Как перейти с зарубежной ERP-системы на 1С за два месяца: история одного импортозамещения

Поговорили с Евгенией Безделиной, финансовым директором ООО «Бултен Рус», о том, как предприятие справилось с этим вызовом.

Остались без системы автоматизации

Мы выпускаем детали высокопрочного крепежа для автомобильной промышленности: 200 наименований крепежа и 7 500 позиций инструмента, который требуется для его производства.

Работаем по стандарту ISO 16949, который обязывает производителей отслеживать качество каждой партии, чтобы в случае дефекта запустить отзывную кампанию для уже проданных автомобилей.

В марте нас покинул шведский партнер, обозначив отключение учетной системы Infor M3 ERP в двухмесячный срок. Так перед нами встал вопрос выживания предприятия: 60 дней на выбор нового ПО, поиск подрядчика и миграцию на новую систему учета с возможностью вносить данные по закупкам, продажам, производству в оперативном контуре, а также выгрузкой данных в 1С:Бухгалтерию.

Как искали новое ПО и подрядчика

Над выбором нового ПО размышлять не пришлось: по сути, единственный российский аналог, который «покрывает» периметр наших задач — 1С:ERP.

Искали внедренца 1С, который, во-первых, имел бы релевантный опыт внедрения 1С:ERP-систем на заводах c ISO 16949, а, во-вторых, смог реализовать проект в рекордно короткое время. Три потенциальных подрядчика оценили сроки от полугода до полутора лет. Это нас не устраивало. Так нашим партнером стала IT-компания Lad, которая предложила рисковый, но реалистичный вариант: двигаться двухнедельными спринтами по методу Scrum.

Подрядчик поставил условие: обеспечить ежедневное участие в проекте сотрудников-пользователей системы — производственных рабочих, которые вводят первичные данные, работников склада, планово-экономического отдела, отдела контроля качества. Внутренним приказом мы регламентировали, что они будут посвящать проекту от 4 до 8 часов рабочего времени ежедневно.

К моменту старта работ мы самостоятельно выгрузили НСИ и начальные остатки в Excel.

Что было важно

• Разработать интуитивно-понятные рабочие места, которые упростили бы процесс ввода данных в учетную систему.
• Наладить сквозную прослеживаемость производства на всех этапах и циклах, чтобы мы могли штатно продолжать поставлять продукцию автопроизводителям в соответствии с отраслевым стандартом ISO 16949.
• Перенести нормативно-справочную информацию для более чем 8000 позиций.
• Внедрить механизмы планирования производства и закупаемых материалов с учетом остатков.
• Автоматизировать службу контроля качества, чтобы обеспечить наличие визы о допуске материала в работу на каждом производственном документе.
• Наладить процессы выгрузки данных в 1С:Бухгалтерию.
• Настроить адресный складской учет.

Как работали

Мы работали вместе со специалистами подрядчика, разбившись на три команды по три человека, в каждой из которых: консультант-методолог и программист со стороны подрядчика и наш сотрудник, ответственный за определенный участок учета. Расставляли приоритетность задач и последовательность, отдавая на спринт те из них, которые нужны срочно. В условиях ограниченности времени до минимума сократили документооборот, а процесс согласования проводили в формате ежедневных планерок.

Мини-команды разрабатывали макеты будущих автоматизированных рабочих мест, на каждом этапе разработки проверяли правильность выбранных решений, тестировали новые функции, определяли, какие данные следует загрузить в систему, сверяли результат загрузки таблиц Excel с данными предприятия. Это позволило на порядок быстрее делать необходимые доработки конфигурации и загрузить НСИ и начальные данные в систему.

Например, АРМ «Производство», посредством которого рабочие вносят в систему учета первичные данные по выполнению производственных операций на каждом этапе производственного процесса:

Планово-экономический отдел получил АРМ «Планирование», который содержит необходимую для принятия решения информацию: заказы на отгрузку в ближайший квартал, наличие продукции на складе, доступность рабочих центров, оптимальные партии запуска, поступление металла от поставщика, обеспеченность всех заказов металлом и инструментом — c учетом трехмесячного горизонта планирования.

Вспомогательные алгоритмы «подсказывают» оптимальное решение о запуске заказа в производство.

Специалисты LAD сделали нам АРМы как надстройку на типовой функционал, то есть при обновлении системы в дальнейшем проблем возникать не должно.

Что получили

В последние две недели мая мы дублировали все документы в двух системах, а с первого июня старую учетную систему отключили, и весь учет перешел в 1С:ERP с подсистемами:

• Закупки.
• Продажи.
• Складской учёт.
• Производство.
• Планирование (на месяц/квартал/год):
• Производство.
• Закупки.
• Продажи.

Во время промышленной эксплуатации дорабатывали процессы и готовили инструкции для пользователей — на этом этапе автоматизировали:

• Расчет позаказной себестоимости продукции с учетом выработки станков и сотрудников.
• Интеграция с 1С:Бухгалтерией (обмен данными налажен в автоматическом режиме).

В июле мы смогли закрыть июнь и посчитать себестоимость готовой продукции, а в июле-августе перешли уже на сервисное сопровождение. Нас обслуживают два специалиста (консультант и программист).

И еще кое-что

Общий итог — предприятие бесперебойно работает на новой системе учета, но помимо этого мы можем предметно оценить бизнес-эффект от внедрения:

• мы имеем интуитивно-понятные рабочие места, удобнее тех, которые были доступны в предыдущей системе: АРМы создают и корректно заполняют нужные документы, исключая вероятность ошибок по причине человеческого фактора;
• детальный учет рабочего времени сотрудников на производстве и складе делает точной процедуру расчета фактической себестоимости каждого производственного заказа, а также позволяет на 70% сократить период расчета премий сотрудников;
• быстрый и точный расчет цены на продукцию, который не был предусмотрен функционалом предыдущей системы;
• сквозная отслеживаемость производственных партий за счет введения системы учета по штрих-коду;
• автоматизация контроля качества с возможностью отслеживать качество выпускаемой продукции, входящего сырья, а также идентифицировать ответственного сотрудника отдела контроля качества. Ранее весь этот периметр работы велся «вручную» в таблицах Excel;
• получили возможность формировать в системе 22 дополнительных отчета, среди которых: отчет по выработке, отчет по производству, отчет по отгрузкам клиентам, отчет по трудозатратам, анализ выдачи материалов, отчет по потреблению инструмента, отчет по покрытию, график рабочего центра, точность поставок, отчет по закупкам у поставщиков, отчет по приемке на склад с производства, незавершенное производство по полуфабрикатам и металлу, анализ стойкости инструмента, анализ остатков на 1-е число каждого месяца суммарно в тоннаже и т. д.

Почему у нас получилось

Мы сомневались в реальности плавного перехода на новый софт за 2 месяца с оперативным учетом, планированием и выгрузкой в бухгалтерию. Но теперь понимаем, что это возможно, если действовать «правильно».

Ключевой «секрет успеха» в том, что мы и подрядчик работали как одна команда в режиме нон-стоп. Это было непросто, ведь участие в проекте не отменяло наши прямые обязанности. Опытные сотрудники понимали важность ERP-системы для нормального функционирования предприятия, а потому были «заточены» на результативную совместную работу. Пользователи привлекались не только к процессу разработки рабочих мест и тестирования, но и к подготовке понятных для нашего персонала инструкций.

Мы уложились не только в срок, но и в отведенный под проект бюджет, причем по нижней границе. Если бы шли по классической технологии, когда внедрение проходит последовательно, то и сроки, и стоимость были бы как минимум вдвое больше.