Когда нужны работы по восстановлению бухучета?

Восстановление бухучета необходимо, чтобы вернуть контроль над делами компании. В каких ситуациях восстановление бухгалтерского учета обязательно? Каков порядок проведения и исправления учетных данных? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в статье.

Для чего требуется восстановление бухучета?

Бухучет обязаны вести все хозсубъекты, за исключением лиц, поименованных в п. 2 ст. 6 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Перечислим основные задачи бухучета.

Своевременное обеспечение руководства предприятия и заинтересованных лиц подробной и достоверной информацией о состоянии дел фирмы. Без такой информации руководителям крайне сложно принимать эффективные управленческие решения.
Обеспечение взаимодействия с контрагентами компании, включая представление информации о своем предприятии для принятия контрагентами управленческих решений. Хороший пример — представление данных банкам для получения кредитов или инвесторам для привлечения инвестиций.
Обеспечение легальности работы предприятия, в том числе: корректного исчисления и уплаты налогов и сборов; соответствия всех транзакций предприятия действующему законодательству; представления достоверной информации в государственные надзорные и статистические органы.

Отсутствие такого обеспечения может привести к серьезным проблемам как в деятельности предприятия, так и в самой возможности его существования. Кроме того, невыполнение требований грозит санкциями в отношении лиц, ответственных за ведение бухучета предприятия.

Центр обучения «Клерка» приглашает вас на бесплатный вебинар о том, как первичка может спасти компанию от претензий. Встречаемся 6 октября, записывайтесь.

Для выполнения перечисленных задач бухучет должен вестись:

на непрерывной регулярной основе;
с обеспечением полноты и оперативности данных;
с обязательным документированием всех фактов финансово-хозяйственной деятельности.

Если в силу каких-либо причин такое ведение учета было нарушено (или утрачены данные), информацию следует восстановить. По возможности в том виде, в каком она была бы, если бы нарушений (утрат) не было.

Распространенные ситуации, когда требуется восстановление бухучета

Восстановление бухучета — комплекс мер, направленных на приведение бухгалтерского и налогового учета в полное соответствие законодательным нормам.

Ситуации, при которых обязательно нужно выполнять восстановление бухучета, являются достаточно типовыми и распространенными. Но это не умаляет важности процесса восстановления.

Когда выявлена некомпетентность лиц, отвечающих за ведение бухучета в компании. Причем это необязательно только руководитель бухгалтерии — просчеты и ошибки, искажающие данные бухучета, могут допускать и рядовые специалисты или подразделения. В этом случае необходимо проводить сначала ревизию, а затем восстановление данных.
Когда лица из администрации предприятия, в том числе отвечающие за ведение бухучета, привлечены к уголовной ответственности.
Когда выявлены существенные искажения бухгалтерских данных и/или искажения информации, содержащейся в первичных документах.
Когда бухучет в течение некоторого периода времени не велся. Такая ситуация довольно часто встречается на российских малых и микропредприятиях. Если один специалист отвечал за весь объем работ по бухгалтерскому и налоговому учету и по каким-либо причинам покинул компанию, руководители часто не торопятся искать другого. Еще пример такой ситуации: физик, зарегистрировавшись в качестве предпринимателя в ФНС на упрощенке, не вел учет доходов, а в последствии из-за превышения лимита утратил возможность применения спецрежима, автоматом перейдя на общую систему.
Когда первичка и бухгалтерские регистры утрачены. Обычно в силу чрезвычайных обстоятельств: кражи, пожара и т.п.

В соответствии со ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, документы бухучета подлежат хранению в порядке, установленном нормативами по государственному архивному делу. За отсутствие документов ответственность несет руководство организации (ст. 7 закона № 402-ФЗ).

Аналогичные нормы присутствуют и в НК РФ, например, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК устанавливает порядок хранения документации, необходимой для исчисления и уплаты налогов, а ст. 110 НК описывает признаки налоговых правонарушений, к которым может относиться и отсутствие документов бухучета.

Во избежание дополнительной ответственности в случае утраты документов руководству необходимо назначить комиссию по расследованию причин утраты (и поиску виновных лиц) и при необходимости привлечь к разбирательству органы следствия, пожарного надзора и иные компетентные органы. Утрата документации оформляется специальным актом, заверенным членами комиссии по расследованию и представителями привлеченных госорганов.

Этапы восстановления бухгалтерского учета

Чтобы привести бухгалтерский и налоговый учет в соответствие с законодательством, следует:

провести комплексный анализ бухгалтерского и налогового учета, а также первичных документов с целью определения масштабов работ;
составить план проведения работ;
восстановить первичные документы и внести информацию в налоговые и бухрегистры;
провести сверку с контрагентами и фискальными органами;
в случае необходимости подать уточняющие декларации с корректными данными;
уплатить недоимки по налогам, штрафы и пени.

Если руководитель компании вместо самостоятельного восстановления учета предпочел услуги аудиторских фирм, то по окончании работ специалисты предоставляют отчет о проделанной работе с предложениями по оптимизации бухучета.

Как быть, если документы восстановить нельзя?

Иногда случается так, что часть утраченных (отсутствующих) документов восстановить нельзя. Например, если контрагент, у которого можно запросить дубликаты тех же счетов-фактур за восстанавливаемый период, успел ликвидироваться.

В таких случаях вопрос разделяется на 2 части:

как отразить данные по невосстановимой документации в отчетности, используемой для принятия управленческих решений?
как урегулировать вопрос с утратой документов с контролирующими органами?

И если в части управленческих сведений возможны варианты (например, расчетные показатели или использование данных третьих лиц, таких как аудиторы контрагентов), то в части отношений с налоговыми и аналогичными органами порядок действий всегда один:

О невозможности восстановить документы нужно сразу же уведомлять налоговую и другие госорганы (например, ПФР, если дело касается сведений о занятости и доходах сотрудников). При этом уведомление следует подкреплять оформленным актом и подтверждениями третьих лиц (например, справкой из пожнадзора о пожаре). Также следует представить подтверждение того, что документы восстановить невозможно (например, подтверждение ликвидации контрагента).
Подобные дела контролирующие органы всегда рассматривают в индивидуальном порядке. Однако следует иметь в виду, что отсутствие первичных документов почти наверняка приведет к необходимости пересчета налогов за тот период, за который не получается сделать восстановление. Например, при отсутствии счетов-фактур от ликвидировавшегося поставщика придется исключить из расчетов НДС, ранее принятый к вычету по этим счетам-фактурам.

Итоги

Работы по восстановлению бухучета требуются, если в силу каких-либо причин у предприятия отсутствуют первичные документы и регистры учета за период. При этом восстановление бухучета преследует несколько целей, включая необходимость хранения документов для представления контролирующим органам.