Дистанционная работа в 2021 году: что надо знать бухгалтеру и кадровику?

Удаленка — настоящий тренд нашего пандемийного времени. Разбираем понятие дистанционной работы, порядок перехода на удаленный режим, а также оплату труда и компенсации удаленщикам.

«Три кита» дистанционной работы

Дистанционке посвящена глава 49.1 ТК РФ. Оттуда узнаем условия такой работы:

1. Работодатель и сотрудник заключили трудовой договор или допсоглашение к нему, где прописали, что работник трудится вне территории работодателя временно или на постоянной основе. Удаленщик самостоятельно определяет где, в каком месте ему работать. Работодатель не посещает удаленное рабочее место сотрудника (письмо Роструда от 17.04.21 № ПГ/08368-6).
2. Обе стороны периодически общаются — с помощью интернета или по телефону.
3. Результат работы сотрудника не имеет материально-вещественной формы.

Как оформить переход на дистанционку

В договор о дистанционной работе включите такие пункты:

1. Место выполнения трудовых функций.
2. Постоянный или временный характер работы (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).
3. Период, в рамках которого сотрудник будет работать удаленно (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ).
4. Порядок, по которому стороны обмениваются электронными документами, выходят на видеосвязь (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).
5. Формат и сроки отчетности сотрудника о проделанной работе (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ).
6. Сроки выплаты и суммы компенсаций, которые работодатель обязуется выплачивать работнику за использование личного оборудования и иных средств, необходимых для работы (ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ).
7. Режим рабочего времени и времени отдыха (ч. 1, 2 ст. 312.4 ТК РФ).
8. Порядок предоставления работнику, который трудится удаленно на постоянной основе, отпусков, включая ежегодный оплачиваемый (ч. 4 ст. 312.4 ТК РФ).

Если сотрудник изначально работал по месту нахождения работодателя, а затем его перевели на дистанционный формат, то заключите дополнительное соглашение к трудовому договору и издайте приказ о переводе (ст. 72, ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Как считать зарплату и компенсации удаленщику

Дистанционная работа не основание для снижения зарплаты (ч. 4 ст. 312.1, ст. 312.5 ТК РФ). Все расчеты ведите в стандартном режиме.

При задержке выплат — те же последствия, что и в случае с обычными работниками. В частности, если работодатель задерживает зарплату на срок более чем 15 дней, работник в письменной форме может оповестить работодателя о прекращении трудовой деятельности на период до выплаты долга и компенсации за задержку (ч. 2 ст. 142 ТК РФ).

С согласия работодателя сотрудник может использовать в работе собственное или арендованное оборудование. В таком случае работодатель должен выплачивать работнику специальную компенсацию, а также возмещать расходы, связанные с использованием личных вещей. Порядок выплат пропишите в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре.

Размер компенсации обоснуйте. Также запаситесь документами, подтверждающими стоимость оборудования, срок его полезного использования. Или сумму аренды (письмо Минфина РФ от 12.03.21 № 03-03-06/1/17362).