Как выдать командировочные для поездки за рубеж

Работнику, командированному за границу, полагаются суточные и деньги на оплату проживания. Если у фирмы не достаточно средств на валютном счете, для выдачи командировочных иностранные деньги нужно приобрести. Как отразить такие операции в учете, читайте в статье.

Л.С. Бочкова, эксперт АГ «РАДА»

Как определить размер суточных

Нормы выплаты суточных при краткосрочных загранкомандировках утверждены приказом Минфина от 12 ноября 2001 г. № 92н. Они выплачиваются работнику за каждый день командировки, начиная со дня пересечения границы России. Если за время командировки работник посещает несколько стран, то нормы каждой страны применяются со дня въезда в страну. Этот день отмечается специальным штампом в паспорте работника.

После возвращения в Россию, со дня пересечения ее границы, командировочные рассчитываются по нормам, применяемым в России. Напомним, что они должны быть не меньше 100 рублей в день – нормы, установленной для бюджетных организаций. На это указано в статье 168 Трудового кодекса. В то же время максимальный размер суточных не ограничен.

Однако налог на прибыль уменьшают только суточные в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства от 8 февраля 2002 г. № 93. В то же время налог на доходы физлиц не нужно удерживать с суточных, не превышающих «норм, установленных в соответствии с действующим законодательством». На это указано в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса.

Возникает вопрос: что понимать под «действующим законодательством»? Недавно на него ответили налоговики. Они разъяснили, что таковым является Трудовой кодекс (письмо УМНС по г. Москве от 31 июля 2003 г. № 27-08н/42413). А он разрешает фирме самой определять нормы (статья 168 кодекса).

Таким образом, налог на доходы физлиц не нужно удерживать со всей суммы суточных, которую фирма выплачивает командированному по установленным на предприятии нормам. При этом их размер не имеет значения.

Пример

ООО «Вектор» направило своего работника Самохвалова В.В. в краткосрочную командировку в Германию и Францию. Срок командировки – с 17 по 25 ноября 2003 года.

Работник прибыл в Германию 17 ноября. В Германии он пробыл с 17 по 20 ноября, то есть 4 дня. Затем он поехал во Францию и прибыл в эту страну 21 ноября. Во Франции Самохвалов пробыл с 21 по 24 ноября, то есть тоже 4 дня. В Россию сотрудник вернулся 25 ноября.

Размер суточных в Германии – 58 USD, во Франции – 62 USD, в России – 100 руб.

Сумма командировочных составит:

58 USD х 4 дня + 62 USD х 4 дня + 100 руб. х 1 день.

Таким образом, Самохвалову перед командировкой нужно выдать 480 USD и 100 руб.

– конец примера –

Как купить валюту

Порядок покупки и выдачи валюты для оплаты командировок регулируется положением Центробанка от 25 июня 1997 г. № 62 (далее – Положение № 62).

Покупать валюту для оплаты командировочных можно без ограничений. Но делать это можно только в безналичном порядке. Покупка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов запрещена.

Для покупки валюты в банк нужно подать специальную платежку. В назначении платежа обязательно укажите: «на командировочные расходы». Обратите внимание: использовать валюту на другие цели нельзя. Купленная валюта зачисляется на специальный транзитный валютный счет.

Пример

Для оплаты командировочных расходов ЗАО «Мир» купил иностранную валюту на сумму 500 USD. Для этого он перечислил банку 16 100 руб.

Официальный курс Центробанка на дату покупки валюты составил 30 руб./USD. Банк приобрел валюту по курсу 30,2 руб./USD.

Таким образом, фирма заплатила:

500 USD х 30,2 рубля = 15 100 руб.

Разница между курсом покупки валюты и курсом Центробанка составила:

15 100 руб. – 500 USD х 30 руб. = 100 руб.

Комиссия банка за приобретение валюты составила 1000 руб.

В учете бухгалтер «Мира» сделал следующие записи:

Дебет 57 Кредит 51

– 16 100 руб. – перечислены денежные средства на приобретение иностранной валюты;

Дебет 52-1 Кредит 57

– 15 000 руб. (500 USD х 30 руб.) – зачислена на специальный транзитный валютный счет приобретенная валюта;

Дебет 91-2 Кредит 57

– 1000 руб. – отражена комиссия банка за покупку валюты;

Дебет 91-2 Кредит 57

– 100 руб. – отражен убыток от превышения курса покупки валюты над курсом Центробанка.

