Автоматическое заполнение 6-НДФЛ в ЗУП: миф или реальность?

От клиентов часто приходится слышать: «У нас 6-НДФЛ никогда не заполняется правильно, мы эту форму всегда вручную заполняем». Эта фраза, кроме горечи и сочувствия, ничего больше не вызывает, особенно если компания для учёта использует программные продукты 1С, в которых заявлена автоматизация расчета заработной платы. А огромное недовольство вызывает ошибочное мнение расчетчиков о том, что 1С:ЗУП не умеет «нормально» считать и удерживать НДФЛ, а 6-НДФЛ правильно никогда не заполнится.

Хочу выступить в защиту 1С:ЗУП и пояснить, на что следует обратить внимание при расчете и удержании НДФЛ с доходов, ведь автоматическое заполнение 6-НДФЛ более чем реально.

Учёт НДФЛ в 1С:ЗУП держится на трёх китах:

• категории дохода;
• вычеты;
• правильность заполнения ведомости на выплату зарплаты и иных доходов.

В статье речь пойдёт о них и их влиянии на порядок исчисления и удержания НДФЛ в программе. А в конце статьи представлена таблица в виде шпаргалки по приведённым критериям.

Категория дохода

Категория дохода — это показатель дохода физических лиц, который определяет возможность уточнения фактической даты получения дохода, первоначально определенной в документах начисления, по данным документов на выплату. От категории дохода также зависит срок уплаты НДФЛ. Из доходов, получаемых физическими лицами, в 1С:ЗУП можно выделить 3 основные группы категорий дохода:

• оплата труда;
• прочие доходы от трудовой деятельности;
• прочие доходы.

Датой признания доходов в виде категории Оплата труда признается последняя дата месяца начисления такого дохода, а датой признания доходов не в виде оплаты труда (Прочие доходы и Прочие доходы от трудовой деятельности) признается его фактическая дата выплаты, независимо от того, в каком месяце доход был начислен.

К категории Оплата труда относится заработная плата за фактически отработанное время, время нахождения в командировке, а также ежемесячные премии, которые входят в систему оплаты труда. Срок уплаты НДФЛ — не позднее следующего дня после выплаты дохода.

К Прочим доходам от трудовой деятельности относятся начисления отпуска, больничного листа, увольнения, начисления по договорам подряда. Срок уплаты НДФЛ — последний день месяца даты выплаты дохода.

К категории Прочие доходы относятся начисления из документа Начисление прочих доходов. Выбор вида доходов в данном документе доступен из справочника Виды прочих доходов физлиц, к которым относятся Аренда автотранспорта, Доходы по лицензионным договорам и т.д. Данный справочник в 1С:ЗУП настраиваемый и хранится в разделе Выплаты. Также Прочие доходы могут начисляться с помощью документа Разовое начисление. Срок уплаты НДФЛ — не позднее следующего дня после выплаты дохода.

К какой категории дохода относится начисление, можно посмотреть на вкладке Налоги, взносы, бухучет в настройках начисления.

Налоговые вычеты

Налоговый вычет — это сумма, которая уменьшает размер дохода (налогооблагаемую базу), с которого уплачивается налог. Вычеты по НДФЛ в 1С:ЗУП вносятся 2 видами документов, в зависимости от вида вычета:

• стандартные вычеты оформляются документом Заявление на вычеты по НДФЛ, их прекращение документом Прекращение стандартных вычетов НДФЛ. Программа сама следит за нарастающим доходом сотрудника в течение года и прекращает применение вычетов в месяце, когда доход превысит предельную сумму — 350 000,00 руб.
• имущественные и социальные вычеты оформляются документом Уведомление НО о праве на вычеты.

Все виды вычетов 1С:ЗУП можно посмотреть в разделе Налоги и взносы — Виды вычетов НДФЛ.

Рассмотрим на примере: у сотрудника 2 стандартных вычета на ребенка — код 126 (1400 руб.) и код 127 (1400 руб.). 25.02.2021 ему начислена материальная помощь в размере 9000 руб.

Вариант 1 — выплата материальной помощи планируется в межрасчетный период — 26.02.2021.

Применение вычетов происходит в следующем порядке: сначала применяется вычет по коду 503 в размере 4000 руб., затем стандартный вычет на детей за февраль в размере 2800 руб., таким образом, общая сумма вычетов составила 6800.

(9000 — 6800) * 13% = 286 руб. — сумма исчисленного НДФЛ.

Вариант 2 — выплата материальной помощи планируется вместе с зарплатой — 10.03.2021.

Применение вычетов происходит в следующем порядке: сначала применяется вычет по коду 503 в размере 4000 руб., затем стандартные вычеты на детей за февраль и март в размере 2800 руб. и 2200 руб. Таким образом, общая сумма вычетов составила 9000 руб. — в размере начисляемого дохода. За следующий месяц вычет начал применяться, потому что указана плановая датуа выплаты дохода — дата следующего месяца. Категория дохода у начисления Материальная помощь — Прочие доходы, поэтому датой исчисления налога будет являться дата выплаты дохода, в данном случае 10.03.2021, несмотря на то, что начисление было 25.02.2021.

При этом сначала будут браться вычеты в полном размере за тот месяц, который будет указан в планируемой дате выплаты.

Если в течение месяца будут вводиться начисления по другим межрасчетным выплатам, то применение вычета будет произведено по сумме остатка вычета за текущий месяц и месяц даты предполагаемой выплаты дохода.

