Как проверить контрагента: собираем доказательства должной осмотрительности

ФНС все чаще требует от налогоплательщиков доказательств реальности сделок и проявления должной осмотрительности при заключении договоров. Если не предоставить нужных документов и сведений, то сделки могут признать фиктивными и снимут расходы по ним. Придется уточнять отчетность, доплачивать налоги или долго и дорого спорить с налоговиками в суде, доказывая, что они не правы. Рассказываем, какие сведения и где получить, чтобы не подвергать рискам компанию, а бухгалтеру не проверять нервы на прочность.

Даже если вы работаете со своими контрагентами давно, это не значит, что с точки зрения налоговой службы или банка они не выглядят сомнительными.

Например: Фирма «А» ведет сомнительную деятельность, предоставляет документы на «бумажный НДС», имеет долги по налогам, не сдает отчетность, судится с контрагентами и налоговой, но при всем этом продает реальные товары контрагентам.

Партию товара она продает компании «Б», та реализует его компании «В», а та, в итоге, реализует его ИП Продавайко, который знать не знает фирму «А». Но с точки зрения налоговиков ИП — участник некой схемы. Они подвергают покупку товаров сомнению: пусть Петров докажет, что проявил осмотрительность, когда покупал товар у компании «В».

Может возникнуть и другая ситуация: ИП Продавайко напрямую покупает товар у фирмы «А», это реальная сделка, товар действительно передан и оплачен, а предприниматель продает его у себя в розничном магазине. Но, учитывая сложившуюся репутацию компании, эта операция сразу попадает в поле зрение налоговиков, они присылают предпринимателю запрос: давайте все документы, мы проверим. При этом требуют еще и обосновать — почему из всех вероятных поставщиков ИП выбрал именно этого, как его проверял?

ИП в этой ситуации можно только посочувствовать. Правда, в первом случае — у него отличные шансы отбиться от претензий, если он оперативно соберет пакет данных о компании-поставщике. А вот во втором — они ничтожно малы, ведь он никак не проверил партнера до сделки, и даже если сейчас попробует это сделать, то получит результат, который налоговой не покажешь.

Именно поэтому любого контрагента необходимо проверять до заключения договора. Это и называется — должная осмотрительность. О том, как ее проявлять, какие сведения и где собирать, сейчас вам расскажем.

Быстрая проверка контрагента возможна с помощью доступных, бесплатных ресурсов, например, RusNalog. Сведения сюда попадают из открытых и надежных источников и обновляются ежедневно.

Должная осмотрительность

ФНС при проведении проверок, а также при использовании таких систем, как АСК НДС-2, выявляет несостыковки в проведенных операциях или цепочки контрагентов, в которых задействованы сомнительные организации. Такие компании уже попадали под налоговый контроль и в них были выявлены серьезные нарушения. Например, участие в фиктивных сделках.

Если вам не повезло оказаться в такой цепочке (пусть даже десятым звеном), то и ваша деятельность может быть подвергнута сомнению. И самое в этом неприятное — вас могут обвинить в получении незаконной налоговой выгоды и даже провести выездную проверку.

Согласно пункту 1, статьи 54.1 НК налогоплательщик не имеет право уменьшить налоговую базу и сумму налога, если он делает это, искажая сведения о фактах хозяйственной жизни, объектах налогообложения, подлежащих отражению в налоговом, бухгалтерском учете и отчетности.

Проще говоря: если вы отразили в учете операцию, которую фактически не проводили — включить такие расходы, например, при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, нельзя. Подтверждать реальность сделки придется документами — договорами, накладными, счетами-фактурами и т. д. Но налоговые инспекторы не считают их достаточными, подтвердить придется не только наличие реального экономического смысла, но и добропорядочность участвующих в сделке сторон.

Налоговую выгоду могут признать необоснованной, если ФНС сможет доказать, что:

налогоплательщик не проявил должной осмотрительности, ему было известно о нарушениях, допущенных контрагентом;
налогоплательщик действует, руководствуясь исключительно налоговой выгодой, а не экономическим смыслом операций, не преследует деловые цели при заключении договора;
организации и предприниматели, с которыми сотрудничает налогоплательщик являются по отношению к нему взаимозависимыми или аффилированными лицами.

Для оценки контрагента можно использовать критерии, которые ФНС еще в 2007 году установила для проведения выездных проверок (см. приказ ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@).

Среди них — оценка показателей отчетности, налоговой нагрузки, заработной платы, приближение к лимитам для целей применения спецрежимов (например, к пределам доходов при применении УСН), миграция между налоговыми органами и др.

