Как платить налоги, если работник уехал за границу

Учредители и сотрудники российских компаний могут проживать за границей. Современные технологии позволяют, как удаленно управлять бизнесом, так и выполнять в дистанционном формате многие функции, относящиеся к «офисной» работе.

Но при перечислении зарплаты и дивидендов за границу важно правильно рассчитать все обязательные выплаты.

Как платить НДФЛ с зарплаты сотрудника, который уехал за границу

При расчете НДФЛ с зарплаты «заграничного» специалиста нужно учитывать два фактора.

Во-первых, необходимо проверить, является ли получатель дохода налоговым резидентом РФ.

В общем случае налоговый резидент — это человек, который провел на территории РФ более 183 дней за 12 месяцев подряд (п. 2 ст. 207 НК). Гражданство здесь не учитывается. Закон предусматривает исключения для некоторых видов длительных поездок, например — для лечения и обучения. 

Во-вторых, нужно определиться с местом получения дохода. Оно зависит от того, как в договоре указан адрес рабочего места. Если работник, в соответствии с договором, трудится за границей, то все его доходы считаются полученными за пределами РФ (пп. 6 п. 3 ст. 208 НК). При этом место нахождения работодателя не имеет значения.

Поэтому возможны следующие варианты.

1. Сотрудник — налоговый резидент РФ, место работы по договору — на территории РФ

В этом случае работодатель должен удерживать с зарплаты НДФЛ по ставке 13%. Т.е. здесь ситуация ничем не отличается от налогообложения тех сотрудников, которые работают в российском офисе или удаленно с территории РФ.

Здесь и далее в примерах для зарплаты будем указывать стандартную ставку НДФЛ для налоговых резидентов РФ — 13%. Если резидент РФ заработает в год более 5 млн руб., то к его доходам свыше этой суммы будет применена повышенная ставка — 15%.

Пример № 1

Программист Яковлев А.В. уехал за границу 1 августа 2021 года. Т. е. в течение 2021 года Яковлев провел в РФ более 183 дней. Место работы по договору определено на территории РФ. Поэтому работодатель в 2021 году удерживал с его зарплаты НДФЛ по ставке 13%, как до переезда, так и после.

2. Сотрудник — нерезидент, место работы по договору — на территории РФ

Доходы нерезидентов в общем случае облагаются НДФЛ по ставке 30%. Так как место получения дохода установлено на территории РФ, то налог удерживает работодатель.

В общем случае с каждой выплаты зарплаты можно удерживать не более 20% от суммы к выдаче «на руки» (ст. 138 ТК). Поэтому в некоторых случаях работодатель может не успеть удержать всю сумму до конца года. Например, если сотрудник утратил статус налогового резидента в ноябре или декабре. Тогда организация должна до 1 марта следующего года сообщить о неудержанной сумме налоговикам (п. 5 ст. 226 НК). Налоговики вышлют работнику уведомление, и он должен будет сам доплатить НДФЛ до 1 декабря следующего года (п. 6 ст. 228 НК).

Проверять налоговый статус сотрудника необходимо перед каждой выплатой в его пользу (письмо Минфина от 01.09.2016 № 03-04-05/51258).

Пример № 2

Финансовый аналитик Кириллов В.С. уехал за границу 1 февраля 2021 года. Место работы по договору установлено на территории РФ. Статус налогового резидента на 2021 год он утратил 4 августа 2021 года, когда провел за границей более 183 дней. Оклад Кириллова — 100 000 руб. в месяц. За январь — июль ему было начислено 700 000 руб. и удержан НДФЛ по ставке 13% в сумме:

НДФЛ1 = 700 000×13% = 91 000 руб.

Начиная с августа работодатель начал удерживает из выплат в пользу Кириллова НДФЛ по ставке 30%. Кроме того, компания пересчитала НДФЛ за январь-июль:

НДФЛ2 = 700 000×30% = 210 000 руб.

Организация должна дополнительно удержать с выплат за август — декабрь сумму:

НДФЛу = 210 000 — 91 000 = 119 000 руб.

Максимальная сумма, которую можно удержать с выплат за 5 месяцев при окладе 100 000 руб. и текущем НДФЛ 30%:

УДмакс = 100 000×70% х 20% х 5 = 70 000 руб.

Поэтому организация сообщит налоговикам о неполном удержании, и Кириллов должен будет самостоятельно доплатить в бюджет до 1 декабря 2022 года сумму:

НДФЛд = 119 000 — 70 000 = 49 000 руб.

3. Сотрудник — резидент, место работы по договору — за пределами РФ

В этом случае работник сам платит НДФЛ по ставке 13% с момента переезда. Работодатель после смены адреса рабочего места должен прекратить удержание НДФЛ.

Пример № 3

Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что в договоре с Яковлевым А.В. указано место работы за пределами территории РФ. В этом случае работодатель не должен удерживать НДФЛ с выплат в пользу Яковлева, начиная с августа 2021 года. Яковлев должен будет самостоятельно рассчитать налог с полученной за август — декабрь зарплаты, подать декларацию по итогам 2021 года и уплатить НДФЛ в бюджет.

4. Сотрудник — нерезидент, место работы по договору — за пределами РФ

В таком случае доходы сотрудника не облагаются российскими налогами с момента, когда совпадут оба фактора. Он должен будет платить налоги по законам того иностранного государства, где проживает.

Пример № 4

Воспользуемся условиями примера 3 и рассмотрим налогообложение зарплаты Яковлева А.В. в 2022 году. Работодатель не должен ничего удерживать, так как с начала 2022 года Яковлев уже трудится за пределами РФ. Если Яковлев проведет за границей более 183 дней в 2022 году, то он будет налоговым нерезидентом РФ. Т. е. никаких обязанностей перед российским бюджетом по уплате налогов по итогам 2022 года ни у самого работника, ни у его работодателя не будет.

Обобщим

Для удобства сведем информацию об уплате НДФЛ для зарубежных сотрудников в таблицу.

Таким образом, для работодателя удобнее всего с момента переезда указать в договоре место работы за пределами территории РФ. Тогда за уплату НДФЛ после переезда за границу будет отвечать сам сотрудник.

Как платить страховые взносы с зарплаты сотрудников, находящихся за границей

На порядок расчета страховых взносов с зарплаты здесь влияют два фактора.

Во-первых, это гражданство работника.

На зарплату граждан РФ в общем случае нужно начислять все предусмотренные законодательством виды страховых взносов: пенсионные (ПФ), медицинские (ОМС), а также социальные в части оплаты больничных (ФСС) и страхования от несчастных случаев на производстве (НС). Это же относится к иностранным гражданам и лицам без гражданства, которые временно проживают или пребывают на территории РФ. (п. 1 ст. 7 закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, п. 1 ст. 10 закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ, п. 1 ст. 2 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

На зарплату иностранных граждан, которые проживают за пределами РФ распространяется только страхование от несчастных случаев на производстве (п. 2 ст. 5 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Кроме того, свою роль играет вид договора.

По трудовым договорам нужно начислять все виды страховых взносов, которые мы перечислили выше.

По договорам гражданско-правового характера  в общем случае необходимо начислять только пенсионные и медицинские страховые взносы. Социальные взносы на оплату больничных и декретных по договорам ГПХ начислять не нужно (пп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ). Что же касается «несчастных» страховых взносов, то их нужно платить только, если это прямо предусмотрено в договоре ГПХ (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Таким образом, при переезде сотрудника за границу возможны следующие варианты:

1. Сотрудник остается гражданином РФ и работает по трудовому договору. В этом случае работодатель должен продолжать начислять на его зарплату все виды страховых взносов на общих основаниях, вне зависимости от того, где проживает сотрудник и как давно он уехал за границу.
2. Сотрудник — гражданин РФ и работает по договору ГПХ. Тогда работодатель в обязательном порядке начисляет пенсионные и медицинские страховые взносы, а «несчастные» — если это предусмотрено договором.
3. Сотрудник сменил гражданство на иностранное и работает по трудовому договору. В этом случае работодатель должен начислять на его зарплату только «несчастные» страховые взносы.
4. Сотрудник — иностранный гражданин и работает по ГПХ. Здесь в общем случае никаких страховых взносов платить не надо. Возможна уплата «несчастных» страховых взносов, если это предусмотрено договором.

В таблице ниже приведены все варианты уплаты взносов с зарплаты сотрудника, находящегося за границей.

