Но есть и другая ситуация. Человека оформляют на удаленку, и он уезжает в другой город. Может и должна ли компания оплачивать перелет до места исполнения дистанционной работы? А главное — как отнести расходы на авиабилет, прежде всего, чтобы снизить издержки?
Попробуем разобраться.
Оплата переезда
Обязанности оплачивать проезд нет, но компания может установить дополнительные льготы. Если говорить с точки зрения расходов, для такого сотрудника оптимально установить разъездной характер работы. В разъяснениях ГИТ и в ТК нет прямого запрета на это. Тогда не придется оформлять командировку, оплачивать средний заработок. Вместе с тем, компенсация проезда будет учитываться в расходах по налогу на прибыль и не будет облагаться НДФЛ и взносами.
Оценивая налоги при оплате проезда для сотрудника, Минфин считает такую поездку командировкой и указывает, что компенсации проезда не облагаются НДФЛ, взносами и учитываются в расходах по налогу на прибыль. Например, такой вывод в письме Минфина № 03-04-05/59241 от 23.07.2021.
Но для компании не всегда удобно и выгодно оформление командировок для таких поездок. В первую очередь, из-за допоплаты — среднего заработка.
Да, существует безрисковый по налогам вариант оплаты проезда «наполовину»: когда начисляются все зарплатные налоги, а затраты на перелет не признаются в налоге на прибыль. Но такой вариант тоже не выгоден работодателя. Именно поэтому и вспоминают о разъездной работе.
Оплата проезда при разъездном характере работы
Напомним, что на основании сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер, компания возмещает расходы на проезд по служебным поездкам, найм жилого помещения, другие расходы из-за проживания вне места жительства и т. д.
Порядок оформления поездок и возмещения расходов компания устанавливает в коллективном договоре, локальном акте или соглашении сторон.
И поскольку компенсации закреплены на законодательном уровне, то оплат и возмещение проезда будет учитываться в расходе по налогу на прибыль и не будет облагаться налогом на доходы и взносами. И для этого есть веские основания.
Расходы на проезд можно учесть среди прочих расходов на при наличии подтверждающих документов. Об этом говорил Минфин в Письме от 27.04.2022 № 03-04-06/38439. Логично, расходы на проезд прямо связаны с расходами на оплату труда. А если некоторые затраты с равными основаниями можно отнести к нескольким группам расходов, выбор остается на усмотрение налогоплательщика.
НДФЛ не облагаются установленные законом компенсации, связанные с трудовыми обязанностями, на основании . Оплата проезда для разъездного сотрудника прямо связана с его работой, так что налогу она не подлежит. Но расходы надо документально подтвердить, а в ЛНА или соглашении уточнить, что работа у сотрудника разъездная.
Если такого подтверждения не будет, признак компенсации теряется и придется платить налог на доходы. Об этом также говорил Минфин в письме от 27.04.2022 № 03-04-06/38439.
Такая же ситуация и по страховым взносам. С учетом , они исключены из компенсаций, связанных с выполнением трудовых обязанностей. Но для неначисления взносов расходы на проезд также надо документально подтвердить.
Можно ли установить дистанционщику/удаленщику разъездной характер работы?
Отметим, что ТК не указывает, какая работа является разъездной. По мнению Минтруда (письмо от 18.09.2020 № 14-2/ООГ-15047), трудиться надо вне расположения организации, но на постоянной основе.
На стороне работодателей и ГИТ. В своем письме от 04.03.2021 № 77/10-6629-ОБ/18-1299 Инспекция отметила: закон не запрещает вводить разъездной характер для дистанционного сотрудника, а факторы для такой работы компания может определять самостоятельно.
Учитывая это, удаленному сотруднику можно ввести разъездную работу и компенсировать проезд.
При этом оплату проезда вы учтете в налоге на прибыль и не надо будет платить НДФЛ и взносы.
Начать дискуссию