Как заполнить путевой лист в 2022 году

Зачем нужен путевой лист

Путевой лист — это основной первичный документ, подтверждающий производственный характер поездки автомобиля. В нем фиксируются данные о времени нахождения водителя в пути, его остановках, о расходе топлива, фактическом пробеге, указываются точки маршрута.

Путевой лист необходим для подтверждения расходов бизнеса на:

• парковку (письмо Минфина от 08.02.2021 № 03-03-06/1/7968);
• ГСМ: покупку топлива, смазочных материалов, спецжидкостей;
• расчета заработной платы водителя;
• вычисления срока амортизации техники.

Можно ли ездить без путевого листа

С 2021 года вступил в силу приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368, утвердивший новые обязательные реквизиты путевого листа и правила его заполнения. Регламент закрепил правило о том, что путевка оформляется при любом использовании ТС (п. 8 приказа). В нормах, действовавших ранее, были прописаны виды деятельности, при которых нужно было оформлять лист. Теперь по приказу № 368 путевые листы будут заполняют юрлица и ИП на каждый автомобиль независимо от предназначения.

Отметим, что до принятия нового регламента регулярно разгорались споры о необходимости заполнять путевой лист при поездках по собственным нуждам предприятия.

Дело в том, что обязательность путевого листа при организации перевозок пассажиров и грузов сомнению не подвергалась. Основной закон, регулирующий автомобильное движение на территории РФ, — закон о безопасности дорожного движения от 10.12.1995 № 196-ФЗ — и ранее предписывал таким предприятиям соблюдать правила Минтранса о безопасных перевозках автотранспортом, нормы которых предусматривали ведение путевых листов. Лицам, только эксплуатирующим автотранспорт, такая обязанность законами или НПА ранее не вменялась.

При этом следует отметить, что и к отношениям до 2021 года судьи активно применяют вывод, что путевой лист обязателен в ситуации, когда ТС эксплуатируются исключительно для собственных нужд (постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2021 № 14АП-10170/2020, постановление Верховного Суда от 13.09.2018 № 31-АД18-14).

Арбитры ссылаются на пункт 3 постановления Пленума ВС от 26.06.2018 № 26. Высшая судебная инстанция указала, что организации и ИП, которые совершают перевозки для собственных нужд, обязаны соблюдать все требования, установленные ст. 20 закона № 196-ФЗ, как общие, так и предусмотренные для коммерческих перевозчиков.

Ответственность за управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе путевого листа, предусмотрена п. 2 ст. 12.3 КоАП. Правонарушителю может быть объявлено предупреждение или назначен штраф в размере 500 рублей.

Виды путевых листов легкового автомобиля

Унифицированные формы путевого листа не являются обязательными к применению, компания вправе самостоятельно разработать свои бланки первичных документов (ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Но унифицированные формы до сих пор официально не отменены, поэтому считаются действующими:

• путевой лист легкового автомобиля — типовая межотраслевая форма № 3 (ОКУД 0345001);
• путевой лист специального автомобиля — типовая межотраслевая форма № 3 спец. (ОКУД 0345002);
• путевой лист легкового такси — типовая межотраслевая форма № 4 (ОКУД 0345003).

Отметим, что приказ № 368 допускает указание в путевом листе и дополнительных реквизитов, отражающих индивидуальные особенности работы компании, использующей транспорт. Применяемая форма обязательно должна быть отражена в учетной политике компании.

Как правильно заполнять путевой лист легкового автомобиля

Первое, что необходимо знать о заполнении путевого листа, это его обязательные реквизиты:

• номер листа согласно хронологической нумерации и его наименование (для какого типа транспорта составляется путевой лист);
• срок его действия;
• наименование или Ф.И.О. владельца авто;
• информация о транспортном средстве;
• данные водителя;
• информация о видах сообщения или перевозок, которые приведены в ст. 4, 5 устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта.

Устав регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом (ч. 1 ст. 1 устава). Если автомобиль используется для собственных нужд, на наш взгляд, сформулировать наименование вида сообщения и вида перевозок можно самостоятельно. При этом по возможности лучше использовать терминологию устава.

