Отпуск круглый год. Как бухгалтеру не ошибиться в учете отпускных сотрудников?

Подробности раскрыли аналитики консалтингового агентства «Простые решения».

Все начинается с графика

Отпуск сотруднику предоставляется на основании графика. В подавляющем большинстве организаций его составляют в октябре-ноябре на будущий календарный год.

Согласно 123 статье ТК график отпусков должен быть составлен и утвержден не позднее чем за две недели до нового года.

Высказать свои пожелания к отпуску могут все сотрудники, но ряд категорий имеет право на отпуск в любое удобное для них время, а значит, в случае «конфликта интересов» между коллегами со схожим функционалом, решение примут в пользу того, кто имеет право.

К ним относятся несовершеннолетние работники, мужчины жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (не по уходу за ребенком), многодетные сотрудники, родителе детей-инвалидов, те кто работают по совместительству (они могут уйти в отпуск в тот же период, на который запланирован отпуск на основном месте работы, что зафиксировано в 186 статье ТК).

Не обязательно отгуливать отпуск целиком. Последние годы распространена практика, допустимая 125 статьей ТК. Отпуск можно разделить на части, но одна из них должна быть не менее 14 календарных дней. Оставшуюся часть сотрудник может «дробить» как угодно. Если руководство не против. Если необходимость разделения отпуска исходит со стороны работодателя, он также обязан согласовать свое предложение с сотрудником.

В отношении новых сотрудников вопрос с отпуском и отпускными решается согласно статье 122 ТК. У таких работников право на отпуск возникает по истечении шести месяцев работы. По соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и раньше.

Оформить отношения

Когда наступает заветное для каждого сотрудника время, работодатель обязан предупредить его заранее (не позднее чем за две недели). Форма и способ уведомления может быть произвольным, например, ведомость, лист ознакомления, персональное извещение и так далее (это разъяснил Роструд в письме от 30 июля 2014 № 1693-6-1).

После готовится приказ о предоставлении очередного отпуска, с которым сотрудника знакомят под роспись.

Если сотрудник идет в отпуск согласно графику, заявление писать не нужно, а вот если имела место рокировка, то нужно написать заявление и указать в нем даты. Кстати, о переносе отпуска также необходимо написать заявление.

При этом в табеле учета рабочего времени на дни отпуска ставится код ОТ или 09. Дополнительно нужно подготовить личную карточку с отметкой об отпуске в разделе VIII.

Сколько начислить?

В 114 статье ТК прописано, что во время ежегодного оплачиваемого отпуска за сотрудником сохраняется его средний дневной заработок. В эту величину входит сама зарплата, начисленные доплаты и надбавки за условия труда, выслугу, мастерство и так далее, все премии и любые другие начисления кроме материальной помощи или другие подобные выплаты социального характера безотносительно трудовой деятельности (ППРФ № 922 от 24.12.2007).

Средний заработок начисляется на все дни отпуска.

Важно: в число календарных дней отпуска не входят праздничные и выходные дни, они увеличивают дни отпуска (ст. 112 ТК).

О премиях, при учете среднего заработка

Нужно обратить внимание, за какой период начислена премия. Если сотрудник уходит в очередной отпуск в 2022 году, ему выплатили премию в 2021 году, но за успешный проект, закрытый в конце 2020-го, то эта сумма не пойдет в учёт среднего заработка.

А вот годовая премия учитывается полностью. Даже если ее выплатили после начала отпуска, ее также необходимо включить в расчет среднего дневного заработка для (Роструд, письмо № 1253-6-1).

Премии к праздничным датам учитываются в расчете отпускных с том случае, если они предусмотрены в трудовом или коллективном договоре и начислены в отчетном периоде (12 месяцев).

Когда и как выплачивать отпускные

Согласно статье 136 ТК отпускные выплачиваются не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска. В учет идут рабочие, выходные и праздничные дни.

Например, сотрудник уходит в отпуск в понедельник, то получить выплаты он должен не позднее четверга.

Отзыв из отпуска и перерасчет

Вернуть сотрудника на рабочее место раньше срока можно исключительно с его согласия. Отзыв из отпуска возможен по любой причине, которую утвердит компания. Трудовое законодательство тонкости производственной необходимости не регулирует. Ту часть отпуска, которую, сотрудник не догулял, он может взять в любое удобное время или присоединить к отпуску будущего года.

А вот отзывать несовершеннолетних, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда запрещено категорически, (часть 3 статьи 125 ТК) устанавливает запрет на отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, даже при наличии их согласия.

В случае отзыва из отпуска необходимо будет сделать перерасчет отпускных, а вот удерживать или нет, будет зависеть от периода, когда сотрудник решит догулять.

Налоговый учет отпускных

Глава 25 НК к целям расходов на оплату труда относит в том числе и начисленные отпускные на период ежегодного основного оплачиваемого отпуска.

А вот в отношении периода отражения отпускных в расходах по налогу на прибыль не все так однозначно. В пункте 1 статьи 272 НК, прописано, что расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются в том отчетном периоде, к которому они относятся.

И здесь не важны сроки выплаты отпускных (Минфин, письмо № 03-03-06/2/62147 от 25.10.2016). При этом положения пункта 4 статьи 272 и пункта 7 части 2 статьи 255 НК допускают учесть сумму отпускных в том периоде, в котором они были начислены сотруднику.