Сколько стоит сотрудник для работодателя

При планировании бюджета предприятия важно понимать, в какую сумму будет обходиться каждый сотрудник. Для этого надо знать среднюю величину оплат по должности и рассчитать обязательные платежи, которые начисляются с заработной платы.

Рассмотрим, как можно заранее посчитать затраты компании-работодателя на одного сотрудника.

Немного теории

В соответствии с законодательством расходы на сотрудников — это выплаты из фонда оплаты труда. В него входят:

• зарплата;

• оплата отпускных;

• надбавки и премии;

• выплаты за вредные и опасные условия работы;

• налоги за каждого сотрудника.

Величину зарплаты, которую человек получит на руки, определяет руководство предприятия (ее размер не должен быть ниже МРОТ). Отпускные и премии устанавливаются, исходя из размера зарплаты, и не сильно влияют на величину бюджета по оплате труда. А вот налоги и выплаты в различные государственные фонды — это значительная статья расходов компании, которая регламентируется Налоговым кодексом.

Любая организация по отношению к нанятым лицам является:

• налоговым агентом — из выплат сотрудникам каждый работодатель обязан делать отчисления в бюджет;

• страхователем — за каждого сотрудника необходимо выплачивать взносы в Фонд социального страхования (на случай травмы на производстве, декретного отпуска, др.) и Пенсионный фонд.

По всем выплатам работодатель обязан также вести учет и своевременно отчитываться в контролирующие органы. Обязательства по отчислениям и отчетности возникают сразу же после регистрации компании, даже если в штат пока не нанят ни один сотрудник.

Налог на доходы физических лиц

НДФЛ удерживается с заработной платы сотрудника, а также с других выплат, полученных человеком за отчетный период: премий, надбавок к зарплате, др.

Отчисления рассчитываются по таким тарифам:

• 13% от доходов для резидентов РФ с размером зарплаты до 5 млн рублей за год;

• 15% от доходов для резидентов РФ с размером зарплаты более 5 млн рублей за год. Повышенная ставка применяется только к части дохода, превышающей это значение.

• 30% от доходов для нерезидентов РФ.

Прогрессивная ставка НДФЛ действует с 2021 года — теперь работникам на высокооплачиваемых должностях нужно будет делать больше отчислений в бюджет.

Сотрудник может получить ряд вычетов из НДФЛ и таким образом снизить свои налоги. Это, например, вычеты на детей, лечение, обучение, приобретение или постройку дома, др. Чтобы учесть вычеты при расчете налога на доходы физического лица, необходимо заявление от сотрудника и подтверждающие документы — в основном это уведомления от налоговой.

НДФЛ удерживается из заработной платы в момент ее выплаты и перечисляется на счет ФНС не позже следующего дня. При этом по закону работодатель должен платить сотруднику зарплату не менее двух раз в месяц — сначала аванс, затем остаток. НДФЛ удерживается только один раз в месяц — при выплате второй части зарплаты.

Пример

Если при найме работника в зарегистрированную в РФ компанию было оговорено, что он будет получать на руки 40 000 рублей, то:

• официальный размер заработка составит 40 000 13% = 45 200 рублей;

• в бюджет ежемесячно нужно будет выплачивать 40 000 * 13% = 5 200 рублей.

Эти отчисления не относятся напрямую к затратам предприятия на одного работника, поскольку отчисляются из зарплат. С другой стороны, при невысокой зарплате 13%-й налог будет достаточно ощутим, и квалифицированные кадры могут не согласиться работать за такие деньги. 

Страховые взносы

Еще одна обязанность работодателя — отчисления в различные фонды за каждого сотрудника. Такие выплаты уже полностью ложатся на расходы предприятия — по закону вычитать их из зарплат работников запрещено.

За каждого сотрудника надо ежемесячно перечислять определенный процент от дохода:

• 2,9% на случай нетрудоспособности или материнства;

• 22% на пенсионное страхование;

• 0,2 до 8,5% на случай производственной травмы или появления профессиональных заболеваний;

• 5,1% на медицинское страхование.

Эти оплаты обеспечивают всем работникам социальную защиту и право на дальнейшее получение пенсии, пособий по временной нетрудоспособности, различных выплат. Страховые взносы нужно вносить до 15 числа каждого месяца за предыдущий.

Пример

Торговая компания наняла 5 менеджеров с одинаковым месячным окладом — 50 000 рублей. Работодатель должен заложить в бюджет следующие затраты на страховые взносы:

• на случай нетрудоспособности или декретного отпуска: 50 000 рублей х 2,9% х 5 сотрудников = 7 250 рублей;

• на пенсионное страхование: 50 000 рублей х 22% х 5 сотрудников = 55 000 рублей;

• на случай производственной травмы (в торговой компании действует минимальный тариф): 50 000 рублей х 0,2% х 5 сотрудников = 500 рублей;

• на медицинское страхование: 50 000 рублей х 5,1% х 5 сотрудников = 12 750 рублей.