Дизайнер Максимова В.К. удаленно работала в рекламном агентстве по трудовому договору и уехала за границу в марте 2022 года. 1 июня 2022 года она получила иностранное гражданство, и с этой же даты трудовой договор был переоформлен в договор ГПХ. Положения об уплате страховых взносов на страхование от несчастных случаев в договоре ГПХ отсутствуют. За март — май 2022 года работодатель начислял все страховые взносы с зарплаты Максимовой так же, как и до переезда. Начиная с июня 2022 года никаких взносов с зарплаты Максимовой работодатель не начисляет.

Здесь выгодную для работодателя позицию занимает Минтруд. Чиновники считают, что с удаленными сотрудниками, которые находятся за границей, нельзя заключать трудовые договоры. Они мотивируют это тем, что нормы трудового права действуют только на территории РФ, а значит — работодатель не сможет обеспечить безопасные условия труда (письмо от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245).

Однако в ТК нет прямого запрета на заключение трудовых договоров с сотрудниками, которые работают из-за границы. И сам сотрудник может не согласиться с переводом его на договор ГПХ, так как эта форма меньше защищает права работника.

Работодатель может воспользоваться для расторжения трудового договора с удаленным работником нормами ст. 312.8 ТК. Но для этого нужно обосновать, почему переезд работника не позволит ему выполнять обязанности на прежних условиях. Например, это может быть существенное изменение часовых поясов при переезде.

Как платить НДФЛ с дивидендов учредителей компании, которые находятся за границей

При уплате НДФЛ с дивидендов, как и при выплате зарплаты, важен статус налогового резидента РФ. Но разница в ставках здесь намного меньше.

Налоговые резиденты РФ в общем случае платят налог с дивидендов по стандартной ставке 13%. Если сумма дивидендов за год превысит 5 млн руб., то применяется повышенная ставка 15% (п. 1 ст. 224 НК).

Нерезиденты РФ платят налог с дивидендов, полученных от российских компаний, по ставке 15% вне зависимости от суммы дохода (п. 3 ст. 224 НК)

Обычно дивиденды начисляют по итогам года, когда статус налогового резидента уже точно определен, а значит — вопросов по ставке НДФЛ не будет.

Однако закон допускает и ежеквартальную выплату (п. 1 ст. 28 закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ). И если собственник получил дивиденды за 1 квартал, а затем уехал за границу, то возможны ситуации, когда дополнительный НДФЛ придется удержать из следующих выплат по аналогии с зарплатой. При этом ограничения в 20% не будет, так как оно распространяется только на выплаты, предусмотренные ТК.

Пример № 6

Учредитель ООО «Полюс» Матвеев В.С. получил за 1 квартал 2021 года дивиденды в сумме 800 000 руб. Компания удержала с них налог в сумме:

НДФЛ1 = 800 000×13% = 104 000 руб.

В мае 2021 года Матвеев уехал за границу. Поэтому по итогам 2021 года он уже не был налоговым резидентом РФ.

Матвеев по результатам за 2021 год в целом получил дивиденды в сумме 1 500 000 руб. Эта выплата уже облагается НДФЛ по ставке 15%:

НДФЛ2 = 1 500 000×15% = 225 000 руб.

Кроме того, из годовой выплаты компания дополнительно удержала разницу между ставками 13% и 15% с дивидендов за 1 квартал:

НЛФЛд = 800 000×2% = 16 000 руб.

Нередко ставка, предусмотренная международным договором ниже, чем в НК. Например, соглашением с Республикой Армения установлены ставки налога с дивидендов 5% или 10% в зависимости от доли участия в бизнесе.

Вывод

При расчете НДФЛ и взносов с зарплаты сотрудников, находящихся за границей, нужно учесть статус налогового резидента, гражданство, вид договора и его условия.

Для работодателя удобнее всего нерезидент РФ, гражданин иностранного государства, который работает по договору ГПХ с местом работы, определенным за пределами РФ. Тогда уплата налогов и взносов работодателем будет сведена к минимуму, а во многих случаях — вообще к нулю.

При расчете НДФЛ с дивидендов учредителей, находящихся за границей, нужно учитывать статус налогового резидента, а также условия соглашения об избежании двойного налогообложения с этой страной, если оно есть.