Остальные реквизиты, предусмотренные унифицированными формами бланка, не являются обязательными. Таким образом, информацию, например, о маршруте автомобиля в путевой лист можно не включать (письмо Минтранса от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ИС).

В сведениях о сроке действия путевого листа должен быть указан день, в течение которого может применяться документ. А если он выдан на несколько дней — даты начала и окончания периода.

В данных о транспорте нужно отразить:

• тип ТС, его марку и модель, а также аналогичные данные о прицепе или полуприцепе, если они используются;
• регистрационный номер ТС и прицепа;
• показатели пробега по одометру в полных километрах при старте ТС с парковки и по завершении перевозки, а также при заезде транспорта на место стоянки в конце смены;
• дату и время запуска на линию и возврата ТС;
• дату и время (в часах и минутах) осуществления предрейсового или предсменного контроля техсостояния ТС.

Сведения о водителе включают:

• Ф.И.О.;
• дату и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотров водителя. Исключения в части медосмотров предусмотрены лишь для лиц, входящих в экипаж экстренных оперативных служб (правила проведения медосмотров установлены приказом Минздрава от 15.12.2014 № 835н).

Если продолжительность рейса шофера авто превышает длительность смены или рабочего дня, путевой лист оформляется на весь рейс до его начала. Если же за день он совершает один или несколько рейсов, путевку надо оформить до начала первого (п. 9 порядка заполнения согласно приказу № 368).

Если одно транспортное средство используется посменно разными водителями, можно оформить несколько путевых листов — раздельно на каждого водителя (п. 10 порядка заполнения согласно приказу № 368).

При выезде транспортного средства с парковки и заезде на нее в листе проставляются дата, время и показания одометра. Сделать это вправе только лицо, специально уполномоченное решением руководителя, например, диспетчер, заверив данные своей подписью и расшифровкой (п. 12 порядка заполнения согласно приказу № 368). Исключение сделано для ИП, совмещающего обязанности водителя: он может заполнить данные самостоятельно.

Если машиной управляют несколько водителей и листы оформляются на каждого, дата, время и пробег авто при выезде указываются в документе на водителя, выехавшего с парковки первым, а при заезде — на водителя, который последним заехал на парковку.

Достаточно вписать в документ следующие реквизиты:

• показания одометра при выезде с парковки;
• дату и время выезда ТС с парковки и его возвращения;
• дату и время осмотров ТС и водителя.
• При этом следует проследить, чтобы отметки медиков позволяли определить, к кому из шоферов они относятся.
• Ведомство подчеркивает, что вариант дополнения существующего бланка возможен только в том случае, если все прочие данные путевого листа остаются неизменными, в том числе:
• его наименование и номер;
• срок его действия (в настоящее время законом не ограничен);
• данные о ТС и его владельце.

Инспектировать шоферов вправе только медицинский работник. По итогам предрейсового медосмотра специалист должен проставить в путевом листе отметку, допускающую водителя к работе («Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»), указать дату и время обследования, заверить данные собственноручной подписью, указать фамилию и инициалы.

В процедуре прохождения послерейсового медосмотра меняется только содержание отметки на «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Проводить техосмотр транспортного средства перед его выпуском на смену или рейс вправе лишь должностное лицо, ответственное за техсостояние и эксплуатацию техники. Специалист указывает дату и время контрольного мероприятия, ставит отметку: «Выпуск на линию разрешен», проставляет дату и время выпуска (при возвращении — возвращения), подпись и ее расшифровку.

Путевой лист заполняется в одном экземпляре. Водитель должен получить его на руки перед поездкой, а по возращении сдать уполномоченному лицу для передачи в бухгалтерию. Ответственный сотрудник на основании данных документа производит расчет заработной платы водителя.

С 2021 года установлено, что журнал регистрации путевых листов можно вести на бумаге или электронно. Если выбран бумажный вариант, то страницы журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если выбран электронный вариант, то данные из журнала заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля