Какой налог компания должна платить за удаленных сотрудников за рубежом

Налог на доходы зависит от статуса сотрудника за границей и источника дохода. Так, если он является резидентом РФ, ставка НДФЛ — 13% в любом случае. При этом декларировать и платить налог человек должен сам, если находится за границей. У компании нет обязанностей налогового агента. А если он нерезидент, но получает доход от источников в нашей стране, согласно ст. 209 НК РФ, налог будет равен 30. А вот доходы от работ за рубежом российским НДФЛ облагаться не будут.

Все эти условия действуют и в отношении удаленных сотрудников. Но именно из-за резиденства и возникают ошибки. Компания платит 13%, а потом узнает, что он живет за рубежом. А затем — поступает письмо от ФНС о недоначисленном налоге. В этой связи напомним о самом статусе.

Он определяется в соответствии со ст. 207 НК РФ. Если человек находится в России не менее 183 календарных дней в течение 12 месяцев подряд, он считается резидентом. При этом необязательно проводить эти 183 дня непрерывно. Возможность время от времени выезжать озвучил Минфин РФ в своем Письме от 22.01.20 № 03-04-05/3343. Кроме того, на определение резидента не влияет и гражданство работника. А сам статус компания должна определять при каждой выплате дохода. Если говорить о зарплате, то дважды в месяц. Очевидно, что фиксировать это не всегда возможно.

Другими словами, главное — определить статус работника и подтвердить нахождение человека на территории нашей страны или его отсутствие. Ни Налоговый, ни Трудовой кодекс РФ не дают списка таких документов. Поэтому подтверждать это можно на основании любых документов, оформленных в установленном порядке, которые могут определить даты присутствие человека, лучше всего, если работник предоставит документ из Налоговой службы по форме из Приказа ФНC РФ от 07.11.2017 N ММВ-7-17/837@. Также подтверждением могут быть:

• копия паспорта с отметками пограничного контроля о пересечении границы;
• справки с места работы, выданные на основании табеля учета рабочего времени;
• данные миграционных карт о въезде и выезде из России;
• квитанции о проживании в гостинице.

Между тем, при изменении налогового статуса ответственность за исчисление удержание налога несет налоговый агент — работодатель, что и указано в Письме ФНС РФ № БС-4-11/9701@. Какую?

Налоговая служба начислит штраф в 20% от неудержанной суммы налога и еще взыскать пени (с учетом ст. 123 и 75 НК РФ). Если НДФЛ излишне удержан с зарплаты сотрудниками за работу из-за границы, суммы налога должны быть возвращены ему, в порядке п.1 ст. 231 Налогового кодекса.

Очевидно, что компания может этого и не знать статуса, но продолжает нести риски. Как вариант, можно платить 13%, а по итогам года уточнить налоговый статус работника. Если он был за границей и не является резидентом — вернете налог в порядке п.1 ст. 231 НК РФ.

А еще лучше — закрепить в договоре с работником обязанность незамедлительно уведомлять о смене места фактического проживания. Чаще всего ставят срок в 3 дня. Это правило, как минимум, дисциплинирует работника, ведь сообщать о переезде станет требование, за нарушение которого ему могут вынести взыскание.