Всего 75 500 рублей.

Сколько нужно платить за одного сотрудника

Рассчитаем, сколько в итоге средств нужно предусмотреть для оплаты труда одного работника.

Если по трудовому договору заработная плата составляет 30 000 рублей, то НДФЛ равен 30 000×13% = 3900 рублей. Если у работника нет оснований для налоговых вычетов, то по итогам месяца он получит 30 000 — 3900 = 26 100 рублей.

Компании-работодателю ежемесячно нужно будет выплачивать за него из своих средств:

• на медицинское страхование 30 000 рублей х 5,1% = 1 530 рублей;

• на пенсионное страхование 30 000 рублей х 22% = 6 600 рублей;

• на случай нетрудоспособности 30 000 рублей х 2,9% = 870 рублей;

• на «травматизм» (для большинства видов деятельности) 30 000 рублей х 0,2% = 60 рублей.

Итого на одного сотрудника в месяц нужно 39 060 рублей.

Также в зависимости от вида деятельности, должности и т. д. нужно заложить расходы на оборудование рабочего места, снабжение расходными материалами, др. Кроме того, по закону работодатель обязан обеспечить работающего удаленно сотрудника необходимым для этого оборудованием. А если работник использует свои технические ресурсы, то ему нужно это компенсировать.

Рискованные способы снижения расходов на сотрудников

За применение откровенно нелегальных схем по оплате труда на компанию налагаются большие штрафы, поэтому многие руководители ищут законные способы оптимизации расходов на фонд оплаты труда. В основном применяются несколько вариантов нестандартных трудовых отношений, каждый из них несет определенные риски. Рассмотрим, в чем они состоят.

Оформление работников как ИП

Это очень популярный способ избежать больших налоговых отчислений с заработных плат. Если при заключении трудового договора работодатель обязан ежемесячно вносить в бюджет 30% от зарплаты, то, например, на УСН «Доходы» величина отчислений равна 6% ежегодные взносы на ОПС и ОМС в сумме 40 874. По факту, такое сотрудничество взаимовыгодно обеим сторонам, однако работник лишается всех предусмотренных государством гарантий на различные компенсации.

Риск применения такой оптимизации затрат в том, что договор с ИП легко признается в суде обычными трудовыми отношениями и переквалифицируется в трудовой договор. Для этого нужны свидетельские показания и небольшой набор доказательств, что человек выполняет свои штатные обязательства на оборудовании или в помещении компании. В таком случае последует доначисление налогов и штраф. Так что подобной схемой лучше вообще не пользоваться.

Заключение договоров гражданско-правового характера

Выгода работодателя здесь в том, что можно сэкономить на страховых отчислениях. Сотрудники на договорах ГПХ не получают гарантий, предусмотренных обычным трудовым договором. То есть работодатель по отношению к сотруднику становится налоговым агентом, но не страхователем.

Этот принцип работает не для любого вида деятельности, например, таким образом нельзя получить авторские права на интеллектуальное имущество и т. д.

Компания, подписавшая с работниками договоры ГПХ, рискует, что при наличии определенных доказательств их переквалифицируют в обычные трудовые договоры. Судебная практика полна таких решений, они выносятся достаточно быстро и за небольшим количеством доказательств. Если это произойдет, то предприятие должно будет уплатить существенные суммы в качестве штрафов и погасить начисленные недоимки в бюджете за все время подобного сотрудничества.

Сотрудники-самозанятые

При применении этого способа компания не нанимает человека в штат, а оформляет с ним отношения как с самозанятым. Самозанятый обязан оплачивать налог 6% от сделки с юридическим лицом, а с компании снимается обязанность по выплате НДФЛ и страховых взносов. Соответственно, никаких гарантий по Трудовому кодексу она тоже не обязана предоставлять.

Налоговики прекрасно знают о таком способе ухода от зарплатных налогов, поэтому быстро отслеживают наличие признаков фиктивного сотрудничества с самозанятым. Это может быть, например, использование человеком конкретного рабочего места на территории компании, ежедневное присутствие в офисе и др. Дела о переквалификации таких трудовых отношений регулярно рассматриваются в суде и решение зачастую выносится в пользу ФНС. На предприятие налагается штраф и обязанность доплатить стрховые взносы и НДФЛ за сотрудника.

Выводы

Величина налоговой нагрузки на каждого работника впечатляет — работодатель из своей прибыли должен вносить в бюджет около 30% от зарплат. Таким образом, специалист, который согласен работать за относительно небольшой оклад в 30 000 рублей «чистыми», в реальности обойдется компании в 43 000 рублей (НДФЛ 13% страховые взносы в сумме 30%). Кроме того, в этих расчетах не учтены затраты на обустройство рабочего места и другие расходы на одного сотрудника.

Многие работодатели прибегают к «серым» схемам или пытаются оформить своих работников как ИП или самозанятых. Но на практике такие способы могут привести к большим штрафам и судебным делам по искам от налоговиков.