Как работать с самозанятыми в 2022 году: инструкция для ИП и ООО

О том, как ИП и ООО грамотно скоординировать работу с самозанятыми, расскажет Михаил Кириченко — СОО и кофаундер Jump.Finance.

Основные принципы работы с самозанятыми

Перед началом сотрудничества ИП или ООО с самозанятым, необходимо проверить, что исполнитель действительно оформлен в качестве плательщика НПД. Будет еще лучше, если исполнитель оказывал услуги для разных компаний, а не только одной организации. В таком случае, у налоговой не возникнет подозрений и дополнительных вопросов.

Работать со специалистом, который менее двух лет назад числился в вашей организации, запрещено — такие отношения будут считаться трудовыми. Поэтому, не будет лишним запросить у исполнителя фотографию трудовой книжки, если она есть, и проверить за последние два года самозанятого на предмет сотрудничества с вашей компанией.

Понятно, что опасаться любой, даже косвенной связи, не стоит, но в случае крупных или частых финансовых взаимодействий с таким контрагентом, нужно учитывать возможный риск признания отношений с самозанятым трудовыми. А это влечет за собой выплаты страховых взносов, НДФЛ и штрафов.

Заключая сотрудничество, можно ориентироваться на любой договор ГПХ, который используется в работе с другими контрагентами. В нем обязательно нужно прописать, что исполнителем является гражданин, зарегистрированный в качестве самозанятого и что в случае прекращения деятельности или снятия его с учета, самозанятый обязуется предупредить об этом заказчика. Кроме того, нужно прописать, что компания не платит никакие налоги и отчисления, этим занимается самозанятый.

Очень многие банки еще только учатся работать с самозанятыми, сейчас любая выплата в пользу самозанятого проводится по тарифам выплат для физических лиц. Дело в том, что у самозанятого нет расчетного счета, в отличие от ИП и ООО. Поэтому банк видит, что перевод осуществляется физическому лицу, без уплаты налогов и взносов.

Такие переводы могут считаться подозрительными и чреваты блокировкой расчетного счета у компаний. Уменьшить количество вопросов от банка можно, предоставив в банк договор о сотрудничестве с самозанятым и выписанные им чеки.

Также, стоит предложить самозанятому выписать счет, внеся туда следующие данные:

• реквизиты исполнителя;
• дату и номер счета;
• наименование организации-плательщика, ее ИНН;
• список всех услуг с ценами;
• общую сумму счета;
• подпись самозанятого.

После расчета с самозанятым требуйте в обязательном порядке чек, который он может в несколько кликов сформировать в приложении «Мой налог». Этот чек прикладывается к бухгалтерским документам и служит доказательством прошедшего сотрудничества.

Если самозанятых не больше нескольких единиц, расчеты с ними не составляют труда. Достаточно лишь проверять, что статус самозанятого действительно актуален в момент выплаты и собирать с исполнителей чеки по каждой выплате. Если же самозанятых контрагентов становится много, это повод задуматься о внедрении систем автоматизации работы.

Чек-лист для работы с самозанятыми

Как обезопасить себя от штрафов или переквалификации ГПД в трудовой? Используйте следующие правила.

Шаг № 1. Проверка статуса самозанятого

Попросите справку о доходах из приложения «Мой налог» по форме КНД 1122036 или проверьте самостоятельно на сайте ФНС. Для этого потребуется ввести ИНН самозанятого и актуальную дату. Если исполнитель не является самозанятым, сервис об этом сразу сообщит.

Шаг № 2. Самозанятый не был работником компании

Убедитесь, что с исполнителем не было трудовых отношений за последние два года у вас или у ваших основных контрагентов. Попросите исполнителя скан или фотографию его трудовой книжки и проверьте последние места работы — «близких» связей с вашей компанией быть не должно.

При нарушении этого закона, заказчика ждут штрафы по статье 5.27 КоАП:

• для ИП — от 5 до 10 тысяч рублей;
• для должностных лиц — от 10 до 20 тысяч рублей;
• для организаций — от 50 до 100 тысяч рублей.

Более того, компания будет обязана сделать доначисления НДФЛ и страховых взносов за «сотрудника».

Шаг № 3. Составление договора

Правильно оформите договорные отношения — это могут быть договор подряда или договор оказания услуг. Обратите внимание на специфику договора и закрывающих документов. Следует обязательно осветить статус самозанятого, его обязанность выдавать чеки по оказанию услуг и сообщать об утере или прекращении своего статуса.

Кроме того, нужно отметить, что работодатель не платит НДФЛ и страховые взносы на основании п. 8 ст. 2 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.

Шаг № 4. Оплата за услуги самозанятого

Подготовьте финансовый инструмент для выплат. Многие стандартные РКО тарифицируют платежи самозанятым как физическим лицам, а это обычно очень дорого и ограничено в лимитах.

Шаг № 5. Дальнейший контроль

Учтите сложности масштабирования, если оно планируется. Контролируйте свой статус и лимиты по доходам (особенно важно для ИП), актуальности чеков и уплаты налогов.