К защите информации сейчас повышенное внимание: и сотрудники трепетно относятся к личным данным, за ее защитой строго следят и надзорные органы. Например, многие компании хранят в делах сотрудников, в т. ч. уволенных, копии их личных документов: паспорт, диплом, ИНН, СНИЛС и т. д. Как к этому отнесется проверка?
Мнение Роструда
Еще в 2017 году Роструд в своем докладе и разъяснениях по требованиям к нормативным актам заявлял, что хранить копии документов работника в его деле можно, если он дал согласие на это.
То есть копию паспорта, трудовой книжки и т. д. можно держать в шкафу, если человек не против. Позиция ведомства с тех пор не менялась.
Пример — ответ на вопрос одного из пользователей на сайте «Онлайнинспекция».
Однако мы не рекомендуем хранить копии личных дел.
Во-первых, письма Роструда не являются правовыми актами. Они являются разъяснениями, и ссылаться на них в случае спора вряд ли получится. Более того, само ведомство заявляло, что специалисты выражают свое мнение по вопросам трудового законодательства. Опираться надо прежде всего на нормы закона.
Во-вторых, Роскомнадзор считает такое хранение избыточной обработкой данных по отношению к целям, указанным в законодательстве. И это куда более опасный риск.
Что говорится в законодательстве
Обработка информации может проводиться только для того, чтобы обеспечить соблюдение законов и иных нормативных актов, содействовать в трудоустройстве, получении образовании и по ряду других причин. Их перечисляет ст. 86 ТК.
Кроме того, содержание и объем данных должны соответствовать целям обработки, о чем говорится в ст. 5 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
Не должно быть избыточных персональных данных по отношению к заявленным целям. Иначе говоря, закон ничего не говорит о требовании и возможности снимать копии документов, хранить их.
Роскомнадзор может посчитать это избыточной информацией на основании конкретной нормы закона, а не писем и разъяснений.
Кстати, например, свидетельства о рождении детей можно передать в бухгалтерию. Им эта информация нужна на законных основаниях — для определения налоговых вычетов.
Судебная практика
Общее заключение Роскомнадзора подтверждает и судебная практика.
Например, в Постановлениях 15-го арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 по делу № А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 отмечено, что, собирая и храня в кадровом учете копии страниц паспорта, военного билета и другой информации, в которых содержатся персональные данные работника, организация превысила объем обрабатываемых данных.
Поэтому лучше исключить возможные риски и не хранить в личных делах копии документов с персональными данными. Конечно, если такого требования для компании нет в отраслевых или специальных нормах закона.
Иначе компанию могут привлечь к ответственности по ч. 2 ст. 13.11 и ст. 17.13 КоАП в виде штрафа до 100 тыс. рублей. Повторное нарушение приведет к штрафу уже до 300 тыс. рублей.
Да, постановление по делу можно вынести в течение года со дня нарушения, и это можно посчитать «лазейкой» по сроку давности. Но инспектор наверняка начнет отсчет с того момента, когда он обнаружил нарушение. На это он имеет право, на основании ч. 1, 2 ст. 4.5 КоАП, а также п. 14 постановления Пленума Верховного Суда от 24.03.2005 № 5.
Начать дискуссию