Питание работников. Как рассчитывать и уплачивать НДФЛ при утере документов

Вопросы

В Компании некоторой категории сотрудников Компани предоставляет горячее питание (компания оплачивает самостоятельно напрямую поставщику питания все обеда). Затем с сотрудника удерживается НДФЛ с суммы обедов, как с натурального дохода. Верен ли, что оплата горячего питания — это натуральный доход для него?
В случае утери подтверждающих документов по авансовым отчетам сумма документов выставляется сотруднику как натуральный доход и удерживается НДФЛ. Верен ли подход, что при утере подтверждающих документов — это натуральный доход для сотрудника?
Нужно ли эти два вида (питание и утерю документов = натуральный доход) исключать из базы для расчета при удержании по исполнительным листам на основании постановления Правительства от 02.11.2021 № 1908? Либо они должны включаться в базу для расчета удержаний, так как носят не разовый характер?

Ответ

На вопрос ответил: Алексей Иванов, руководитель отдела.

1. В целях исчисления НДФЛ стоимость питания, оплаченного организацией за своих сотрудников, с учетом положений является доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ.

По нашему мнению, сумма, равная стоимости выдаваемого (оплачиваемого) питания, включается в базу для удержаний по исполнительным листам.

2. Учитывая неоднозначную судебную практику по вопросу обложения НДФЛ подотчетных сумм, по которым утеряны документы, организации следует рассматривать каждый такой случай и принимать решение на основании служебной объяснительной записки и подтверждении фактического приобретения для организации товаров (работ, услуг).

Если, например, сотрудником фактически приобретены материалы и переданы организации, но при этом утеряна товарная накладная, считаем, что налогооблагаемого НДФЛ дохода в таком случае не возникает. Включать такую сумму в базу для удержания по исполнительным листам также нет оснований.

Если же сотрудником материалы фактически не приобретены или не переданы в организацию и при этом не возвращены деньги и фактически долг прощен, то такая сумма может рассматриваться как облагаемый НДФЛ доход. При этом, прощение долга не рассматривается Перечнем в качестве дохода, с которого необходимо производить удержания по исполнительным листам.

Соответственно, суммы прощенного долга, по нашему мнению, не включаются в базу для удержания по исполнительным листам.

Оплата питания

При рассмотрении вопросов исчисления НДФЛ необходимо руководствоваться положениями .

Согласно к доходам, полученным в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг), в том числе питания.

При получении налогоплательщиком от организаций дохода в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг) налоговая база определяется в соответствии с как стоимость товаров (работ, услуг), исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном .

Таким образом, с учетом указанных положений стоимость питания, оплаченного организацией за физических лиц, подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке.

При возникновении у физических лиц дохода в натуральной форме в виде оплаты за них питания организацией организация признается на основании налоговым агентом в отношении таких доходов и обязана исполнять обязанности, предусмотренные для налоговых агентов и .

Данная позиция подтверждена письмами Минфина от 05.02.2018 № 03-15-06/6579, от 17.05.2018 № 03-04-06/33350.

Таким образом, в целях НДФЛ стоимость питания, оплаченного организацией за своих сотрудников, с учетом положений является доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ.

В отношении вопроса о включении оплаты питания в базу для удержания необходимо учитывать следующее.

В силу заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Заработная плата зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и не ограничивается, за исключением случаев, ТК ().

Согласно выплата заработной платы производится в денежной форме в валюте Российской Федерации (в рублях). В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о валютном регулировании и валютном контроле, выплата заработной платы может производиться в иностранной валюте.

В соответствии с коллективным договором или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству Российской Федерации и международным договорам Российской Федерации. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы (). Таким образом, заработная плата может выплачиваться в неденежной форме.

Однако, не любая выплата, произведенная в неденежной форме, становится частью заработной платы. Для признания той или иной выплаты в качестве заработной платы должно соблюдаться требования о начислении этой выплаты за результаты труда, то есть в зависимости от количества и качества затраченного труда.

Полагаем, что в рассматриваемой ситуации оплата питания не зависит от количества и качества затраченного труда, соответствующая выплата не является частью заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, а должна признаваться иным доходом работника, полученным в натуральной форме.

