Штатное расписание считается одним из важнейших кадровых документов. Оно представляет собой таблицу, в которой указывают структурные подразделения компании, должности, численность и зарплаты сотрудников. Отсутствие или неполное ведение штатного расписания уже является основанием для привлечения к административной ответственности.
При проверке трудовая инспекция обычно запрашивает штатное расписание для проверки соблюдения трудового законодательства. В случае споров, исходя именно из штатного расписания, доказывается или опровергается правомерность сокращения штата, наличие дискриминации в оплате труда, индексация зарплаты. Кадровикам часто требуется пошаговая инструкция по реформированию штата.
Из этой статьи вы узнаете, как грамотно внести правки в штатное расписание и оформить соответствующий приказ.
Как посчитать зарплату по всем правилам 2024 года? Рассказываем в новом курсе Зарплата: учет, налоги, кадры, 1С. Вы научитесь правильно рассчитывать надбавки, пособия, компенсации, отпускные и командировочные, а также предотвращать налоговые, юридические риски и избегать претензий трудовой инспекции. Сейчас на курс действует скидка 77%.
Как внести изменения в штатное расписание
Напомним, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Составляется оно либо по унифицированной форме Т-3, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, либо по уникальной форме самого работодателя.
Применение унифицированной формы необязательно, хотя на практике чаще всего используется именно она.
Законом не регламентировано, как часто можно менять штатное расписание. Это подтвердил и Роструд в письме от 22.03.2012 № 428-6-1. Данные из штатного расписание всегда должны соответствовать другим трудовым документам, поэтому, в случае обновления размеров зарплат или наименований должностей лучшего всего внести правки в штатное расписание.
А вот если планируется масштабная реорганизация компании, с изменением целых структурных единиц, то фактически составляется новое штатное расписание.
Итак, можно выделить три этапа по реформированию штатного расписания.
На первом этапе нужно провести подготовительные мероприятия. В некоторых ситуациях требуется уведомление затронутых работников о предстоящих изменениях:
изменение зарплаты;
переименование должности;
переименование структурного подразделения;
сокращение численности сотрудников или целого подразделения.
Если предстоящие правки не касаются названных событий, то шаг с уведомлением можно пропустить.
В частности, увеличение или уменьшение зарплаты означает исправление условий трудовых договоров об оплате труда (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК). Переписать зарплату в ШР в одностороннем порядке работодатель может только через предварительное информирование работников. Организация обязана не позднее, чем за два месяца до предстоящих поправок разослать письменное уведомление. В нем должно быть изложено об обновлениях, а также о причинах, вызвавших необходимость таких нововведений (ч. 2 ст. 74 ТК).
В случае несогласия сотрудника трудиться при новой структуре штатного расписания работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую вакантную должность (она может как подходить под квалификацию сотрудника, так и быть выше или ниже его компетенций), на которой он может трудиться, в том числе с учетом ограничений по здоровью (ч. 3 ст. 74 ТК).
Если ни одной свободной вакансии нет или работник от всего отказался, то его можно уволить по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК.
За два месяца работники, которые оказались в ухудшившихся условиях, могут определиться с дальнейшим порядком действий. Кого-то устроит перевод на другую должность внутри компании, а кто-то решит уволиться. За нарушение данного порядка грозит административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП — за различные нарушения порядка реформирования существенных условий трудового договора.
Например, если в нарушение ч. 2 ст. 74 ТК вы не уведомили работника под подпись о предстоящих переменах существенных условий трудового договора и причинах, вызвавших такие изменения.
На втором этапе нужно издать приказ об обновлении штатного расписания или о принятии нового.
На последнем этапе вносятся корректировки в существующее штатное расписание или оформляется новое штатное расписание, если обновления были существенными.
Знакомить работников под подпись с ШР не нужно, так как это не локальный акт, непосредственно связанный с их трудовой деятельностью. Исключение — вы прописали такую обязанность в коллективном договоре, соглашении или ЛНА.
Каким документом вносятся изменения в штатное расписание
На предприятии нужно издать специальный приказ, который фиксирует утверждение правок и содержит перечень позиций, в которые нужно внести правки.
Оформить правки можно двумя способами, а именно приказом:
о внесении поправок в действующее штатное расписание (все изменения перечисляются в тексте приказа);
об утверждении нового штатного расписания.
Составление приказа о внесении обновлений в штатное расписание происходит, когда в организации по каким-либо причинам корректируется действующий документ. При этом правки могу иметь самый разный характер: от изменения названий структурных подразделений и должностей, кадровых перестановок, повышения или понижения заработной платы работников до расширения или, напротив, сокращения штата. Как правило, это бывает вызвано либо оптимизацией производственных процессов, либо открытием новых направлений, развитием бизнеса.
Унифицированной формы для таких приказов нет, поэтому работодатель вправе разработать форму самостоятельно. Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо.
В приказе укажите следующие данные:
дату приказа;
наименование организации;
дату начала действий обновлений;
перечень правок;
список сотрудников, которых касаются изменения;
Ф.И.О. ответственного за выполнение приказа сотрудника.
Скачать образец приказа об изменении штатного расписания
Уведомление об изменении штатного расписания
Работника нужно уведомлять не о реформировании штатного расписания, а о корректировке условий труда. Скачайте бланк уведомления по ссылке:
Скачать образец заполнения уведомления об изменении условий труда
Изменение структуры штатного расписания
В условиях нестабильной экономической ситуации необходимо и развитие субъектов. Процессы освоения новых рынков, внедрения новых технологий производства, оптимизации затрат, внедрение новых подходов к использованию труда квалифицированных специалистов и иные неизбежные процессы приводят к необходимости реформировать устоявшуюся организационную структуру.
Такие реформы могут быть всеобъемлющими: например, переход компании от одного типа организационной структуры к другому, и менее значимыми — изменение подчиненности отделов, объединение структурных единиц, создание новых, введение новых должностей топ-менеджеров с переподчинением им единиц и иные.
При любом обновлении организационной структуры компании придется пройти ряд стадий:
Проработать новую организационную структуру и закрепить ее локальным нормативным актом. Этот шаг необходим, если в организации существовал ранее локальный акт, который содержал схему или описание организационной структуры.
Начать работу с персоналом, чьи должности или единицы сокращаются, переименовываются. Таким образом, корректируются условия, которые стороны трудового договора прописали в трудовом договоре. Статья 74 Трудового кодекса требует в этих случаях соблюдения процедуры предварительного уведомления, предложения иной работы. Процедуры, проводимые при сокращении, описаны в ст. 179, 180 ТК. На реализацию данного этапа требуется не менее двух месяцев, так как срок предупреждения работников о предстоящем сокращении или изменении условий трудового договора составляет два месяца минимум.
Обновить штатное расписание. Для этого работодатель издает приказ, где прописывается, какие структурные единицы упраздняются, а какие вводятся.
Начать дискуссию