Книга учета доходов и расходов при УСН

Налогоплательщики, применяющие УСН, должны вести налоговый учет показателей своей деятельности, необходимых для определения налоговой базы и суммы налога. Налоговый учет согласно статье 346.24 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ) ведется в книге учета доходов и расходов. С 1 августа 2004 года форма книги и порядок отражения в ней хозяйственных операций организациями и индивидуальными предпринимателями, применяющими УСН, утверждаются Министерством финансов Российской Федерации.

Форма книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, и порядок отражения хозяйственных операций в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, утверждены, как уже отмечено, Приказом Минфина России от 30 декабря 2005 года №167н. Форма книги и порядок отражения в ней хозяйственных операций приведены в приложениях №1,2 к Приказу.

На титульном листе книги указываются данные о налогоплательщике:

наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
ИНН/КПП организации или ИНН индивидуального предпринимателя;
выбранный объект налогообложения (доходы либо доходы, уменьшенные на величину расходов);
единица измерения;
адрес места нахождения организации или места жительства индивидуального предпринимателя;
номера расчетных и иных счетов;
наименование банка;
номер и дата выдачи уведомления о возможности применения упрощенной системы налогообложения.

Регистрация книги учета доходов и расходов в налоговых органах главой 26.2 НК РФ не предусмотрена, однако в Приказе Минфина РФ такая обязанность установлена. До начала ведения книги она должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком Книги учета доходов и расходов указывается число содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и печатью организации (индивидуального предпринимателя - при ее наличии), а также заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью. Кроме того, подпись должностного лица налогового органа должна быть и на титульном листе книги.

Приказом Минфина РФ налогоплательщикам предоставлено право вести книгу учета доходов и расходов в электронном виде. В этом случае налогоплательщик обязан распечатывать книгу по окончании отчетного (налогового) периода. На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком Книги учета доходов и расходов, которая велась в электронном виде, и выведенной по окончании налогового периода на бумажные носители указывается число содержащихся в ней страниц, которое заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью. Обратите внимание, что срок, до которого Книга учета доходов и расходов, которая велась в электронном виде, должна быть представлена в налоговый орган не указан. По нашему мнению, это нужно сделать до представления налоговой декларации.

Исправление ошибок в Книге должно быть обосновано и подтверждено подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) с указанием даты исправления и печатью организации (индивидуального предпринимателя).

Разъяснения по внесению исправлений в книгу учета доходов и расходов при применении УСН приведены в Письме Минфина Российской Федерации от 15 декабря 2003 года №04-02-05/1/108 «О внесении исправлений в налоговые регистры организациями и предпринимателями, применяющими упрощенную систему налогообложения». Согласно разъяснениям, если фирма ведет книгу учета доходов и расходов в электронном виде, то ей придется внести в программу неправильную запись со знаком «минус», а затем и верную операцию. Если книга ведется в бумажном виде, то нужно зачеркнуть неправильный показатель и вписать правильное значение. При этом, как мы уже сказали выше, исправление должно быть заверено подписью руководителя организации и оттиском печати. Кроме того, необходимо указать дату исправления.

РАЗДЕЛ I КНИГИ УЧЕТА ДОХОДОВ И РАСХОДОВ

Раздел I книги называется «Доходы и расходы». Этот раздел заполняется всеми налогоплательщиками. Налогоплательщики обязаны обеспечить полноту, достоверность и непрерывность учета показателей, необходимых при определении налоговой базы. В книге учитываются доходы как учитываемые, так и не учитываемые при налогообложении, все расходы, произведенные в результате осуществления предпринимательской деятельности.

В соответствии с Приказом №167н при заполнении раздела 1 «Доходы и расходы» организации и индивидуальные предприниматели, применяющие УСН, указывают:

в графе 1 - порядковый номер регистрируемой операции.
в графе 2 - дату и номер первичного документа, на основании которого осуществлена регистрируемая операция.
в графе 3 - содержание регистрируемой операции.
в графе 4 – налогоплательщики отражают все полученные доходы как учитываемые, так и не учитываемые при налогообложении.
в графе 5 - налогоплательщики отражают доходы от реализации, определяемые в соответствии со статьей 249 НК РФ, и внереализационные доходы, определяемые в соответствии со статьей 250 НК РФ. В данной графе налогоплательщиком не учитываются доходы, предусмотренные статьей 251 НК РФ, а также доходы в виде полученных дивидендов, если налогообложение их произведено налоговым агентом в соответствии с положениями статей 214 и 275 НК РФ.

Графы 6 и 7 заполняется только теми налогоплательщиками, которые выбрали в качестве объекта налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов».

