Как добиться единой версии правды по разным видам учета

Законы и рыночная ситуация способствуют сближению бухгалтерского, управленческого и МСФО-учета. Об этом говорят и последние изменения в федеральных стандартах БУ, и запрос крупного бизнеса на быстрое получение качественной отчетности, чтобы принимать решения в нестабильных ситуациях.

Разбираемся, почему компаниям так важна «единая версия правды» и как должна выглядеть схема учета после сближения.

Немного теории

Почему учеты разные? У отчетности несколько групп пользователей. Их требования разнятся и нередко противоречат друг другу. Из-за этого данные в оборотно-сальдовой ведомости и факте бюджета «разъезжаются».

ФНС и регуляторам требуется аналитика в рамках налогового учета.
Бухгалтерия работает с отчетностью, которая тоже регламентируется законодательством, но имеет больше вариаций подстройки под бизнес.
Менеджмент редко использует бухгалтерскую отчетность в качестве цифр для принятия решений, для этого существует управленческий учет (УУ). В нем содержится самое большое количество аналитик. Есть отличия и в учетных принципах: они касаются признания выручки, затрат, которые включаются в себестоимость. УУ содержит различные метрики, индикаторы и другие показатели для бизнеса, обеспечивает факторный анализ.
Акционерам, собственникам, банкам требуется учет по международным стандартам финансовой отчетности (МСФО). С ним можно привлекать внешние инвестиции в иностранных финансовых организациях, все чаще отчетность по МСФО требуют и российские банки. По сравнению с УУ в этом учете меньше аналитик, но принципы формирования отчетности по МСФО обеспечивают доверие, особенно если она аудируется.

Финансовым подразделениям приходится обслуживать каждый из этих учетов, работать с разницами и корректировками. Подобная ситуация наблюдается во многих российских компаниях.

Что может быть триггером для сближения разных видов учета?

Проекты Fast Close

Fast Close — это набор процедур для быстрого закрытия отчетного периода. Как правило, компании приходят к нему, когда планируют выход на IPO, интеграцию на международные рынки, привлечение инвестиций или кредитных средств.

В подобных случаях акционерам, собственникам и топ-менеджерам нужно получать данные по управленческому и МСФО учету очень быстро — не на 30-й день после закрытия периода, а на 10-й, а в идеальной ситуации — на второй или третий.

Смена ключевых пользователей отчетности

Инициатор сближения — новая команда топ-менеджмента. Ключевые пользователи хотят получать качественную аналитику как можно скорее, чтобы принимать управленческие решения: стратегические, к примеру, расширить или сократить деятельность, ввести новые продуктовые группы, так и тактические — изменить подход к ценообразованию, ввести систему скидок для ключевых клиентов.

Недоверие к отчетности

Когда в отчетности есть расхождения, финансовые подразделения вынуждены ежемесячно и каждый период объяснять, почему цифры по себестоимости, выручке и другим показателям разнятся. У ключевых пользователей постепенно пропадает доверие к такой отчетности, тем более если есть «необъяснимые» расхождения.

Новые требования

Переход на новую модель учета даёт бизнесу больше метрик и аналитик, ускоряет подготовку отчетности с меньшими затратами.

Это важно, например, когда компания открывает дополнительный канал продаж, добавляет франчайзинговую сеть.

Преимущества сближения

Каждая корректировка в учете стоит денег: кто-то должен ее обслуживать и контролировать. Это трудозатраты сотрудников, время, лицензии, мощности, оборудование. К тому же, чем больше корректировок, тем больше ошибок, что делает отчетность недостоверной.

Главная цель сближения — свести количество корректировок к минимуму. За счет этого ускорится процесс формирования отчетности: финансовой службе не нужно будет трижды считать себестоимость, достаточно сделать это один раз, и информация будет одинаковой для бухгалтерского и управленческого учёта, МСФО.

К отчетности, в которой нет необъяснимых разниц, больше доверия. У финансистов высвобождается время: вместо рутинных операций они могут заняться анализом, поиском закономерностей, трендов, формированием выводов для руководства — в общем, полезной аналитической работой.

