построить диаграмму расходов, а усилия бухгалтера минимальны в этом случае — программа все построит сама.

Что еще немаловажно, есть готовые продукты, которые позволяют с минимальными усилиями (например подключив интеграцию с 1С), получать уже готовую аналитику и даже строить прогнозы.

Что в итоге?

Если к задачам бухгалтера добавилась необходимость вести управленческий учет, это не повод уволиться и поменять работу. Да, не спорю, при ведении отчетности классическим способом работы увеличится вдвое, что быстро приведет к профессиональному выгоранию. Но используя автоматизированные системы, бухгалтер не только освободит себе недели работы руками, но и повысит свою ценность для собственника. Так, освободив себе время, которое бы он потратил на составления таблиц, он может анализировать их и предлагать рекомендации по развитию бизнеса. А я уверен, что каждый бухгалтер имеет достаточно опыта для того, чтобы помочь компании выйти на новый уровень.