Боремся с великими нехочухами: как подключить ЭДО с самозанятыми, физлицами и контрагентами онлайн за 15 минут

«Мы тут наняли самозанятого» — после этой фразы бухгалтер сразу настораживается, а если директор скажет «заключили договор с физиком, он у нас на подряде работать будет» и вовсе впадает в уныние. А уж работник на удаленке — страшный сон (конечно, если это не сам бухгалтер). А все почему? Потому что самые сложные, в плане работы с документами, именно физлица, хотя и другие от них не отстают. Можно ли быстро и без лишних заморочек заставить контрагентов обмениваться с вами документами? Электронно. Сразу, не ожидая, когда оператор «настроится» на работу?

Почему документы с самозанятыми и прочими физлицами важны

Организации и ИП могут нанимать для работы физлиц на время, таких, кто будет выполнять работу по договору (но не трудовому):

• Грузчиков — раз в неделю / месяц разгрузить машину с товаром;
• Отделочников — отремонтировать офис;
• Водителей — доставить грузы в другие города;
• Сисадмина, программиста — наладить работу локальной сети и настроить компьютеры;
• Веб-разработчика — создать красивый сайт для интернет-магазина;
• Даже бухгалтера — вести учет и сдавать отчетность.

Да и много кого еще. Все они будут работать иногда временно, иногда регулярно, но не как штатные сотрудники, а как «наемники» — с ними заключают договора подряда, оказания услуг, выполнения работ.

Цель физлица — получить оплату, цель заказчика — получить результаты работы и закрывающие документы, чтобы подтвердить расходы. Но если контрагенты-юрлица представляют себе, что такое акты выполненных работ, то «физики», в большинстве своем, — нет.

Поэтому заботиться о подготовке документов приходится именно заказчику. Ведь это ему (хотя на самом деле не только) нужно оправдать свои затраты — например, перечисление денег на карту самозанятому.

Без закрывающих документов расходы нельзя провести не только для налогового, но и бухгалтерского учета. При этом заказчик может пострадать и с других сторон.

Пример. Вы нанимаете самозанятого, чтобы создать витрину в своем интернет-магазине. Стоимость работ — 100 000 рублей. Вы принимаете работу и оплачиваете ее, в ответ ждете от исполнителя чека, но его нет. Пытаетесь дозвониться, пишете сообщения, а в ответ — игнорирование. Может он уже занят другим заказом и не хочет отвлекаться, может уехал за границу или просто решил дальше не общаться. Но вам то нужно подтвердить, что вы перевели деньги не просто так. А тут еще при проверке оказалось, что самозанятый на самом деле простой «физик» и стал он таким как раз перед переводом ему оплаты — снялся с регистрации. Ага, вот и причина, почему не берет трубку и не присылает чек.

Теперь у вас сразу несколько проблем:

1. Перевод денег физлицу — с него необходимо уплатить страховые взносы и сообщить в ИФНС о невозможности удержать НДФЛ — доход то уже выплачен.

2. Физлицо нужно включить в отчеты — РСВ, 6-НДФЛ, СЗВ-М. Если они за период сотрудничества уже сданы — подать корректировки.

3. Отсутствие оправдательных документов не позволит на 100 000 рублей уменьшить расходы для целей налогообложения. Если у вас УСН «Д-Р», то вы потратите лишние 15000 налога (100 000 * 15%).

4. Если деньги были перечислены не со счета, а выданы под отчет сотруднику для расчета, например, менеджеру или руководителю, то у ответственного лица эти подотчетные деньги «зависнут» — подтверждения, что он их потратил, куда следует, нет.

5. Взыскать какие-либо убытки или возместить свои расходы с физлица вы не сможете, ведь у вас нет договора.

Так что отсутствие документов может обернуться не только одной проблемой.

Давайте просто ЭДО подключим! Или нет?

Если у вас сотрудничество с физлицами носит массовый характер, например, вы привлекаете SMM-специалистов для продвижения своих товаров в соцсетях или ведете сайт, блог, тексты для которого пишут копирайтеры, или нуждаетесь в постоянных услугах перевозчиков, курьеров в разных районах, регионах для доставки. Тут самое простое — вспомнить о подключении ЭДО.

