Итак, законодательство допускает всего 2 причины таких случаев:
- Человек впервые устраивается на официальную работу. Это может быть как юный сотрудник, так и работник в самом расцвете сил. У обоих одна и та же причина — они оба ранее нигде не работали официально. Оформлять бумажные трудовые книжки лицам, впервые поступающим на работу после 01.01.2021, не нужно (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, ч. 4 ст. 65 ТК РФ). У них будут только электронные трудовые книжки.
- Утеря бумажной трудовой книжки по разным причинам.
В этом случае работодатель по письменному заявлению, где указана причина отсутствия трудовой книжки, обязан оформить сотруднику новую электронную трудовую книжку. Конечно, если он ранее перешел на ЭТК.
Безусловно, для своего успокоения можно попросить нового работника принести форму СТД-ПФР, чтобы удостовериться, что стажа нет. Но требовать не можете — это не обязательный документ.
Соответственно требование при трудоустройстве непредусмотренных документов влечет за собой нарушение трудового законодательства по . За это грозит предупреждение или штраф: для должностных лиц и ИП — в размере от 1 000 до 5 000 руб., для организации — от 30 000 до 50 000 руб.
Также еще одной формой проверки, что у работника действительно нет стажа и открытой ранее электронной трудовой книжки является получение информации с сайта Госуслуг. Возможно сотрудник по доброте душевной предоставит вам соответствующие документы и файлы.
Вернемся к нашей теме. Как же должна выглядеть форма СЗВ-ТД в программах 1С при приеме сотрудника, впервые устраивающегося на работу?
Прием на работу нового сотрудника в 1С
Для начала оформим документ приема на работу.
В 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 в разделе «Зарплата и кадры» — «Кадровые документы» необходимо создать документ «Приема на работу».
В этом документе вносим данные сотрудника: дата приема на работу, ФИО, необходимые персональные данные, подразделение, должность, трудовую функцию, ставку, оклад и т. д.
Обращаем внимание на подвал документа. Там автоматически установлена галочка записи электронной трудовой книжки.
Если снять эту галочку, то пропадает возможность указать начало это трудовой деятельности или продолжение.
Так как наш сотрудник официально трудоустраивается впервые, то галочку оставляем, указываем, что это начало трудовой деятельности и нажимаем кнопку «Зарегистрировать». Автоматически создается форма СЗВ-ТД, а также программа подсказывает нам, что в документе корректно введены все данные, поэтому прием на работу не подлежит форматированию.
Если же вам необходимо внести изменения в данный приказ, то необходимо сначала удалить созданную форму отчетности СЗВ-ТД в разделе «Отчеты» — «Регламентированные отчеты», а затем снова зайти в этот приказ. Синей гиперссылки СЗВ-ТД уже не будет и программа позволит редактировать данные.
Щелкнем по синей гиперссылке и попадем в форму СЗВ-ТД, созданную программой. Видим, что в ней заполнены все колонки, кроме столбцов «Трудовая книжка (заявл.)» и «Электронная форма (заявл.)».
Так и должно быть. Эти поля формируются, если создать документ «Регистрация трудовой деятельности» в разделе «Зарплата и кадры» — «Электронные трудовые книжки». В нашем примере надобность документа «Регистрация трудовой деятельности» отсутствует.
Однако, даже если вы по старой привычке создадите документ «Регистрация трудовой деятельности», то для «новеньких сотрудников» в форму СЗВ-ТД оно не подтянется в табличную часть СЗВ-ТД.
Щелкнем по любому полю формы СЗВ-ТД и провалимся внутрь нее. Видим, что строки с бумажной трудовой книжкой и сведениями в электронной форме пустые.
Так и нужно. Можно смело отправлять отчет в контролирующие органы.
Кстати, из приказа о приеме на работу можно сформировать сведения о застрахованных лицах, если все персональные данные вам предоставлены работником.
Что касается программы 1С: ЗУП ред. 3.1, то там выполняются аналогичные действия только в разделе «Кадры» — «Все кадровые документы» (или «Приемы, переводы, увольнения»).
Комментарии
1От картинки в заголовке аж сердце защемило.