ЭДО

Почему вам нужен кадровый ЭДО и что изменил новый закон

В соответствии с Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ положения гл. 2 ТК РФ дополняются новыми статьями, регламентирующими применение электронных документов в сфере трудовых отношений. Посмотрим, что в связи с этим меняется и как организовать кадровый документооборот.
Почему вам нужен кадровый ЭДО и что изменил новый закон

В соответствии с Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ положения гл. 2 ТК РФ дополняются новыми статьями, регламентирующими применение электронных документов в сфере трудовых отношений. Посмотрим, что в связи с этим меняется и как организовать кадровый документооборот.

Закон о кадровом ЭДО — сфера применения

Новая ст. 22.1 ТК РФ «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» определяет, что ЭДО в сфере трудовых отношений — это создание, подписание, использование и хранение работодателем или работником документов, связанных с работой и оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

В других новых статьях ТК РФ — 22.2 и 22.3, прописаны случаи невозможности применения «трудового» ЭДО в силу необходимости составления определенных видов кадровых документов на бумажном носителей. Эти случаи, как следует из рассматриваемой ст. 22.1 ТК РФ, не будут касаться применения:

  • трудовых книжек (обычных и электронных);
  • актов о несчастном случае на производстве;
  • приказов (распоряжений) об увольнении;
  • документов о прохождении инструктажей по охране труда.

«Трудовой» ЭДО будет законным при условии применения какой-либо из нижеследующих информационных систем:

  • платформы «Работа в России»;
  • Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА), применяемой на Госуслугах;
  • корпоративной информационной системы работодателя, соответствующей требованиям законодательства.

При этом создание, подписание и представление работодателю электронных документов (как и получение их от работодателя и ознакомление с ними) должно будет происходить с помощью:

  • платформы «Работа в России» (доступ к которой обеспечивается в том числе через Госуслуги), если сам работодатель применяет данную платформу в целях осуществления ЭДО;
  • информационной системы работодателя, если применяется она.

Забирайте скорее бесплатный вебинар «Клерка» о подробностях кадрового ЭДО и о том, как бухгалтерам придется перестроить работу в 2022 году: вебинар уже завтра, записаться можно здесь.

Порядок введения кадрового ЭДО

Ст. 22.2 ТК РФ «Порядок ведения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот» предусматривает, что «трудовой» ЭДО не осуществляется по умолчанию: работодатель должен ввести его на основании локального нормативного акта. Каждый работник в срок, установленный соответствующим ЛНА, уведомляется о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО, как и о праве дать согласие на такой ЭДО.

Если согласие от человека не получено, то в рамках отношений с ним применяется обычный бумажный документооборот. Согласие не потребуется, если работник будет наниматься после 31.12.2021 года, не имея к тому моменту трудового стажа.

Взаимодействие работника и работодателя

Ст. 22.3 ТК РФ «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота» устанавливает, что работодатель, использующий при «трудовом» ЭДО корпоративную информационную систему или платформу «Работа в России», по общему правилу обязан использовать усиленную квалифицированную ЭЦП при заключении трудового договора. Работник, использующий те же информационные системы, должен бесплатно получить в распоряжение такую же ЭЦП.

Положениями ст. 22.3 ТК РФ также регулируется предоставление работнику по его запросу документов, связанных с работой (на основании ст. 62 ТК РФ) в электронном виде. Предусматривается размещение таких документов на портале Госуслуг (если он интегрирован с корпоративной информационной системы) либо в Личном кабинете работника на платформе «Работа в России», если она используется работодателем при «трудовом» ЭДО.

Когда применять новый закон

Федеральный закон № 377-ФЗ формально вступил в силу в день подписания (п. 1 ст. 2 закона). При этом, положения ТК РФ, касающиеся взаимодействия платформы «Работа в России» и корпоративных ИС с Госуслугами, подлежат применению с 01.09.2022 (п. 3 ст. 2 закона).

Если работодатель участвовал в эксперименте по внедрению «трудового» ЭДО в соответствии с Федеральным законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ (он завершился 15 ноября 2021), он обязан применять положения закона № 377-ФЗ в трудовых отношениях, которые возникли с 16.11.2021 года. Если участник эксперимента решил по его завершении продолжить использование ЭДО, то у него есть время до 01.07.2022 на проведение необходимых подготовительных мероприятий для реализации положений закона № 377-ФЗ.

Отвечаем на основные вопросы

Что представляет собой ЭДО в трудовых отношениях?

Это создание, подписание, использование и хранение работодателем или сотрудником документов, связанных с работой и оформленных в электронном виде без дублирования на бумаге.

Как в рамках кадрового ЭДО происходит создание, подписание и ознакомление с электронными документами?

С использованием одного из вариантов:

  • платформы «Работа в России»;
  • информационной системы работодателя.

Нужно ли согласие работника на применение в его отношении кадрового документооборота?

Согласие в общем случае нужно. Если согласие не получено, то в рамках отношений с сотрудником применяется бумажный документооборот. Согласие не нужно, если сотрудник без трудового стажа принимается на работу после 31.12.2021.