– конец примера –

Обратите внимание: комиссия банка и отрицательная разница между курсом покупки валюты и курсом Центробанка уменьшают налог на прибыль. Такие затраты включаются в состав внереализационных расходов. Это следует из подпунктов 6 и 15 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса.

Как снять валюту

Как оформить приказы

Для того чтобы снять валюту со счета, фирма должна составить два приказа: о направлении сотрудника в командировку и о норме суточных.

Для приказа о направлении сотрудника в командировку предусмотрена специальная форма (№ Т-9 или Т-9а). Она есть в постановлении Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26.

Приказ о норме суточных можно составить так:

ООО «Вектор»

ПРИКАЗ

от 14 января 2003 г.

№ 3/03

Об установлении нормы суточных

Приказываю:

Установить на 2003 год размер суточных для загранкомандировок в следующих размерах:

– для командировок в Австрию – 62 USD в день;

– для командировок во Францию – 62 USD в день;

– для командировок в Германию – 58 USD в день;

– для командировок в Великобританию – 67 USD в день.

Генеральный директор ООО «Вектор» Мурашко / А.А. Мурашко /

Как оформить заявку

На основании этих двух приказов фирма заполняет специальную заявку на снятие валюты. Ее форма и порядок заполнения приведены в Положении № 62.

В банк нужно представить оригинал заявки и ее копию. Копию банк вернет со своей отметкой о получении. После этого валюту можно снимать. Однако выдадут ее фирме не раньше, чем за 10 рабочих дней до даты отъезда.

Если командировка откладывается, фирма должна представить в банк новую заявку. В ней нужно указать сумму наличной иностранной валюты, полученную фирмой ранее на основании предыдущей заявки.

Кроме этого, в новой заявке указывается:

– дата и номер предыдущей заявки;

– дата и номер нового приказа о командировке;

– новая дата представления в банк отчета об израсходованной в командировке валюте.

При этом представлять отчет по предыдущей заявке не надо.

Обратите внимание: такой же порядок оформления и представления заявки применяется и в случае продления срока командировки. В новой заявке указываются дата и номер приказа о продлении срока служебной командировки. На это указано в письме Центробанка от 11 марта 2003 г. № 22.

В случае переноса фирмой сроков командировки после представления в банк заявки, но до выдачи банком валюты фирма также оформляет новую заявку. Валюту она получит уже на ее основании.

Пример

ЗАО «Мир» направляет своего сотрудника Горбункова С.С. в загранкомандировку на 8 дней. Работник уезжает 14 ноября 2003 года.

Бухгалтер «Мира» рассчитал, что Горбункову надо выплатить 1200 USD .

Заявка была заполнена так:

ЗАО «Мир»

Код ОКПО

55263650

АКБ «Коммерческий»

Код СОАТО

45286590000

ЗАЯВКА № 5 от 10 ноября 2003 г

Код операции

Заполняется клиентом

№ п/п

Ф.И.О. командируемого лица

Наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность Командируемого лица, резидент (нерезидент), номер счета, реквизиты банка – нерезидента

Дата и номер приказа

Дата убытия Командируемого лица в служебную командировку за пределы РФ, срок командирования

Страна командирования

Средства в иностранной валюте, дорожные чеки

код валюты (с указанием кода ценности)

Сумма

Горбунков Семен Семенович

Паспорт РФ, серия 45 01 номер 123 342, резидент

10 ноября 2003 г., № 11

14 ноября 2003 г., 8 дней

США

840 Н

1200

– конец примера–

Что такое справка по форме № 0406007

Вместе с валютой банк выдаст справку по форме № 0406007 на имя каждого работника, направляемого в командировку либо на имя старшего группы.

Обратите внимание на строку 7 справки. В этой строке банк обязательно должен сделать запись «Получено на командировочные расходы». Без такой записи справка считается недействительной и ваш сотрудник не сможет вывезти валюту за границу.

