Малый бизнес и электронный документооборот: чего ждать

Что говорит ФНС

К 2024 государство планирует сделать ЭДО обязательным для всех компаний. Такую цель власти прописали в концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности (утверждена Правительственной комиссией по цифровому развитию).

В силу вступят новые правила документооборота. Например, физлица с правом подписи документов от лица организации должны будут получать от доверителя электронную доверенность. Такой порядок ожидается уже с 2023 года.

Чтобы вводить ЭДО повсеместно было удобнее, упростили процедуру получения электронной подписи, без которой ЭДО не возможен. Теперь ее можно сделать напрямую в ИФНС и даже в некоторых банках. Полный список аккредитованных удостоверяющих центров есть на сайте Минцифры.

ЭДО в системе прослеживаемости товаров: что ждет малый бизнес

Отчетность по прослеживаемым товарам продавцы сдают в налоговую в электронном виде. Стартовала эта система в 2021 году. Ее суть — в партионном и документальном учете определенных товаров, ввозимых из-за границы.

Поэтому все, кто начинает работать с прослеживаемыми товарами по умолчанию становится участником ЭДО.

Малый бизнес и система маркировки товаров

С целью ликвидировать подделки, к 2024 году власти планируют маркировать все потребительские товары. Сегодня обязательной маркировке подлежат определенные товарные группы. Например: сигареты, обувь, лекарства и др.

Как и с системой прослеживания, малый бизнес оказался не готов к автоматизации документооборота по маркировке товаров. Небольшим предприятиям и особенно ИП обучиться и следовать правилам маркировки самостоятельно довольно трудно. Важно оценивать возможности бизнеса, начиная работать с ТМЦ.

Тенденции

Несмотря на определенные сложности, малый бизнес понемногу осваивает ЭДО. Пока картина по большей части такая:

• входящий поток документов гораздо больше исходящего;
• ИП используют ЭДО более активно, чем ООО;
• чем меньше компания, тем доля передаваемых по ЭДО первичных документов больше;
• чем меньше город, тем активнее используется ЭДО. Малый бизнес в небольших городах часто работает с контрагентами из других регионов, использование ЭДО позволяет сэкономить.

К отраслям, меньше всего применяющим ЭДО, относятся общепит, гостиничный бизнес, строительство и торговля.

Что в итоге?

Пока мы видим, что малый бизнес не готов к полному переходу на ЭДО. Многие предприятия по-прежнему используют бумажный документооборот. Основная причина — недостаточная подкованность в технических и законодательных аспектах. Отсюда сложности в самостоятельном переходе на новые форматы работы. Но все не так плохо. Малый бизнес постепенно адаптируется к ЭДО. Только медленнее, чем крупные компании.

Уже сегодня для помощи малым предприятиям создаются необходимые условия:

• формируются рабочие группы по вопросам электронного документооборота. Цель — информационная поддержка основных изменений и разъяснение вопросов, возникающих при работе с электронными документам;
• для облегчения работы с маркировкой и передачи необходимых данных создан бесплатный сервис «ЭДО Лайт»;
• понимая запрос малого бизнеса на комплексные решения, включающие «все и сразу», IT-компании разрабатывают приложения и сервисы, облегчающие работу с ЭДО. Например, приложения, позволяющие заказать ЭЦП и подключиться к одному из нескольких операторов ЭДО на выбор.