НДФЛ с подарков работникам: письмо Минфина, которое вы могли пропустить

Несмотря на непростую экономическую ситуацию, работодатели по-прежнему вручают подарки — к юбилеям сотрудников и компании, в благодарность за выдающиеся показатели в работе и т.п. Рассмотрим, в каких случаях придется платить НДФЛ с подарка.

О них напоминает Минфин в письме № 03-04-05/14528 от 01.03.2022.

Необлагаемый «порог» для подарков — не более 4000 руб. на одного сотрудника в налоговый период, т.е. год. Причем речь идет не только о денежных подарках, но и презентах в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК). И в п. 28 статьи 217 НК — это перечень доходов, не облагаемых НДФЛ, — поименованы доходы налогоплательщика в виде подарков, стоимостью не более 4000 руб. за налоговый период по данному налогу, т.е. год.

Следовательно, когда сумма подарка превышает 4000 руб. / год как в денежной, так и натуральной форме, возникает обязанность удержать НДФЛ с суммы превышения. (Эти правила общеизвестны, о них неоднократно напоминал Минфин).

Момент получения дохода определяется в зависимости от его формы. Датой получения дохода при вручении денежного подарка является дата выплаты (подп. 1 п. 1 статьи 223 НК), и в день фактической выплаты надо удержать НДФЛ (п. 4 статьи 226 НК).

Перечислить НДФЛ в бюджет надо не позднее следующего дня.

Если же подарок имеет натуральную форму, то удержание необходимо провести при выплате любого дохода в денежной форме, памятуя о том, что удержать более 20 процентов от суммы нельзя (ст. 138 ТК).

Приведем пример.

На 8 марта женщины получили подарки стоимостью по 4500 руб. В июле менеджер Ю.А. Рожнова, оклад которой составляет 50 000 руб., получила подарок на день рождения в 2500 руб. Сумма подарков превысила лимит в 4000 руб. на 3000 руб. За июль с зарплаты надо удержать НДФЛ 6890 руб. (50 000 руб. × 13% (2500 4500 — 4000.) × 13%. На руки Рожнова получит 43 110 руб. (50 000 — 6890).

В форме 6-НДФЛ суммы до 4000 руб. отражать не надо. Однако не следует забывать о необходимости ведения персонифицированного учета всех доходов в регистрах налогового учета, поскольку если стоимость подарка превысит лимит в 4000 руб., то надо будет произвести расчет и удержание НДФЛ, отразив все это в ф. 6-НДФЛ.

А если нет возможности удержать НДФЛ с подарка — например, если подарок вручен в натуральной форме, а денежных выплат в тот же налоговый период не было?

Понятно, что налоговый агент не сможет в такой ситуации удержать и перечислить НДФЛ.

В таком случае до 1 марта следующего года в расчете 6-НДФЛ необходимо отразить сумму, с которого не был удержан НДФЛ, и письменно сообщить сотруднику, который самостоятельно заплатит НДФЛ на основании уведомления от налоговой.