Нужно ли начислять НДФЛ с аванса или нет? Отражение таких операций в 1С

Многие бухгалтеры не знают о том, что есть одна ситуация в учете, когда при выплате аванса нужно начислить и удержать НДФЛ. Что это за уникальный случай, и как он отражается в 1С: ЗУП ред. 3.1, разберем подробно в этой публикации.

Согласно трудовому законодательству (ч. 6. ст. 136 ТК РФ), заработная плата работникам выплачивается не реже двух раз в месяц. Работодатель самостоятельно определяет сроки выплаты аванса и окончательного расчета за отработанный месяц.

Согласно разъяснениям в письме Минтруда от 12 марта 2019 г. № 14-2/ООГ-1663 «О днях выплаты заработной платы», зарплата за первую половину месяца выплачивается в срок с 16 числа и по последний день месяца, а за вторую половину месяца до 15 числа месяца, следующего за расчетным.

Временной разрыв между датами выплат не может быть более 15 дней.

В соответствии с п. 2 ст. 223 НК РФ, НДФЛ удерживается с заработной платы сотрудников на дату получения дохода, которой считается последний день месяца.

Поэтому, если аванс выплачен последним днем месяца (30 или 31 числа, а в феврале 28 или 29-го), то сумма такого аванса признается доходом и с нее удерживается НДФЛ. Перечислить НДФЛ организация обязана не позднее следующего дня после выплаты дохода.

Рассмотрим на примере 1С: ЗУП порядок выплаты аванса и начисление НДФЛ в последний день месяца.

Настройка и удержание НДФЛ с аванса, выплаченного в последний день месяца, в 1С: ЗУП

Приведем условный пример: ООО «Карамелька» выплачивает аванс сотрудникам в последний день месяца, выплата зарплаты согласно коллективного договора предусмотрена 15-го числа следующего месяца. В июне 2021 года сотрудникам выплачен аванс 30-го числа.

В 1С: ЗУП ред. 3.1 реализована возможность включать настройку начисления НДФЛ с аванса, но она актуальна только при установленном способе определения аванса — «Расчетом за первую половину месяца».

В приказе о приеме на работу сотруднику задается порядок выплаты аванса.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Настройка» — «Организации».

Шаг 2. Откройте карточку фирмы и на закладке «Учетная политика» перейдите по одноименной гиперссылке.

Шаг 3. На закладке «НДФЛ» установите настройки исчисления и удержания НДФЛ с аванса.

Шаг 4. Начислите заработную плату за первую половину месяца (аванс) — в журнале «Все начисления» введите документ «Начисление за первую половину месяца».

На закладке «НДФЛ» отразятся суммы НДФЛ с рассчитанных сумм аванса.

В нашем примере общая сумма НДФЛ с аванса составила 14022 руб.

При установленной в учетной политике настройке, указывающей, исчислять НДФЛ с аванса или нет, в документе появляется дополнительная галочка и настройка удержания НДФЛ.

В шапке документа добавлена галочка «Отложить расчет налога до расчета зарплаты в конце месяца», а в нижней части настройки перечисления налога:

• при выплате зарплаты после окончательного расчета;

• при выплате аванса.

Шаг 5. Отразите выплату аванса. В табличной части отразится графа «НДФЛ к перечислению».

Выполнив настройку ЗУП, начислен и удержан НДФЛ с аванса, выплаченного сотрудникам ООО «Карамелька» последним днем месяца. В документе выплаты аванса сумма к выплате отражена за минусом НДФЛ — 93835,14 руб.

НДФЛ к перечислению составил 14022 руб.

Посмотрим, как отразятся эти суммы в отчетности.

Отражение в отчетности сумм НДФЛ, удержанного с аванса, выплаченного последним днем месяца

В рассмотренном примере, когда аванс выплачен в последний календарный день месяца — 30 июня 2021 года, суммы начисленного аванса и удержанного налога отражаются в отчете 6-НДФЛ.

Шаг 1. Выберите отчет «6-НДФЛ (с 2021 года)» в разделе «Отчетность» — «1С — Отчетность».

Шаг 2. Выберите организацию и задайте период формирования отчета.

Шаг 3. Заполните отчет.

В разделе 1 в строке 020 отражается сумма НДФЛ, удержанного с аванса, а строкой ниже — 021 и 022 эта же сумма НДФЛ с указанием срока его перечисления. В нашем примере НДФЛ с аванса удержан 30.06.2021 года, и должен быть перечислен не позднее следующего дня — 01.07.2021 г.

В разделе 2 сумма дохода, полученная сотрудниками в виде аванса, отражена по строке 112 «Сумма дохода, начисленная по трудовым договорам (контрактам)» — сумма 107857,14 руб. Сумма НДФЛ, удержанного с аванса, учтена в общей строке 160 отчета «Сумма НДФЛ удержанного».

Выделите ячейку и нажмите «Расшифровать» в верхней части отчета или, щелкнув правой кнопкой мышки, можно посмотреть детализацию сумм в разрезе по сотрудникам.

В отчете «Расчет по страховым взносам» сумма аванса и страховых взносов не отражается, т.к. их начисление производится при окончательном расчете зарплаты.

Сформируем для примера Расчет по страховым взносам и проверим, что в нем не отразится сумма аванса, выплаченная последним днем месяца.

Шаг 1. В разделе «1С — Отчетность» нажмите «Создать» и выберите отчет «Расчет страховых взносов». Если отчета нет в избранных, используйте строку поиска, для быстрого перехода к форме.

Шаг 2. Выберите организацию и задайте период отчета.

Шаг 3. Нажмите «Заполнить».

В нашем примере отчет пустой.

Мы намеренно удалили документы начисления заработной платы с января 2021 года по текущий месяц, чтобы наглядно продемонстрировать пример, оставив лишь документы по начислению и выплате аванса 30 июня 2021 года.

Вывод: при выплате аванса последним днем месяца работодатель должен начислить и уплатить НДФЛ.

Совет: Чтобы не было путаницы с начислением НДФЛ и сроками его уплаты:

• не устанавливайте дату выплаты аванса последний день месяца, 30-е или 31-е число;

• при установлении сроков выплаты зарплаты используйте четкие формулировки, указав конкретную дату выплаты зарплаты за первую и вторую половину месяца;

• не используйте «размытые» фразы — «не позднее такого-то числа».

Между датой выплаты аванса и зарплатой должно быть не более 15 дней.

Проверьте сроки выплаты заработной платы в вашей фирме. Согласно ст. 5.27 КоАП, если интервал между датами более 15 дней, то компания может получить штраф до 50 тыс. руб.