Еще одно ощутимое преимущество — сближенные корректировки гораздо проще и дешевле автоматизировать, чем каждую по отдельности. Допустим, у компании 50–70 корректировок, оцифровка всех их выльется в большой бюджет. Снизив количество, к примеру, до 5, получится значительно сократить проектные затраты.

Поддерживает ли государство сближение

Законодательство идет большими шагами в сторону сближения РСБУ и МСФО. Это подтверждают новые и старые стандарты:

Появилась возможность начисления расходов без подтверждающих документов.
Если компания ведет учет по МСФО, то ей разрешено руководствоваться международными стандартами и для дочерних и зависимых обществ.
Принят новый стандарт по оценочным обязательствам, и по сути, это условные начисления с ограниченным применением.
Под IFRS 16 (финансовая аренда) разработан ФСБУ 25/2018, который сближает этот участок бухгалтерского учета с МСФО.
На смену действующему Положению о бухгалтерском учете 5/01 «Учет материально-производственных запасов» пришел новый стандарт ФСБУ 5/2019 «Запасы». С 1 января 2022 года утратит силу ПБУ 6/01 «Учет основных средств» и начнет действовать ФСБУ 6/2020. В основе новых стандартов лежит МСФО.

Думаем, что в ближайшие пару лет мы увидим выпуск новых стандартов, которые еще сильнее сблизят бухгалтерский и учёт МСФО и, разумеется, это найдет отражение в типовых релизах ИТ-систем.

Как сблизить участки учета

Все чаще управленческий учет и МСФО сближаются полностью, при этом аналитики первого становятся частью плана счетов второго. Что это значит технически? Это единый план счетов для управленческого и МСФО-учетов. С него выводятся все необходимые аналитики УУ на балансовые счета. И с него также собирается МСФО-отчетность. Таким образом устраняются все разночтения в порядке признания выручки, затрат, активов, задолженностей. Это позволяет вести оба вида учета в одном комплекте проводок.

С подобной ситуацией столкнулась сеть лабораторий «Инвитро»: с ростом бизнеса компания решила оптимизировать процессы формирования корпоративной отчетности. Как это часто бывает, подготовка информации требовала больших трудозатрат финансового блока.

Компания разработала методологию, определила точки сближения учетов, проработала необходимые разрезы аналитик: по центрам финансовой ответственности, сегментам, каналам продаж, подразделениям. Для сближения УУ и МСФО реализовала единый план счетов, унифицировала операции.

Также «Инвитро» консолидировала данные подразделений из Беларуси, Казахстана и Украины. Для этого разработала мэппинги — настройку соответствий планов счетов и аналитик иностранных подразделений — на единые стандарты компании.

Чтобы ускорить загрузку и трансляцию данных в системе на единый управленческий план счетов, компания использовала механизм многопоточной обработки. Это помогло ускорить скорость расчетно-технических операций по всей группе в три раза.

Следующий уровень — сближение бухгалтерского учета с управленческим, который в свою очередь сближается с МСФО. Это сложная операция, поскольку бухучет довольно консервативен — любой документ должен подтверждаться фактом (бумажным носителем). Тем не менее, разрешено делать условные начисления по нормативным затратам, графикам, по дополнительным данным из системы. Например, по стоимости перевозки между конкретными точками в логистике, включению транспортно-заготовительных расходов в себестоимость продукции. Это все в бухгалтерском учете можно использовать для сближения с управленческим и МСФО.

Что важно: сближение РСБУ с УУ и МСФО может вызывать расхождения с налоговым учетом, в котором нельзя делать условные начисления. Но это вполне решаемая проблема — современные системы позволяют автоматически обслуживать подобные разницы.

Какие корректировки сближаются

Для сближения выделяются все хозяйственные операции, по которым могут быть разницы. У одних компаний их 40, у других — 250. Нужно проверить на возможность сближения каждую хозяйственную операцию. Приведем наиболее частые примеры.

Себестоимость SKU

Считать себестоимость трижды затратно, это влияет на сроки закрытия и «съедает» мощности. Какие корректировки важно сблизить?

