Как оценить эффективность работы отдела закупок?

Бизнес обычно ведёт два основных вида деятельности: закупочную и сбытовую. Поговорим о первой.

Итак, в разных компаниях закупочная деятельность организована по-разному:

где-то она ведётся по остаточному принципу в нагрузку административно-хозяйственному персоналу;
а где-то есть целые департаменты, которые разрабатывают специальные документы и правила для закупок.

Поскольку закупки напрямую сопряжены с издержками организации, они играет стратегическую роль в общей эффективности компании.

Известный факт: предприятия с сильными отделами закупок опережают конкурентов по своим финансовым показателям. Причина проста проста: такие компании могут оптимизировать «полезные издержки» и сокращать «вредные издержки». «Полезные издержки» — это те, которые жизненно важны для будущего роста бизнеса; «вредные издержки» же отвлекают финансовые ресурсы и препятствуют их оптимальному использованию.

О том, какие существуют требования к закупочной деятельности российских госкомпаний, расскажем в статье.

Общие правила

Закупки госкомпаний регулируются на законодательном уровне отдельным федеральным законом № 223-ФЗ. Он носит рамочный характер, то есть устанавливает общие границы, в которых компании с госучастием могут довольно свободно действовать, выработав собственное Положение о закупках (ПОЗ).

Такие положения есть у РЖД, «Почты России», Ростелекома, Росатома, Ростеха, Росавтодора и всех госкомпаний, это их обязанность.

Поскольку госкомпании являются крупнейшими рыночными игроками, совокупные закупки которых по итогам этого незавершённого года составляют 16 трлн рублей, их закупки должны подчиняться определённым принципам и правилам.

Принципы закупок по законодательству

Разберем принципы для закупок, которые устанавливает закон.

Принцип информационной открытости

О проводимых закупках госкомпаний должен знать широкий рынок и иметь равный доступ к участию в них.Поэтому такие закупки размещаются на электронных площадках, у которых сотни тысячи пользователей.

Формируемый госкомпаниями спрос позволяет функционировать большому числу предпринимателей из разных уголков страны.

И хотя не все закупки госкомпаний проходят в полностью электронной форме, топ-20 таких игроков однозначно к этому стремятся.

В среднем порядка 80% закупок по 223-ФЗ проводятся в электронной форме.

Принцип равноправия, справедливости, отсутствия дискриминации и необоснованных ограничений конкуренции по отношению к участникам закупки

Большие бюджеты привлекательны для многих, для госкомпании как для организатора торгов важно позволить всем подходящим участникам поучаствовать в закупке.

При этом все участники должны находиться в равном положении относительно друг друга вне зависимости от истории сотрудничества с организатором торгов.

Принцип целевого и экономного расходования денежных средств

Поскольку госкомпании — это организации с более 50% участия государства, а значит, их закупки происходят за счёт бюджетных средств, то их расходование должно быть максимально эффективным.

Приобретение товаров, работ, услуг (ТРУ) должно производиться по наименьшей цене с учётом обеспечения нужного уровня качества.

Кроме того, все закупки должны носить целевой характер в соответствии с целями бюджетных документов.

Принцип не ограничения допуска

Совершая любую закупку, заказчики составляют большой документ, который называется техническая документация. В нём помимо подробного описания закупаемых ТРУ указываются критерии потенциальных участников. Закон регламентирует важный момент: среди таких требований не должно быть неизмеряемых требований, то есть тех, у которых нет объективных критериев.

Установленного определения у этого термина нет, однако практический подход к этому принципу сформирован.

Все указанные в закупочной документации требования к участникам должны быть формализованы, однозначно поняты всеми участниками и такие требования должны быть документально подтверждены. Примером неизмеряемых требований может быть, к примеру, отсутствие негативной информации в отношении деловой репутации участника, если критерий «негативности» детально не прописан.

Критерии эффективности закупок

Помимо общих принципов, которыми должны руководствоваться в своей закупочной деятельности заказчики, мы рекомендуем анализировать ряд конкретных показателей как критериев оценки эффективности своей работы.

Уровень конкуренции в закупках

Чем выше уровень конкуренции в закупках, тем эффективнее работают закупочные службы и тем лучше результат закупки. Экономические законы никто не отменял: высокий уровень конкуренции ведёт к справедливому ценообразованию.

Безусловно, есть олигополистические отрасли, но в большинстве своём закупки должны быть конкурентными, то есть участие в них должны принимать больше 1 поставщика.

Некоторые эксперты говорят о том, что конкуренция в закупках не должна измеряться только количеством участников. Готовность потенциального поставщика снизить цену может быть высокой в закупке с тремя участниками, и низкой в закупке с девятью участниками.

Экономия денежных средств

Это показатель отношения цены заключённого контракта в результате закупки к указанной начальной максимальной цене.