Начать дискуссию

Бесплатно с Трудовые отношения

Сверхурочные в 2024 году: как оплачивать по новым правилам

Порядок оплаты сверхурочных работ закреплен в обновленной ст. 152 ТК во исполнение поручения, которое дал законодателям КС в постановлении от 27.06.2023 № 35-П. Теперь при оплате сверхурочной работы необходим принимать во внимание все компенсационные и стимулирующие выплаты.

Сверхурочные в 2024 году: как оплачивать по новым правилам

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Бесплатно с Налоговые проверки

Продажа авто учредителю по цене ниже рыночной: сколько доначислят налоговики

Если организация продает самортизированные активы по низкой цене взаимозависимым лицам, ей доначислят налоги. Разбираем судебную практику.

Продажа авто учредителю по цене ниже рыночной: сколько доначислят налоговики

Что будет с интернетом, мобильной связью, Почтой России, электронными услугами, ИТ: заявления Минцифры

Максут Шадаев перед утверждением на должность министра цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ назвал основные направления работы и какие вызовы стоят перед Минцифры.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Новое приложение «Ситидрайва» удалили из App Store

Уже установленные приложения будут работать на iOS. Пользователям рекомендуют отключить функцию «Сгружать неиспользуемые».

Платись, платись большая и маленькая: независимо от размера зарплату нужно платить два раза в месяц! 💰«Ночной бухгалтер» № 1684

Даже если ваш сотрудник на неполной ставке получает зарплату размером в несколько тысяч рублей, ее нельзя платить один раз. Даже сотрудник просит. Так Роструд сказал.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Расценки на техобслуживание газового оборудования, возможно, будет устанавливать государство

Регионы предлагают ввести государственное регулирование стоимости услуг по техобслуживанию газового оборудования.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Обменники крипты: как выбрать подходящий

Сегодня купить и продать криптовалюту* в России можно несколькими способами: через криптовалютные биржи, P2P-сервисы, криптоматы и обменники, работающие онлайн и офлайн. Последний вариант позволяет проводить сделки анонимно – без отправки своих персональных данных и платежных реквизитов.

Обменники крипты: как выбрать подходящий

Можно ли выдать за раз маленькую зарплату, как оплачивать переработку в командировке, на ГПД положен стандартный вычет. 3 важных разъяснения для бухгалтеров по зарплате

Собрали полезные разъяснения Роструда и Минфина по расчетам с работниками.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Приобретение лицом из недружественного государства доли (акций) в российской компании (ООО или АО) в 2024 году

Необходимо ли получать разрешение подкомиссии, если лицо из недружественного государства хочет стать участником (акционером) российской компании (ООО или АО). Какие требования предъявляются к данным сделкам (операциям).

Зарплата

Выделено финансирование на увеличенные выплаты педагогам

Правительство направит более 8 млрд рублей на увеличенные выплаты классным руководителям и кураторам.

IT-компании

Нидерландская компания Yandex сменит свое название до 31 июля

До 31 июля иностранная организация продаст остаток акций, перестанет использовать бренды российской компании «Яндекс» и сменит название.

Проверки ФАС

ФАС рассказала, как, где и на что контролирует цены

Контроль ценообразования на социально значимых рынках остается для Федеральной антимонопольной службы приоритетной задачей.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

В России нашли фейковый магазин приложений Play Market

Специалисты по изучению киберпреступлений предупредили об опасном магазине приложений для смартфона. В файлах содержатся вирусы, которые могут украсть личные данные и деньги.

Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: искусственный интеллект защитит смартфон от кражи, в Петербурге будут следить за курильщиками, а в TikTok появятся часовые видео

Подготовили обзор главных событий дня — 17 мая 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Малый бизнес получил 130 млрд рублей по программе «1764»

По льготной ставке 13,4% годовых финансирование привлекли представители МСП из сферы гостиничных услуг, обрабатывающих производств, сельского хозяйства, а также транспортные компании и склады.

С 2025 года социальный заказ будет работать во всех регионах

Экспериментальный механизм социального заказа оказался успешным, поэтому Минфин утвердит его на постоянной основе. К участию присоединятся все регионы РФ.

Модульбанк запустил оценку юридического риск-профиля клиентов

Модульбанк запустил новый сервис по оценке юридического риск-профиля бизнеса на базе направления Модульюрист. Сервис подойдет для продавцов на маркетплейсах, производственных компаний и других типов бизнеса.

Экономика России

Росимуществу передали две рыбопромышленные компании

Суд национализировал две компании из Владивостока по добыче рыбы. Их договоры с Росрыболовством признали недействительными.

Когда сотрудник не хочет уходить: как уволить скандального работника

Увольняя сотрудника за прогулы, хамство и пьянство, вы всегда рискуете. Он может добиться возвращения по суду, и вам придется выплатить штраф — а сотрудник и дальше будет вести себя так же. Разбираемся, как обосновать увольнение и правильно оформить документы.

Когда сотрудник не хочет уходить: как уволить скандального работника

Интересные материалы

😏 КС РФ: затянувшаяся налоговая проверка не продлит срок взыскания. Но есть неприятный нюанс, поясняет налоговый юрист

Если налоговые инспекторы нарушили сроки проведения проверок, то это не изменит порядок исчисления сроков на взыскание налогов, пеней и штрафов.