До отъезда сотрудников полученные справки хранятся в кассе. Для их учета фирма должна вести специальный журнал по форме, приведенной в приложении № 3 к Положению № 62. Это связано с тем, что справки являются бланками строгой отчетности.

Таким образом, перед отъездом в командировку ваш работник должен получить:

– деньги на командировочные расходы;

– справку № 0406007.

Как отразить поступление денег в кассу

В бухгалтерском учете зачисление денег в кассу и их выдача командируемым отражается так:

Дебет 006

– получена справка;

Дебет 50 субсчет «Валютная касса» Кредит 52

– деньги приняты в кассу;

Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Валютная касса»

– деньги выданы из кассы на командировочные расходы;

Кредит 006

– выдана справка.

Если ваш работник в командировку поехать не смог, валюту и справку № 0406007 придется вернуть в банк. Сделать это надо в течение пяти рабочих дней со дня предполагаемого отъезда.

В учете при этом делаются записи:

Дебет 52 Кредит 50 субсчет «Валютная касса»

– валюта возвращена в банк;

Кредит 006

– возвращена справка.

Как вывезти деньги за границу

Порядок вывоза валюты за границу регулируется Федеральным законом от 9 октября 1992 г. № 3615-1 «О валютном регулировании и валютном контроле».

Вывозить валюту за рубеж на оплату командировочных расходов можно в любом размере. А вот сумма собственных денег, которые берет с собой командируемый, ограничена. При этом действуют такие правила:

– если работник вывозит менее трех тысяч долларов США, декларировать эти деньги не нужно;

– сумму от 3 до 10 тысяч долларов США надо отразить в декларации. При этом предъявлять таможенникам справки о том, откуда у вас такие деньги, не надо;

– вывезти больше 10 тысяч долларов США можно только в том случае, если до этого работник ввез валюту в Россию. При этом размер вывозимой валюты увеличится на сумму ввезенных ранее денег. Для подтверждения этой суммы таможенникам нужно предъявить декларацию, которую сотрудник заполнял при въезде в Россию.

Обратите внимание: в любом случае справку № 0406007 лучше иметь с собой. Это нужно для того, чтобы доказать таможенникам, какие деньги ваши, а какие служебные.

Пример

ООО «Сигма» выдало командировочные своему работнику Гуськову С.А. на сумму 2000 USD и справку на эту сумму. Кроме того, Гуськов взял с собой такую же сумму личных денег. Таким образом, общая сумма вывозимых наличных денег составила 4000 USD.

Однако заполнять декларацию Гуськову не надо. Это связано с тем, что собственных денег у работника только 2000 USD. На таможенном контроле ему надо только предъявить справку из банка.

– конец примера –

Как отчитаться перед банком

После того, как сотрудник вернется из командировки, он должен составить авансовый отчет и вернуть оставшиеся деньги. Для этого ему дается 10 календарных дней.

К отчету прикладываются все документы, связанные с поездкой:

– билеты;

– копию загранпаспорта;

– счета за проживание и т. д.

Обратите внимание: документы, написанные на иностранном языке, надо перевести. Перевод прикладывается к авансовому отчету.

Неизрасходованную валюту командированный должен вернуть в кассу. Эти деньги надо сдать в банк в течение 10 рабочих дней после их поступления в кассу. После этого банк ее продаст.

Вместе с валютой в банк нужно принести:

– два экземпляра (оригинал и копию) отчета об израсходованной валюте. При этом оригинал останется в банке, а копию вернут фирме с отметкой банка. Форма и порядок заполнения отчета приведены в приложении № 5 к Положению № 62;

– справку № 0406007, которую вам выдавал банк.

Если фирма этого не сделает, ее оштрафуют. Самой организации придется заплатить от 40 до 50 тысяч рублей, а ее руководителю или главному бухгалтеру – от 5 до 10 тысяч рублей. Такие штрафы установлены пунктом 4 статьи 15.25 Кодекса об административных правонарушениях.

Обратите внимание: если работник истратит за границей больше, чем ему выдали командировочных, фирма должна возместить ему эту разницу. Для этого ей также нужно представить в банк отчет. На его основании банк оформит еще одну справку по форме № 0406007.