Также приказ содержит перечень признаков, которые говорят о высокорискованной деятельности контрагента (их также можно примерить на себя). Например:

Руководители поставщика и покупателя или их представители не контактировали лично.
Нет документа (его копии), подтверждающего полномочия руководителя или представителя контрагента.
Нет информации о фактическом местонахождении контрагента, его офисных, торговых, складских, производственных помещениях.
О деятельности контрагента нет или очень мало открытой информации, например, нет сайта, рекламы в интернете. При этом о других компаниях, производящих аналогичные товары или оказывающих такие же услуги, информации очень много, а их цены ниже.
Редкий, но все же возможный случай — о контрагенте нет сведений в государственном реестре (ЕГРИП или ЕГРЮЛ).
В договоре с контрагентом указаны условия, которые отличаются от привычных правил делового оборота. Отсутствие штрафных санкций за нарушение договора, длительная отсрочка платежей и т. п. А также отсутствие действий со стороны пострадавшей стороны, в случае нарушений условий договора. К примеру, поставщик не обращается в суд, хотя у покупателя значительно вырос непогашенный долг, напротив, он продолжает поставлять новые партии товара.
Нет доказательств реального наличия у контрагента мощностей, позволяющих выполнить обязательства по контракту. Например, нет документов, подтверждающих наличие грузового специализированного автотранспорта (рефрижераторов), если заключен договор на перевозку замороженной продукции.
Отсутствие экономического эффекта от сделок. Например, расходы в себестоимости продукции, приходящиеся на проблемного контрагента очень высокие, при этом продажа товара приносить минимальную прибыль или даже убыток.

Зачем еще проверять контрагента

Организация рискует столкнуться не только с недоверием ФНС, доначислением налогов и выездными проверками. Если контрагент окажется неблагонадежным: сорвет поставку, задержит оплату (или вообще не проведет ее), поставит некачественную продукцию, откажется от обязательств, уплаты неустойки, возмещения убытков, окажется попросту мошенником, то пострадают и финансы, и репутация компании.

Нередко понять, что с контрагентом что-то не так, можно даже по выписке — частая смена руководителей и адреса регистрации, массовый адрес регистрации (не в бизнес- или офисном центре), регулярные перестановки в составе участников, несоответствие информации, представленной контрагентов той, что указана в выписке из ЕГРЮЛ и т. п. признаки могут говорить о высоких рисках сотрудничества.

Нередко предложение о заключении договора поступает по электронной почте, а контрагент находится в другом регионе. Переговоры ведутся также в переписке или по конференц-связи. На расстоянии проверить контрагента сложнее — нельзя просто выехать по месту его регистрации или посетить производство. Поэтому к оценке рисков работы с удаленными контрагентами нужно отнестись серьезно.

Пошаговый план проверки контрагента

Итак, какие шаги нужно предпринять, чтобы проверить контрагента и собрать доказательства осмотрительности.

Шаг 1. Составьте и зафиксируйте документом систему проверки контрагента

Укажите кто, как и в каких случаях должен проверять контрагентов. Например, можно доверить эту задачу бухгалтеру или менеджеру, который занимается заключением договоров.

Шаг 2. Проверка в открытых источниках

Используйте сервис «Прозрачный бизнес» на сайте ФНС, в нем есть, основные данные о компании, там можно скачать выписку, посмотреть связанные компании и т.д.
На сайте Кад.Арбитр можно по ИНН или наименованию поискать текущие и завершенные судебные дела.
При помощи Единого федерального реестра сведений о банкротстве можно узнать не находится ли контрагент на пороге ликвидации, да еще и в долгах.
Государственный информационный ресурс бухгалтерской (финансовой) отчетности — ГИРБО — здесь можно просмотреть данные отчетности организаций.
Блокировку счетов организации можно также проверить на сайте ФНС.
Используйте агрегаторы информации, где можно найти сразу все интересующие сведения. Например, RusNalog дает не только общие данные о деятельности ИП, но и, при наличии такой возможности, — адрес предпринимателя, чего на многих других ресурсах нет.

Кроме того, можно подать запрос в налоговую инспекцию, к которой «приписан» контрагент и уточнить — исполнение обязательств по сдаче отчетности и отсутствие задолженности по налогам. Такой запрос это тоже проявление осмотрительности.

Используйте и данные из интернета — отзывы сотрудников и клиентов, рейтинги.

Шаг 3. Запросить документы

Можно ориентироваться на документы, фигурирующие в приказе ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@. Например, запросить доверенности на представителя, который будет подписывать договор или вести переговоры, копию приказа о назначении руководителя, копии документов о собственности или аренде помещений и т. п.

Кроме того, в «стандартный» пакет при заключении договора входят:

устав организации;
свидетельства о внесении сведений в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, о присвоении ИНН;
выписка из реестра (ее также можно скачать на сайте RusNalog);
копии налоговых деклараций;
копии лицензий, сертификатов, патентов;
сведения о транспортных средствах и т. д.

Шаг 4. Провести анализ и подготовить обоснование

Собрав необходимые документы, а также учитывая представленные контрагентом коммерческие предложения, прайсы, аналогичные предложения на рынке, обосновать выбор контрагента.

Наряду с ценой на товары или услуги можно рассмотреть местонахождение контрагента, сроки исполнения обязательств, наличие дополнительных преимуществ (рассрочка, скидки на следующие поставки и т. п.) и другие критерии.

Обоснование зафиксировать лучше в письменном виде и утвердить у руководителя.

Шаг 5. Заключение договора

Внимательно проверяем договор, сверяем реквизиты и иную информацию предоставленную контрагентом, имеющуюся в открытых источниках с той, что указан в договоре. Обязательно включаем в него санкции на случай нарушений, несоблюдений сроков и т. д.

Теперь можно подписывать документы и уверенно вести дальнейшую работу.

Вывод: проявление должной осмотрительности — не формальность, не сбор информации только ради защиты перед налоговой службой, а часть нормальной договорной работы любой компании или предпринимателя.