Особенности оформления и работы с самозанятыми

В 2022 году количество самозанятых в России превысило 4,2 млн человек, причем 971,8 тысячи из них находятся в Москве. О том, как сотрудничать с этой категорией работников и какие особенности учитывать при оформлении, расскажет директор по развитию массовых сервисов QIWI Виктория Кияченко.

В каких случаях компаниям выгодно с ними сотрудничать

Бизнесу выгодно нанимать самозанятых, прежде всего, на подрядные работы. При этом плательщики налога на профессиональный доход (НПД) самостоятельно перечисляют налог, поэтому компании сталкиваются с минимальными формальностями и документооборотом.

Чаще всего самозанятых привлекают компании из области строительства, проектирования, информационных технологий и логистики, реже — из сферы HR, маркетинга, дизайна, продаж, юриспруденции и бухгалтерии.

Среди небольших компаний, где работает до 100 человек, услугами самозанятых пользуются 23%, тогда как среди крупных организаций — только 15%.

Ньюансы при оформления самозанятого

Согласно закону № 422-ФЗ, самозанятый не может оказывать услуги своему бывшему работодателю первые два года после увольнения, даже если он ушел из компании по собственному желанию. При этом ограничение не действует, если специалист оказывал услуги по договору ГПХ.

Следующая особенность связана с ограничениями сферы деятельности специалистов: самозанятыми не могут стать люди, которые:

• занимаются посреднической деятельностью по договорам поручения, комиссии и агентирования;
• перепродают товары;
• реализовывают товары с обязательной маркировкой;
• добывают и/или реализуют полезные ископаемые;
• сдают в аренду офисы и другую коммерческую недвижимость.

Компании не ограничены по количеству самозанятых работников, с которыми они могут сотрудничать, однако перевод штатных специалистов в категорию самозанятых влечет за собой финансовые потери.

Если предпринимателя уличат в подмене трудовых отношений гражданско-правовыми, по  ему грозит штраф, который варьируется от 10 000 до 100 000 рублей.

Мониторингом ситуаций, когда трудовые отношения представляются самозанятостью, занимаются ФНС и Роструд. Чтобы избегать использования налогового режима для самозанятых в схемах по оптимизации налогов, ФНС разработала скоринговую систему, которая определяет недобросовестных работодателей в режиме реального времени.

Налоговая и Трудовая инспекция обращают внимание на следующие детали:

1. компания резко уменьшает количество сотрудников и отчетов;
2. она производит регулярные платежи самозанятым, которые выглядят как зарплата;
3. предприниматель выступает у самозанятого единственным заказчиком.

В то же время нельзя использовать в договорах терминологию из Трудового кодекса: например, слово «подрядчик» заменять на «работник». Самозанятые не должны соблюдать строгих графиков работы, правил и дресс-кодов.

Трудовая инспекция может подать в суд, чтобы самозанятых признали штатными работниками и оформили трудовые книжки, а предпринимателя заставят сдать отчеты в налоговую за прошедший период времени.

За нарушение при уплате налогов ФНС оштрафует на 40% от суммы долга , а также доначислит НДФЛ и взносы на пенсионное страхование за каждый месяц по каждому самозанятому.

Как оформить договор с самозанятым сотрудником

Поскольку договор с самозанятым заключается по нормам гражданского законодательства, то можно взять за основу обычный договор ГПХ. В нем должны быть указаны следующие данные:

• дата заключения;
• срок действия;
• порядок оказания услуг и их соответствие требованиям;
• стоимость услуг и способы их оплаты;
• описание сдачи-приемки, правила подписания акта;
• права и обязанности сторон;
• ответственность сторон, порядок изменения условий сотрудничества и разрешения споров;
• реквизиты сторон.

В тексте договора надо уточнить, что исполнитель зарегистрирован как самозанятый, самостоятельно уплачивает налог на профессиональный доход и обязуется выдать чек.

Не лишним будет пункт, по которому самозанятый обязан сразу информировать компанию об утрате статуса и перехода в ИП.

Компания требует от самозанятого следующие документы для заключения договора:

1. справку о постановке на учет в качестве плательщика «Налога на профессиональный доход»;
2. скан паспорта, включая лицевую сторону и страницу с пропиской;
3. копию свидетельства о постановке физического лица в налоговый орган на учет (ИНН).

Как платить самозанятому сотруднику

Самозанятому можно переводить оплату по общим правилам и без ограничений по форме — на банковскую карту, наличными или через электронный кошелек. ​​Причем открывать специальный банковский счет самозанятому не требуется — достаточно обычной карты физлица.

Банковская комиссия за перевод должна быть оплачена заказчиком, вычитать ее из оплаты исполнителя нельзя.

Для работы с новой категорией сотрудников не требуется прохождение специального обучения для команды, поскольку процессы оформления и взаимодействия проще, чем со штатными работниками по ТК.

Самозанятые не обязаны пользоваться онлайн-кассами: чеки формируются через приложение «Мой налог» и выдаются в бумажном виде, отправляются по электронной почте или смс. Исполнитель должен указать в чеке договор, по которому получает оплату, заказчика и его ИНН.

Компания может включить оплату самозанятому в расходах по ОСНО, ЕСХН и УСН Доходы минус расходы. Подтвердить расходы можно с помощью чека от самозанятого из приложения «Мой налог».

Онлайн-платформы для сотрудничества с самозанятыми

На рынке существуют решения для автоматизации взаимодействия между заказчиком и исполнителем: они проверяют наличие статуса самозанятого, регистрируют профессиональный доход исполнителей и отслеживают доступный лимит оплаты.

Итог

Главное отличие наемного работника от самозанятого — постоянство его трудовой деятельности. Потому единственное, что заказчик может требовать у сотрудника, работающего по НПД, — качественно выполнять свою работу.

Благодаря легкому процессу оформления таких сотрудников и экономии на НДФЛ и страховых взносах, система самозанятости получит новое развитие среди компаний и технологические решения.