Минтруд в письме от 04.03.2022 № 14-6/ООГ-1352 разъяснил: никто, кроме самого работника, не вправе подписывать трудовой договор. Вот подробности.
Оформление трудовых отношений
Прием на работу всегда оформляется трудовым договором. Это письменный двусторонний документ, который устанавливает взаимные права и обязанности между работником и работодателем.
Перед заключением соглашения компания должна ознакомить нового сотрудника с локальными нормативными актами, а также взять согласие на обработку персональных данных. Заявление о приеме писать не обязательно, однако его наличие упрощает работу кадровой службы в дальнейшем, поэтому советуем не пропускать данный шаг.
Узнайте, как теперь принимать на работу новых сотрудников из вебинара «Новый порядок приема на работу».
Елена Пономарева, эксперт по трудовым отношениям, консультант по управлению, преподаватель и руководитель образовательного центра, по порядку расскажет, как теперь действовать, принимая на работу сотрудника и какие документы он должен иметь при себе.
Вся нужная информация здесь. Самое время записаться!
После того, как все документы для оформления трудовых отношений получены, стороны подписывают договор. На это закон отводит три рабочих дня с момента, когда сотрудник фактически приступил выполнению трудовых обязанностей ().
Со стороны работодателя подпись ставит либо сам руководитель организации (генеральный директор, президент компании), либо другой сотрудник по доверенности (начальник отдела кадров, исполнительный директор, директор филиала и т. д.).
Со стороны работника возможен только единственный вариант — трудовой договор подписывает сам человек, которого принимают на должность.
То есть выдать нотариальную доверенность родственнику или приятелю для осуществления данного действия не получится.
Что делать, если работник не может физически присутствовать в офисе: находится в другом городе, болен, собирается выполнять обязанности дистанционно?
Есть несколько вариантов.
Отправить трудовой договор по Почте России
Вполне действенный способ обмена документами:
- организация направляет два экземпляра договора письмом,
- работник подписывает их и возвращает один экземпляр обратно.
Единственный минус: Почта России работает не быстро, и вполне может потерять важный пакет.
Обмен электронными документами
Такое право предусматривает : с дистанционными сотрудниками можно заключить трудовой договор посредством обмена электронными документами.
Имейте в виду! Обеим сторонам необходимо иметь электронные подписи. Работодателю — усиленную квалифицированную электронную подпись; работнику — усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную электронную подпись.
Вот как обмен происходит на практике:
- Работник в электронном формате присылает в организацию необходимые для приема документы: паспорт, диплом об образовании, ИНН, СНИЛС и др.
- Работодатель подписывает трудовой договор усиленной КЭП и пересылает его с помощью оператора ЭДО своему работнику.
- Работник в свою очередь ставит электронную подпись и отправляет документ в компанию.
По письменному запросу сотрудника работодатель также должен в течение трех рабочих дней выслать экземпляр трудового договора на бумажном носителе.
Электронные подписи работников
Физическое лицо (работник компании) может иметь электронную подпись трех видов: усиленная квалифицированная; усиленная неквалифицированная и простая электронная.
Поясним, в чем отличия каждой.
Простая электронная подпись
Данная подпись формируется во внутренней информационной системе организации. Обычно достаточно создать логин и пароль работника для доступа в личный кабинет.
С помощью простой подписи можно знакомиться с локальными актами, приказами руководства, готовить служебные записки и т. д.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись
НЭП изготавливается при помощи закрытого ключа электронной подписи. Это может сделать любой, даже не аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ) с применением несертифицированных средств.
Ей допускается подписывать, например, трудовой договор, заявления об увольнении, инструкции и документы по охране труда.
Квалифицированная электронная подпись
Это наиболее защищенная подпись, сертификат ключа выдается исключительно аккредитованным УЦ с использованием сертифицированных средств.
КЭП подходит для подписи любых документов от лица владельца.
Как работнику получить электронную подпись для заключения трудового договора?
Пожалуй, самым коротким будет путь лично обратиться в налоговую инспекцию по месту жительства, которая оказывает услугу по выдаче квалифицированной электронной подписи (КЭП).
В ИФНС нужно присутствовать лично и для проведения процедуры представить следующие документы:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность,
- СНИЛС;
- ИНН;
- сертифицированный носитель (USB токен) для записи на него ключей электронной подписи.
После получения ключа, работник сможет подписать трудовой договор с работодателем из любой точки России.
Начать дискуссию