В графе 6 налогоплательщик отражает все расходы, произведенные в результате осуществления хозяйственной деятельности (статья 346.16 и пункт 6 статьи 346.18).
В графе 7 налогоплательщик отражает расходы, указанные в статье 346.16 НК РФ.

Справочную часть раздела I заполняют налогоплательщики, выбравшие в качестве объекта налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов».

В разделе 1 в хронологическом порядке позиционным способом отражаются хозяйственные операции за отчетный период на основании первичных документов. Непосредственно законодательством о налогах и сборах в настоящее время не установлены правила и требования к оформлению первичных документов организациями и индивидуальными предпринимателями, применяющими упрощенную систему налогообложения. В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, совершаемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если форма документов не предусмотрена в этих альбомах, то такие документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

РАЗДЕЛ II КНИГИ УЧЕТА ДОХОДОВ И РАСХОДОВ

Особый интерес представляет Раздел II «Расчет расходов на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств и на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу за отчетный (налоговый) период», который заполняется только налогоплательщиками, определяющими налоговую базу как доходы, уменьшенные на величину расходов.

Расходы на приобретение основных средств принимаются при расчете налоговой базы следующим образом.

Если основное средство приобретается в период применения упрощенной системы, то расходы учитываются в полной сумме в момент ввода основного средства в эксплуатацию. Эти расходы отражаются на конец отчетного (налогового) периода. В главе 26.2 НК РФ говорится, чтобы стоимость основного средства была включена в расходы, оно должно быть оплачено.
Если основное средство приобретено до перехода на упрощенную систему, то нужно определить его остаточную стоимость на момент перехода. Эта стоимость включается в расходы в зависимости от срока полезного использования. Стоимость основных средств со сроком полезного использования до трех лет включается в расходы в течение одного года применения УСН. Если срок полезного использования составляет от 3 до 15 лет, то в течение первого года применения УСН включается 50% стоимости, второго года – 30%, третьего года – 20%. Стоимость основных средств со сроком полезного использования свыше 15 лет списывается в течение 10 лет применения упрощенной системы равными долями стоимости основных средств.

Статьей 346.25 НК РФ установлено, что остаточная стоимость основных средств, приобретенных и оплаченных до перехода на упрощенную систему, отражается в налоговом учете на дату перехода на упрощенную систему.

Если основное средство приобретено и введено в эксплуатацию в период применения общей системы налогообложения, а оплачено после перехода на упрощенную систему, то остаточная стоимость учитывается, начиная с месяца, следующего за месяцем, в котором произведена оплата.

Порядком заполнения книги учета доходов и расходов установлено, что первым кварталом эксплуатации основного средства считается квартал, в котором оно было оплачено, за исключением случаев, когда оплата произведена в последнем месяце квартала. В этом случае первым кварталом будет считаться квартал, следующий за месяцем оплаты.

С учетом вышеизложенного Раздел II заполняется следующим образом.

Налогоплательщиками указывается отчетный (налоговый) период, за который производится расчет расходов на приобретение основных средств, принимаемых при расчете налоговой базы по единому налогу (I квартал, полугодие, 9 месяцев, год). Данные по приобретенным и оплаченным объектам основных средств отражаются в расчете позиционным способом по каждому объекту отдельно.

По основным средствам, приобретаемым (сооружаемым, изготовляемым) и вводимым в эксплуатацию, заполняются следующие графы:

В графе 1 - порядковый номер операции.

В графе 2 - наименование объекта основных средств или нематериальных активов в соответствии с техническим паспортом, инвентарными карточками и иными документами на указанный объект.

В графе 3 - число, месяц и год оплаты объекта основных средств или нематериальных активов на основании первичных документов.

В графе 4 - число, месяц и год подачи документов на государственную регистрацию объектов основных средств, права на которые подлежат государственной регистрации в соответствии с законодательством РФ (за исключением основных средств, введенных в эксплуатацию до 31 января 1998 года).

В графе 5 - число, месяц, год ввода в эксплуатацию (принятия к бухгалтерскому учету) объекта основных средств или нематериальных активов.

В графе 6 - первоначальная стоимость объекта основных средств или нематериальных активов (указывается в графе 6 в том отчетном (налоговом) периоде, в котором произошло последним по времени одно из следующих событий: оплата (завершение оплаты) сооружения, изготовления данного объекта; ввод его в эксплуатацию; подача документов на государственную регистрацию прав на объект основных средств).

В графе 7 - срок полезного использования объекта основных средств или нематериальных активов, определяемый в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 346.16 НК РФ.

В графе 8 - остаточная стоимость объекта основных средств или нематериальных активов, приобретенного (сооруженного, изготовленного, созданного самим налогоплательщиком) до перехода на УСН.

Остаточная стоимость данных объектов определяется и отражается на дату перехода на УСН.