Электронными документами можно обмениваться быстро, они защищены, электронные подписи (ЭП) — аналоги собственноручных. Ура! Выход найден!

Не тут-то было.

Вот такие они физлица — великие нехочухи. Для них то, напомним, цель — получить расчет за работу. А документы — они нужны в первую очередь вам.

Конечно, если вы готовы долго работать с выбранным исполнителем, можете ему возместить все расходы, но он может просто не захотеть куда-то идти, и что-то там оформлять. Что же теперь, насильно заставлять контрагентов переходить на ЭДО и получать электронную подпись?

На самом деле все гораздо проще — для подписания документов, по соглашению сторон, можно использовать простую электронную подпись — ПЭП. А для подключения к сервису ЭДО не надо никуда ходить — он сам придет к вам всего за 15 минут и онлайн.

Сервис LightDoc был специально разработан так, чтобы подключение к нему было максимально быстрым, простым и комфортным как для заказчика, так и для исполнителя.

• Никакого долгого обучения — посмотрите несколько минут обучающего видео и все — вы готовы к работе.
• Никаких сложных подключений — для начала работы с сервисом потребуется 15 минут, все можно сделать просто зайдя на сайт.
• Вы можете заранее подготовить шаблоны: договоров, актов, других документов и затем просто загружать и отправлять их исполнителям для подписания. Кстати, документы можно рассылать даже массово. Ваши контрагенты также могут присылать вам и свои варианты документов.
• Любого новичка подключить к работе очень просто — ему нужно зарегистрироваться онлайн и подтвердить свою личность с помощью паспорта.
• Не нужно получать ЭП на флэшке — ПЭП генерируется внутри сервиса.
• Сохраняется юридическая значимость документов.
• Можно отслеживать статус документов, находить нужные в архиве, выгружать их и распечатывать.
• Можно интегрировать сервис LightDoc в свою бухгалтерию по API и автоматически отправлять и получать подписанные документы.

А как насчет контрагентов-юрлиц или внутреннего документооборота?

LightDoc подойдет и для обмена документами с другими контрагентами. Кстати, в отличие от привычного ЭДО, когда надо заключать договор с оператором, или настраивать роуминг и ждать, когда все подключат, как надо — здесь ваше ожидание займет ровно столько времени, сколько нужно контрагенту для просмотра видео (15 минут) и регистрации (10 минут) —полчаса и вы готовы работать.

Внутренний документооборот через LightDoc облегчит подписание кадровых документов, например, заявлений на отпуск или приказов на командировку. Можно также обмениваться документами со своими подразделениями, филиалами, между отделами — складом и бухгалтерией, например.

А что делать, если контрагент или сотрудник не соглашается?

Обычно виной тут не упрямство, а просто недоверие к чему-то новому. Типичные причины:

• Не хочу давать личную информацию. Сюрприз — для заключения договора с физлицом все равно нужны паспортные данные, ФИО, ИНН. В некоторых случаях (если «физик» — не самозанятый) еще и СНИЛС. Так что поделиться сокровенным все равно придется.
• Боюсь, что данные куда-то сольют. Во-первых, в каждой организации и у ИП должен соблюдаться порядок работы с персональными данными, этого требует закон. Во-вторых, в LightDoc данные шифруются при передаче — так мы защищаем их от перехвата третьими лицами. Также в сервисе встроена многократная система защиты от взлома и вирусов, а для хранения документов используются защищенные сервера, где информация также кодируется.
• Это займет много времени, надо что-то настраивать, подключать — об этом мы уже рассказали выше. Вашему контрагенту придется потратить не более получаса на подключение и это с учетом обучающего видео на 15 минут.

Страхи сотрудников обычно связаны с тем, что в их работе все изменится. И это действительно так: будет меньше бумаги, документы будут быстрее согласовываться, не придется бегать из отдела в отдел с одной бумажкой, чтобы получить подписи всех ответственных лиц, счета или акты можно будет рассылать нажатием кнопки. Бухгалтеры, это мы вам сейчас подмигнули ;)

Готовы начать работу?