Как грамотно провести инвентаризацию основных средств

Организации проводят инвентаризацию основных средств для того, чтобы удостовериться в фактическом наличии активов. Ревизия помогает выявить излишки, недостачу, а также причины возможных расхождений с учетом. В нашей статье вы узнаете, как провести инвентаризацию ОС и отразить ее результаты в бухгалтерском учете.

Объекты инвентаризации основных средств

Объектами инвентаризации основных средств выступают всевозможные активы компании, которые предназначены для производства продукции или оказания услуг — при условии, что такие активы соответствуют следующим критериям:

стоимость больше 40 тыс. рублей;
срок полезного использования 12 или более месяцев;
могут приносить доход в будущем;
приобретены с целью получения дохода, а не для перепродажи.

Конкретный перечень проверяемых объектов определяют при каждой ревизии.

Важно учесть, что в состав проверяемого имущества входят не только собственные, но и арендованные основные средства, а также имущество, находящееся на ответственном хранении.

Объекты основных средств, которые в момент инвентаризации находятся вне местонахождения учреждения, инвентаризируются до момента их временного выбытия.

Порядок проведения инвентаризации основных средств

Порядок проведения инвентаризации регламентирован Приказом Минфина РФ от 13.06.95 № 49. Так, по правилам основные средства нужно инвентаризировать не реже чем один раз в три года. Но можно проверять их и чаще, например, ежегодно перед тем, как составить годовую бухгалтерскую отчетность.

Также можно распределить основные средства по группам и ежегодно, в пределах трехлетнего периода инвентаризировать только часть объектов.

Точные сроки проведения ревизии компании устанавливают самостоятельно. Однако есть случаи, при которых компания обязана провести внеплановую инвентаризацию.

Инвентаризация основных средств обязательна, когда:

предполагается сдача в аренду, выкуп или продажа объекта ОС;
сменяются материально ответственные лица;
вскрыты факты хищения, злоупотребления или порчи имущества;
произошли пожар, потоп или иные экстремальные обстоятельства;
организация реорганизуется или ликвидируется;
в других случаях, предусмотренных законодательством и внутренними документами.

Инвентаризацию основных средств проводит специальная комиссия путем осмотра объектов ОС. Перед осмотром следует проверить все имеющиеся документы по учету данных объектов. Это инвентарные карточки, инвентарные книги, описи и иные регистры аналитического учета, технические паспорта.

По зданиям, сооружениям и прочей недвижимости проверяют наличие документов, которые подтверждают право собственности организации на эти объекты. По арендованным и принятым на хранение основным средствам проверяют наличие договоров аренды и актов приема-передачи.

Если документы отсутствуют или в них выявлены неточности, нужно их оформить заново, а неточности исправить.

Процесс инвентаризации проходит в 4 этапа.

Утверждение приказом руководителя состава инвентаризационной комиссии, срока и оснований для поведения инвентаризации.
Определение наличия основных средств, а именно наименований ОС, количества, инвентарных номеров, стоимости, возможности использования по назначению.
Сверка полученных сведений с данными бухгалтерского учета.
Оформление результатов ревизии и отражение в бухучете данных о недостатках и излишках, выявленных при инвентаризации.

Состав комиссии по инвентаризации основных средств

Состав инвентаризационной комиссии утверждает руководитель компании. В нее обязательно нужно включить представителя от руководства и бухгалтерии. Например, директора или его зама, а также главного бухгалтера.

Остальных членов комиссии выбирают с учетом специфики проверяемых участков. Обычно это инженеры, экономисты, техники. Общее количество не лимитировано, однако создание комиссии предполагает, что в ее составе будет не менее трех человек — председатель и другие члены.

Нельзя включать в комиссию материально ответственных лиц, участки которых подлежат инвентаризации. Но эти сотрудники обязательно должны присутствовать при ревизии.

При инвентаризации должны присутствовать все члены комиссии. Отсутствие хотя бы одного из них может привести к тому, что суд признает результаты ревизии недействительными. Обратиться с иском в суд вправе любое заинтересованное лицо.

Чаще всего такие иски подают материально ответственные лица, у которых работодатель выявил недостачу и намерен ее взыскать. Если комиссия была не в полном составе, высока вероятность, что сотрудник оспорит претензии.

В ситуации, когда один из участников инвентаризационной комиссии отсутствует, следует приостановить проверку либо изменить состав комиссии отдельным приказом руководителя. Можно исключить отсутствующего работника, но лучше заменить его другим специалистом.

Компания может создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию либо каждый раз утверждать новую. Все зависит от внутренних правил, которые установлены в организации. Если перед каждой ревизией формируется новая комиссия, то пункт о ее создании включают в приказ о проведении инвентаризации.

Документы по инвентаризации основных средств

Для оформления инвентаризации основных средств можно использовать унифицированные бланки или собственные формы, которые компания утвердила в учетной политике.

Для приказа о проведении инвентаризации можно воспользоваться типовой формой № ИНВ-22. В ходе проверки инвентаризируемое имущество заносят в опись. Здесь подойдет типовая форма № ИНВ-1. Важно учесть, что для инвентаризации основных средств, находящихся в ремонте, опись составляют по другой типовой форме — ИНВ-10.