В графе 9 - количество кварталов эксплуатации в налоговом периоде оплаченного и введенного в эксплуатацию (принятого к бухгалтерскому учету) объекта основных средств или нематериальных активов.

В графе 10 - доля стоимости приобретенного (сооруженного, изготовленного, созданного самим налогоплательщиком) объекта основных средств или нематериальных активов, принимаемая в расходы в соответствии с пунктом 3 статьи 346.16 НК РФ, за налоговый период.

В графе 11 - доля стоимости приобретенного (сооруженного, изготовленного, созданного самим налогоплательщиком) объекта основных средств или нематериальных активов, принимаемая в расходы в каждом квартале отчетного (налогового) периода, определяемая как отношение данных графы 10 к данным графы 9. При этом значение показателя округляется до второго знака после запятой.

В графе 12 - сумма расходов на приобретение (сооружение, изготовление, создание самим налогоплательщиком) объекта основных средств или нематериальных активов, включаемая в состав расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу за каждый квартал налогового периода. Указанная сумма определяется в зависимости от того, когда приобретены и введены в эксплуатацию основные средства или нематериальные активы:

если в период применения УСН, то данная сумма определяется как произведение граф 6 и 11, деленное на 100;
если до перехода на УСН, данная сумма определяется как произведение граф 8 и 11, деленное на 100.

Сумма расходов по данной графе за отчетный (налоговый) период отражается в последний день последнего квартала налогового периода в графе 7.

В графе 13 - сумма расходов на приобретение (сооружение, изготовление, создание самим налогоплательщиком) объекта основных средств или нематериальных активов, включаемая в состав расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы, за налоговый период. Для этого значение графы 12 умножают на значение графы 9.

В графе 14 - сумма расходов на приобретение (сооружение, изготовление, создание самим налогоплательщиком) объекта основных средств или нематериальных активов, учтенная в составе расходов, при исчислении налоговой базы по налогу за предыдущие налоговые периоды (данные графы 13 данного раздела за предыдущие налоговые периоды).

В графе 15 - оставшаяся часть расходов на приобретение (сооружение, изготовление, создание самим налогоплательщиком) основных средств и нематериальных активов, подлежащая списанию в последующих отчетных (налоговых) периодах (графа 8 - графа 13 - графа 14).

Графы 7,8,14,15 не заполняются, если основные средства и нематериальные активы, приобретены (сооружены, изготовлены, созданы самим налогоплательщиком) и введены в эксплуатацию (приняты к бухгалтерскому учету) в период применения УСН.

В графе 16 - указываются число, месяц и год выбытия (реализации) объекта основных средств или нематериальных активов.

По итоговой строке раздела II за отчетный (налоговый) период отражается сумма значений показателей граф 6, 8, 12 - 15.

РАЗДЕЛ III КНИГИ УЧЕТА ДОХОДОВ И РАСХОДОВ

Раздел III Книги учета доходов и расходов называется «Расчет суммы убытка, уменьшающей налоговую базу по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения».

Уже из названия раздела можно сделать вывод, что раздел заполняется налогоплательщиком, выбравшим в качестве объекта налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов» и получившим по итогам предыдущего (предыдущих) налогового (налоговых) периода (периодов) убытки от осуществляемой предпринимательской деятельности. В данном разделе отражаются следующие суммы:

по коду строк 010 - 110 - сумма не перенесенного убытка на начало налогового периода всего, в том числе с разбивкой по годам его образования (переносятся значения показателей по кодам строк 150 - 250 раздела III Книги доходов и расходов за предыдущий налоговый период).
по коду строки 120 - налоговая база за налоговый период (переносится значение показателя по коду строки 040 справочной части раздела I Книги доходов и расходов за истекший налоговый период).
по коду строки 130 - сумма убытка по коду строки 010, уменьшающая (но не более чем на 30%) налоговую базу за истекший налоговый период по коду строки 120.
по коду строки 140 - сумма убытка за налоговый период (соответствует значению показателя по коду строки 041 справочной части раздела I Книги доходов и расходов за предыдущий налоговый период).
по коду строки 150 - сумма не перенесенного убытка на конец налогового периода всего (код строки 010 - код строки 130 + код строки 140). Данное значение показателя переносится в раздел III Книги доходов и расходов за следующий налоговый период и указывается по коду строки 010.
по кодам строк 160 - 250 указываются суммы не перенесенного убытка на конец налогового периода по годам его образования. Сумма значений показателей по кодам строк 160 - 250 соответствует значению показателя по коду строки 150 раздела III Книги доходов и расходов.

Значения показателей по кодам строк 160 - 250 переносятся в раздел III Книги доходов и расходов за следующий налоговый (отчетный) период и указываются по кодам строк 020 - 110.