Статьи затрат, которые ложатся в себестоимость продукции или услуг. Они должны быть одинаковыми для всех видов учета.
Момент признания затрат. Если какие-то транспортно-заготовительные расходы нужно видеть в структуре прямой себестоимости, то можно сразу же начислять их в бухгалтерском учете. И эта уже посчитанная себестоимость будет транслироваться в остальные виды учета.
Принцип расчета. Иногда себестоимость в бухгалтерском учете считается котловым методом, а в управленческом учете — по FIFO или средней себестоимости. Такие данные никогда не сойдутся, а просчитывать для каждой SKU слишком сложно. Нужно выбрать единую модель, считать по ней лишь единожды и в таком виде транслировать на остальные виды учета.
Прямые и распределяемые расходы. Необходимо определить, что включается в себестоимость. Войдут ли в ее структуру, например, складские операции, доставка до клиента, таможенные операции. Задача — с оглядкой на стандарты РСБУ и МСФО определить единую модель. Для управленческого учета это будет приниматься уже как требование, с учетом всех ограничений.

Выручка

Выручка сближается по статьям и видам. Единым должен стать и момент её признания, и порядок расчета и распределения, если выручка разносится между подразделениями или аналитиками, проектами.

Основные участки учета

Третий блок — это различные участки параллельного учета, которые традиционно формируют разницы. Это учет основных средств и нематериальных активов. В данном случае принимается единый порог признания, момент даты ввода в эксплуатацию, первоначальная стоимость, и, как следствие, единая амортизация. Нередко все равно остаются основные средства, по которым разницы не убрать, но по большинству можно снизить количество корректировок.

Далее — учет финансовых инструментов, в том числе финансовая аренда. Сам регулятор сделал шаги в этом направлении. К IFRS 16 разработал ФСБУ 25/2018, который сближает этот участок бухгалтерского учета с МСФО. Часто это касается и резервов: дебиторской задолженности, оборачиваемости ТМЦ, отпуска, бонусов. По прочим доходам и расходам используется постатейное сближение.

Схема учета после сближения

Компании по-разному строят ИТ-архитектуру, но с точки зрения ядра схема учета после сближения у всех примерно похожа. Модель устоялась и хорошо зарекомендовала себя на рынке.

Первичные документы загружаются из ERP, торговых и биллинговых систем. Часть первички заводится уже непосредственно в ИТ-решении — чаще всего это участки основных средств, банк, касса и т. д. , они относятся к бухучету. Далее все это отражается на плане счетов бухгалтерского и налогового учетов.

Чтобы не сломать НДС и формирование автоматической декларации, лучше оставить планы счетов бухгалтерского и налогового учетов максимально стандартными и вносить изменения только там, где это некритично для регламентированной отчетности.

Даже для ситуаций, когда полностью сближены все участки учета, между бухучетом и МСФО настраивается мэппинг один в один, который наполняется теми же цифрами. На него как раз и выводятся всевозможные управленческие аналитики. Например, из Счета 90 «Продажи» можно получить аналитику каналов продаж, центров финансовой ответственности, проектов.

Аналитику следует брать из первичных документов. При сближении, отражении первичного документа чаще всего должны быть разнесены как минимум все прямые аналитики управленческого учета. Когда получить прямые аналитики невозможно, нужно выполнить реклассификацию через мэппинг или распределить уже на плане счетов УУ и МСФО. В таких случаях выполняются аллокации распределяемых расходов по управленческим аналитикам.

Таким образом, бухгалтерский и налоговый учет остаются практически стандартными. Все аналитики после сближения наполняются на плане счетов УУ и МСФО.

Что дальше?

Для сближения необходимо провести методологические процедуры. При этом методологию нужно еще «подружить» с ИТ.

Нередко компании разрабатывают методологию, а затем подбирают под нее систему. Это чревато риском столкнуться с большим объемом доработок решения, что скажется на стоимости автоматизации.

Поэтому лучше всего сначала выбрать систему. Так вы сможете заложить в методологию все особенности и ограничения решения, а затем успешно «приземлить» ее на ПО. Это снизит стоимость внедрения.