Заполнение ведомости на выплату зарплаты

Ведомости на выплату зарплаты — документы, которые отражают факт удержания НДФЛ, исключением являются документы начисления, в которых есть поле «Дата выплаты»: документ Дивиденды, документ Начисление прочих доходов, документ Выплата бывшим сотрудникам и формирование ведомостей на данный вид дохода не требуется.

Рассмотрим на примере: у сотрудника Аврукина М.И. в январе 2021 оплата по окладу составила 25 000 руб., вычет на двоих детей в размере 2800 руб. Планируется выплатить зарплату за январь 10.02.2021.

Сумма НДФЛ: (25000-2800)*0,13 = 2886 руб.

Зарплата к выплате: 25000 — 2886 = 22114 руб.

Однако, по каким-то причинам организация в день выплаты зарплаты смогла выплатить сотруднику только 20000 руб. НДФЛ с выплачиваемой суммы пересчитан по кнопке «Обновить налог», автоматически при изменении суммы к выплате он не пересчитывается.

При заполнении последующей ведомости на выплату зарплаты остатки невыплаченной зарплаты вместе с оставшейся суммой неудержанного НДФЛ будут учтены.

При заполнении ведомости есть важный нюанс: сумма к выплате может складываться из нескольких сумм. Менять сумму к выплате можно 2-мя способами:

• в табличной части ведомости графы «К выплате»;
• в табличной части расшифровки выплаты сотруднику.

Первоначальное заполнение документа выглядело таким образом:

Затем была необходимость изменить общую сумму выплаты на 26000 руб.

Используем 1 способ — изменение суммы в табличной части ведомости графы «К выплате», расшифровка поменяется таким образом: каждая сумма к выплате, относящаяся к конкретному документу-основанию, будет пропорционально уменьшена.

Теперь используем 2 способ — уменьшим сумму к выплате в табличной части расшифровки выплаты сотруднику, например, документа-основания — Больничный лист. Остальные суммы оставим неизменными.

Отличие двух способов исправления в том, что сумма удерживаемого НДФЛ напрямую зависит от суммы к выплате конкретного документа-основания.

И при заполнении последующей ведомости остатки невыплаченной зарплаты и сумма неудержанного НДФЛ также будут учтены.

При первом способе, когда меняли сумму в табличной части ведомости графы «К выплате», отчет будет выглядеть таким образом:

Чтобы увидеть, как отразится исправление сумм в ведомости на отчете 6-НДФЛ, сначала посмотрим отчет Анализ НДФЛ по датам получения доходов, предварительно добавив в структуру отчета регистратор.

1 раздел отчета 6-НДФЛ автоматически будет заполнен таким образом:

Из-за выплаты зарплаты за январь 2 частями, сумма налога к уплате разделилась на 2 даты. Зарплата и прочие доходы за февраль были выплачены не полностью, поэтому сумма НДФЛ к уплате указана частично, не так, как исчислена в документах начисления.

При втором способе, когда уменьшали сумму к выплате в табличной части расшифровки выплаты сотруднику документа-основания — Больничный лист, отчет будет выглядеть таким образом:

При таком варианте сторнирована только сумма больничного листа, т.к. по нему дата фактической выплаты оказалась перенесенной.

1 раздел отчета 6-НДФЛ автоматически будет заполнен при таком варианте иначе:

Так как сумма выплачиваемой зарплаты была отрегулирована начислением больничного, сумма НДФЛ к уплате 11.03.2021 указана полностью, как исчислена в документе начисления зарплаты, а сумма НДФЛ к уплате 31.03.2021 указана в частичном размере из-за неполной выплаты дохода.

Как заполнять ведомости на выплату, если фактически была уплачена другая сумма зарплаты? Способ обхода есть — в расшифровке выплаты указать сумму корректировки без указания документа-основания:

Если к выплачиваемой сумме нет документа-основания, то такая выплата дохода не будет зафиксирована в отчетности 6-НДФЛ и сумма НДФЛ автоматически также не будет меняться.

При таком раскладе 1 раздел 6-НДФЛ будет заполнен автоматически суммами НДФЛ, исчисленными в документах начисления.

Часто на практике приходится с сталкиваться со следующими случаями, мешающими корректному заполнению 6-НДФЛ:

• документы начисления и выплаты зарплаты формируются непоследовательно, нарушен хронологический порядок;
• документы часто пересчитываются/перезаполняются задним числом и без отмены проведения поздних документов;
• зарплата выплачивается всегда полностью, но ведомости часто корректируются и поэтому приходится в 6-НДФЛ исправлять суммы НДФЛ. В данном случае нужно понять: почему суммы ведомости корректируются, если зарплата всегда выплачивается полностью?

• остатки невыплаченной зарплаты и/или неудержанного НДФЛ с прошлых периодов. Нередки случаи, когда после перехода на 1С:ЗУП 3.1 обнаружилось, что перенеслись непонятные остатки зарплаты и неудержанного НДФЛ. А выяснилось это, когда пришло время сдавать первый отчет в расчетном периоде из обновленной программы. Поиск ошибок по перенесенным данным как правило достаточно трудоемкий, поэтому если поиск таких расхождений не приводит к положительным результатам — обратитесь за помощью к специалистам 1С, т.к. категория дохода — Доходы, перенесенные из предыдущих редакций и документ-регистратор Перенос данных могут запутать ещё больше. Универсального ответа на данный вопрос нет.

Подведем итоги

6-НДФЛ в 1С:ЗУП в большинстве случаев заполняется корректно согласно законодательству. При любых отклонениях от ожидаемого результата необходимо помнить о порядке предоставления вычетов и категориях дохода, а также своевременно и корректно заполнять ведомости на выплату зарплаты.

Ниже в таблице представлены особенности основных категорий дохода в качестве шпаргалки.