По ТК затраты на командировку — это сумма трех статей расхода: суточные, жилье и проезд. Но если забыть выпустить приказ, ошибиться в расчетах или неверно спланировать выдачу денежных средств, то компания может понести дополнительные финансовые траты — штрафы или даже судебные расходы. Напомним условия оформления документации и выплат и расскажем про возможные особые случаи.
Какие бывают расходы
Командировочные расходы делятся на обязательные и необязательные.
К первым относятся выплата работодателем суточных, оплата проезда (туда и обратно) и проживания в месте назначения (ст. 168 ТК РФ).
Расходы на питание, услуги прачечных, услуги такси и т.п., относятся к необязательным и могут не возмещаться. Подразумевается, что сотрудник сможет использовать для таких услуг, если они понадобятся, суточные, и не должен будет за них отчитываться. (ст. 168 ТК РФ; п. 10 Положения).
Работодатель может взять на себя возмещение расходов свыше положенных, например, аренду автомобиля в городе командировки или услуги VIP-залов в аэропортах. Но вид и размер дополнительных выплат должен быть зафиксирован во внутренних документах и Положениях компании.
Заработная плата сотрудника в период командировки исчисляется «по-среднему» и не относится к командировочным затратам — это ФОТ. Но ее неверное начисление всегда находится под вниманием проверяющих органов, которые следят за правильностью оформления командировки.
Планирование командировок
Оформление документации и планирование поездок не относятся к расходам напрямую. Но внимание к деталям поможет избежать внезапных расходов (штрафы или повышенная налоговая нагрузка и т.п.) уже после командировок.
Основанием для направления работников в командировки является приказ руководителя, в котором прописывается место, срок и служебное поручение. Командировочное удостоверение, служебное задание и журнал учета командировок отменены (Письмо ФНС от 24.11.2015 N СД-4-3/20427).
В трудовом договоре специально фиксировать правила поездок не нужно, но можно включать дополнительные условия. Главное, чтобы они не противоречили ТК и не ухудшали положение работника.
Например, нельзя включать в договор обязательства возвращать затраты на обучение и командировочные расходы или отрабатывать определенный срок после обучающей командировки (дополнительное профобразование) .
Помните, человек может попасть в статус «некомандировочного» даже если еще полгода назад спокойно ездил по делам фирмы. Обязательно проверяйте наличие ограничений, например, категорически нельзя направлять в командировку беременных женщин; для некоторых категорий сотрудников необходимо их письменное согласие на поездку.
В зависимости от размера компании и ее деятельности, выбор подходящей схемы финансирования командировок может стать инструментом контроля и снижения затрат. Есть два варианта — с авансовым платежом или без него. В первом случае работник получает от организации средства, которые включают в себя суточные и авансовый платеж для найма жилья и оплаты проезда. А после поездки он должен предоставить авансовый отчет и вернуть неиспользованные средства.
Этот вариант удобен, если командировки редки и туда направляются работники по 1-3 человека. Если направляется много людей и поездки регулярны, то, возможно, стоит организовать иную схему финансирования.
Например, оплачивать проезд и проживание с корпоративного счета. Это приближает организацию к полному контролю над средствами, дает возможность сэкономить на найме жилья и освобождает от рутины по оформлению авансовых отчетов. Некоторые для этого заключают удобные договора со специальными сервисами и решают такие вопросы через них.
Основные выплаты
Размеры командировочных расходов и порядок выплат прописываются в коллективном договоре или регулируются локальным нормативным актом. Они не должны входить в противоречие с ТК РФ (ч. 4 ст. 168), а их основанием является Приказ руководителя.
Если компания сама не занимается приобретением билетов и наймом жилья, сотруднику выплачивается аванс на эти расходы. Перечисление можно сделать на зарплатную карту или выдать наличными из кассы. Жестких сроков нет, но сделать это необходимо перед отъездом, а конкретные сроки прописываются в Положении о командировках. Также работнику перечисляются суточные за количество дней в командировке плюс дни в дороге. Они могут быть выплачены вместе с авансом или отдельным платежом и носить дифференцированный характер для разных должностей (Письма Роструда от 04.03.2013 N
Всем известен размер суточных в 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для международных командировок, которые фигурируют в федеральных законах. Но эти цифры не накладывают на компанию обязательств по выплатам именно в этом размере. Суммы могут быть как меньше, так и больше указанных! Размер регулируется локальным нормативным актом, а эти цифры указывают лишь на то, что свыше такого предела потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ.
После поездки сотрудник обязан в 3-х дневный срок предоставить авансовый отчет. Сейчас можно принимать «первичку» для отчета и в электронном виде (письмо Минфина от 08.08.19 № 03-03-06/1/59877).
Нестандартные ситуации и нюансы выплат
Нередко возникают ситуации, когда сотрудник, направленный в командировку, проводит в пути выходные, заболевает в поездке или прилагает «спорные» документы к авансовому отчету. Рассмотрим, как регулируются такие случаи и как проводить расчеты и выплаты.
Кроме суточных, сотрудник получает и плату за свой труд. Она начисляется как средний заработок, и выплачивается вместе с заработной платой. Этот платеж нельзя причислить к командировочным затратам, он относятся к ФОТ. Но если его неверно посчитать, то это приведет работодателя к лишним штрафам и даже судебным расходам.
Время на проезд оплачивается также, как рабочее, либо в повышенном размере, если выпало на выходные. (ст. 106 ТК РФ, ст. 166 ТК РФ).
Вместо повышенной оплаты можно предоставить другой день отдыха. Для этого сотруднику необходимо написать заявление. В этом случае время на проезд оплачивается в стандартном размере.
Если за последний год вы повышали оклады сотрудникам, не забудьте проиндексировать и средний заработок, который вы будете выплачивать сотруднику за время в командировке. Это необходимо сделать с коэффициентом = (оклад после индексации) / (оклад до индексации)
За дни болезни в командировке платят пособие по временной нетрудоспособности и суточные, а средний заработок не начисляют. Если командированному пришлось лечь в стационар, то работодатель не обязан компенсировать ему расходы на проживание. (п. 25 Положения о командировках).
В нестандартных ситуациях стоит опираться только на документы. Например, работник получил аванс, но оплатил перелет бонусными баллами с личного счета. Если в предоставленном в бухгалтерию билете указана полная цена и зафиксирован факт оплаты, то нужно принять эти документы в обычном порядке. Если указан размер реальных расходов, то только их и принимают к отчету, а компенсация полной стоимости — личная воля руководства.
Расходы на связь, канцтовары, почту и копировальные услуги в Трудовом кодексе не прописаны. Выделять деньги под это в авансовом платеже не обязательно — такие услуги могут и не понадобиться, а их стоимость зачастую незначительна: поэтому их просто возмещают после поездки в размере фактических расходов по чекам. Но сотрудник должен понимать, что данные расходы возмещаются только, если они совершены с ведома работодателя (абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).
Что учесть при планировании затрат
Как бы вы ни организовали финансирование поездок (с авансовыми платежами сотруднику или поручите поиск билетов и найм жилья администрации компании), составляющие командировочных расходов остаются неизменными. По закону это оплата проезда, проживания и суточные. Основанием для выплат является приказ руководителя.
Для авансового отчета документы принимаются как в бумажном, так и в электронном виде, но только те, в которых прописаны конкретные суммы затрат (билеты, чеки, документы из отелей). Любые необязательные расходы возмещаются только с разрешения работодателя, или если они прописаны в дополнительных внутренних документах.
Тщательная подготовка документации, четкое планирование самих поездок, контроль над выплатами и отчетными документами помогут избежать лишних затрат.
Начать дискуссию