В соответствии с п. 1 Перечня видов заработной платы и иного дохода, из которых производится удержание алиментов на несовершеннолетних детей, утвержденного постановлением Правительства от 02.11.2021 № 1908 (далее — Перечень), удержание алиментов на содержание несовершеннолетних детей производится с заработной платы (денежного вознаграждения, содержания) как по основному месту работы, так и за работу по совместительству, которую получают родители в денежной (рублях или иностранной валюте) форме.

Согласно пп. «р» п. 2 Перечня удержание алиментов также производится с суммы, равной стоимости выдаваемого (оплачиваемого) питания, за исключением лечебно-профилактического питания.

Учитывая изложенное, и принимая во внимание, что в данном случае питание не является лечебно-профилактическим, сумма, равная стоимости выдаваемого (оплачиваемого) питания, включается в базу для удержаний по исполнительным листам.

Подотчетные средства при утере документов

В соответствии с п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» для выдачи наличных под отчет (далее — подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер должен оформляться согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица.

Распорядительный документ юридического лица, индивидуального предпринимателя допускается оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии и инициалов, суммы наличных, срока, на который они выдаются.

Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Согласно удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК и иными федеральными законами. Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях.

Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника этой задолженности не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (), а также с учетом ограничения размеров удержаний, предусмотренного . При невозможности удержания взыскание задолженности производится по правилам , регулирующей порядок привлечения работника к материальной ответственности за ущерб, причиненный работодателю.

Таким образом, при утрате документов, подтверждающих расходы, в авансовом отчете, работодатель проводит проверку, а также запрашивает у работника объяснение (). Работодатель рассматривает объяснение работника и обстоятельства расходования выданных под отчет денежных сумм.

В случае подтверждения факта надлежащего расходования выданных под отчет денежных средств задолженность работника перед работодателем отсутствует, поэтому ее удержание или взыскание не производится. В этом случае, поскольку израсходованные по авансовому отчету денежные суммы являются затратами работодателя, у работника не образуется доход ни в денежной, ни в натуральной форме. Соответственно, в таком случае не возникает дохода в целях исчисления НДФЛ.

Если же факт надлежащего расходования выданных под отчет денежных средств не подтвержден, у работника образуется задолженность перед работодателем, которая подлежит удержанию или взысканию. В случае, когда работодатель отказывается от удержания или взыскания неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, то есть фактически прощает долг, соответствующая сумма должна рассматриваться как доход работника.

Прощение долга не рассматривается Перечнем в качестве дохода, с которого необходимо производить удержания по исполнительным листам.

Арбитражная практика в отношении НДФЛ по подотчетным средствам, если сотрудник по ним не отчитался или утерял документы неоднозначная.

В постановлении Президиума ВАС от 05.03.2013 № 14376/12 по делу № А53-8405/2011 суд установил отсутствие доказательств того, что работники расходовали подотчетные суммы по целевому назначению: общество представило только авансовые отчеты, не предъявило первичные учетные документы, подтверждающие оплату товарно-материальных ценностей и их оприходование, работники подотчетные суммы в кассу не вернули.

Президиум ВАС пришел к выводу, что при таких обстоятельствах средства, взятые под отчет, являются доходом физлиц и подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ. Позицию подтверждают ФНС в письме от 24.12.2013 № СА-4-7/23263, Минфин в письме от 01.02.2018 № 03-04-06/5808.

Однако есть и другой подход в арбитражной практике о том, что если работник не отчитался (несвоевременно отчитался) за подотчетные средства, облагаемого НДФЛ дохода у него не возникает (постановления ФАС Московского округа от 16.06.2010 № КА-А40/5879-10-3 по делу № А40-125078/09-126-900).

Судьи указывают, что денежные средства, выданные организацией подотчетному лицу, образуют задолженность физического лица перед организацией и в случае, когда они не израсходованы на цели, на которые были выданы, либо израсходованы не полностью, подлежат возврату (постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.2013 по делу № А55-15647/2012). Следовательно, эти денежные средства не являются для физического лица экономической выгодой и не относятся к его доходу (определение ВС от 21.04.2016 № 306-КГ16-3205 по делу № А65-2127/2015).