Казалось бы, чем выше этот показатель, тем эффективнее работает закупочная служба. Однако это не совсем так, ведь заказчики определяют начальную цену договора на основании рыночных цен или предыдущих закупок. Таким образом, при высокой экономии напрашивается вывод, что, либо неверно были выставлены рыночные цены, либо прошлые закупки осуществлялись по завышенной цене.

И то и другое — не очень хорошо. Поэтому процент экономии в норме должен находиться в пределах 5-10%.

Точность расчёта начальной максимальной цены договора (НМЦД)

Этот критерий вытекает из предыдущего. Обычно заказчики из года в год закупают примерно одинаковые позиции с небольшим отклонением.

Следовательно, они должны хорошо знать свои рынки и ценообразование на них. Следить за влиянием инфляции и учитывать её при публикации извещений.

Во многих госкомпаниях организована серьёзная аналитическая работа по сбору информации о характеристиках необходимых ТРУ, изменении цен, ключевых игроках, прогнозах.

Доля закупок у субъектов МСП

За последний год большое внимание на государственном уровне уделяется объёму закупок у субъектов МСП.

Для госкомпаний обязательная доля таких закупок со следующего года составит 25%. Эти закупки заказчик планирует в плане закупок на следующий год в предыдущем: выбирает, какие закупки будут предложены только участникам среди субъектов МСП.

В первую очередь, такая мера нацелена на поддержку малого бизнеса как основу экономического роста страны, особенно истощённого за последние 1,5 года.

Взаимодействие между ответственными отделами

Закупка — это сложный процесс, в который требуется вовлечение многих отделов компании: экономического (для планирования и расчёта), маркетингового (для выстраивания стратегии продвижения), юридического (для согласования законности корпоративных действий) и других.

Отсутствие необходимого звена в этой цепочке может полностью обнулить результат закупки: будет закуплено не то, неподходящего качества, в процессе закупки поступят жалобы от участников и так далее.

Негативные показатели закупок

Среди таких показателей есть два наиболее важных:

высокая доля несостоявшихся закупок;
высокая доля отменённых процедур.

Несостоявшейся считается конкурентная закупка, в которой не было подано ни одной или была подана только одна заявка от участника. Причин у такой закупки может быть несколько: неверно прописанные или избыточные требования к участникам закупок, непривлекательная, заниженная цена закупки, сложный предмет закупки.

Отменённая процедура — это размещённая закупка, которая отменена заказчикам по каким-то причинам. Такую отмену можно сделать не позднее, чем за 5 дней до окончания срока подачи заявок.

Причины у отмены процедур могут быть разные: отсутствие необходимых денежных средств, изменение потребности в закупаемых ТРУ, форс-мажор и другие.

Наличие большого числа запросов на разъяснения к закупке

На практике у любого потенциального участника есть возможность подать 3 запроса на разъяснения до момента подачи своей заявки. В среднем, участники пользуются такой опцией единожды. Если же заказчик по своей закупке получает большое количество таких запросов — это означает только одно: техническое задание написано неграмотно, оно непонятно участникам.

В госкомпаниях с большой историей проведения закупочных процедур уже есть свои шаблоны технических заданий, выработанные на основе разнообразного и длительного опыта, а вот новичкам такие шаблоны необходимо разработать.

Наличие жалоб в УФАС

Нежелательный результат проведения закупочной процедуры — это подача жалобы в УФАС потенциальным участником. Причиной такой жалобы могут стать ошибки в документации к закупке. По итогам рассмотрения жалобы УФАС выносит решение и предписание сторонам жалобы.

Негативным показателем работы закупочной службы будет большое количество таких жалоб за период или применение административных санкций к заказчику по итогам таких жалоб.

Количество незаключённых или неисполненных договоров

Даже после вынесения решения УФАС в пользу инициатора жалобы, закупка может состояться при условии устранения причин жалобы. А вот крайний случай результата закупки — это отказ победителя от заключения договора или ненадлежащее им исполнение договора.

В первом случае причин может быть несколько: длинный цикл закупки и низкая маржинальность закупки для участника в итоге; дефицит необходимого товара или невозможность найти компромисс с заказчиком по каким-то вопросам закупки. Во втором случае единственной причиной может быть недобросовестность поставщика, отсутствие системы проверки контрагентов на стороне заказчиков.

Сейчас есть большое предложение сервисов по проверке контрагентов, которые позволят нивелировать подобные риски.

Практику организации закупочной деятельности госкомпании довольно универсальна и может быть адаптирована под себя любым бизнесом из коммерческого сегмента. В ней есть проверенные временем и весьма эффективные инструменты. При этом главный принцип всегда останется непоколебим: любым делом должны заниматься профессионалы.