При ревизии основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

Сведения о машинах, оборудовании и транспортных средствах вписываются в описи с указанием заводского инвентарного номера, года выпуска, назначения, мощности соответствующего актива. Однотипные инструменты, станки, на которые оформлены инвентарные карточки группового учета, указывают по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Описи должны быть заполнены без помарок и подчисток. Ошибки в описях исправляются путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми верных. Таким способом корректировки вносятся во все экземпляры описей.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах они зачеркиваются. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

После этого описи подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.

При расхождении данных бухучета с результатами инвентаризационной описи на основании формы № ИНВ-1 составляют сличительную ведомость по форме № ИНВ-18.

При выявлении ОС, которые нельзя использовать по назначению, для их учета оформляется отдельная опись с вердиктом комиссии об их непригодности.

Далее составляют ведомость учета результатов инвентаризации, в которой отражают выявленный излишек или недостачу. Ведомость результатов можно составить по форме № ИНВ-26.

Каждый документ составляют в двух экземплярах, один из которых передают в бухгалтерию, другой — материально ответственному лицу.

На чужое имущество, которое получили на ответственное хранение или в аренду, оформляют отдельные описи в трех экземплярах. Один из них передают собственнику.

Приказ о проведении инвентаризации основных средств

Перед началом инвентаризации руководитель организации издает приказ, в котором изложены порядок, сроки, содержание проверки и состав инвентаризационной комиссии. Также в приказе перечисляют имущество, которое подлежит пересчету.

Распоряжение можно составить на бланке компании либо использовать типовую форму № ИНВ-22. Сведения о приказе, как правило, вносят в журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации, который можно составить по форме № ИНВ-23.

Примеры оформления приказа о проведении инвентаризации и журнала по учету контроля за выполнением приказа о проведении ревизии основных средств можно скачать во вложениях к статье.

Учет результатов инвентаризации основных средств

В результате проведения инвентаризации основных средств зачастую выявляют либо излишек, либо недостачу.

Под излишком в данном случае понимается неучтенное имущество, которое обнаруживается при инвентаризации. На практике может возникнуть вопрос: по какой стоимости приходовать излишки в учете? Выявленные в ходе инвентаризации излишки основных средств приходуются по рыночной цене, установленной на дату проведения инвентаризации. Одновременно стоимость данных объектов отражается в прочих доходах.

Недостача, выявленная по итогам инвентаризации основных средств, возможна двух видов:

по вине материально ответственного лица. В этом случае недостачу списывают за счет провинившихся сотрудников;
в результате форс-мажорных обстоятельств — это наводнение, землетрясение, пожар и другие подобные случаи.

В случае если виновных лиц обнаружить не удалось, сумма недостатка списывается в составе убытков по балансовой стоимости активов. Аналогичное правило действует, если причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства.

Бухгалтерские проводки при инвентаризации основных средств

Выявленные излишки и недостачи основных средств отражаются соответствующими проводками в бухгалтерском учете.

Проводка при выявлении излишков следующая:

Дт 01 Кт 91.1- отражена стоимость излишков, выявленных при инвентаризации.

Если в результате инвентаризации обнаружилась недостача, то возможны два варианта проводок.

При отнесении сумм убытка на виновное лицо делают следующие проводки:

Дт 01 Кт 01 — списание первоначальной стоимости;
Дт 02 Кт 01 — списание амортизации по основному средству;
Дт 73 Кт 01 — остаточная стоимость отнесена на виновное лицо;
Дт 50,51,70 Кт 73 — сумма недостачи возвращена сотрудником или удержана из зарплаты.

Если виновного лица нет, организация вынуждена отнести недостачу на убытки. При этом проводки будут следующие:

Дт 91.2 Кт 01 — списана сумма недостачи на убытки организации.

Сумму убытка определяют исходя из стоимости недостающего имущества по данным бухучета.

Сличительная ведомость инвентаризации основных средств

В случае если при проведении инвентаризации выявлены излишки или недостача основных средств, то для отражения результатов ревизии, помимо описей, составляется сличительная ведомость. Документ можно составить по форме № ИНВ-18, а можно разработать самостоятельно.

Суммы излишков и недостачи в этой ведомости указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Заполненную сличительную ведомость визирует бухгалтер и сотрудник, который отвечает за сохранность инвентаризируемого имущества.

Пример оформления сличительной ведомости по результатам инвентаризации основных средств можно скачать во вложениях к статье.

Акт инвентаризации основных средств

По итогам ревизии комиссия составляет инвентаризационную опись основных средств, которую на практике называют актом инвентаризации. Документ составляют по типовой форме № ИНВ-1, его полное название «Инвентаризационная опись основных средств». Также каждая организация вправе использовать самостоятельно составленный бланк акта инвентаризации.

Акт инвентаризации должны подписать все члены комиссии и материально ответственное лицо. Документ можно заполнить вручную или оформить с использованием технических средств.

К акту прикладывают сличительную ведомость, если были выявлены расхождения. Кроме того, материально ответственные лица должны написать объяснительные записки, которые также прикладывают к акту.

Количество описей зависит от того, какие активы проверяли: если собственное имущество, документ составляют в двух экземплярах. Если основные средства взяли в аренду, то в трех.