Увольнение

Какие документы надо выдать сотруднику при увольнении и почему

При увольнении работодатель обязан выдать сотруднику определенный комплект документов. Часть справок выдается по умолчанию, а часть – по письменному заявлению сотрудника. Это общее правило действует независимо от причины увольнения. Какие документы нужно выдать бывшему работнику и в какие сроки, читайте в этой статье.
Какие документы надо выдать сотруднику при увольнении и почему
Иллюстрация: Вера Ревина/«Клерк»

Документы при увольнении в 2022 году

Увольнение работника может произойти по разным причинам: по инициативе работника, работодателя или по соглашению сторон. Также основанием для увольнения может быть окончание срока действия трудового договора или обстоятельство, не зависящее от воли сторон.

Основания для прекращения трудового договора и процедура увольнения работников описаны в главе 13 ТК.

Состав внутренних кадровых документов компании напрямую зависит от причины увольнения.

💻 Управленческий учет и финансы в 1С: УНФ 
🔹Автоматизируйте управленческий учет с 1С: УНФ и увеличьте доходы бизнеса. Научитесь анализировать финансы и управлять процессами. 
🎓 Курс с выгодой до 57% — сейчас всего 6 900 ₽!

При увольнении по собственному желанию или соглашению сторон список документов, которые требуется оформить, довольно короткий:

  • заявление работника;

  • приказ об увольнении;

  • внесение записи в личную карточку;

  • запись в трудовую или внесение записи в сведения о трудовой деятельности.

Если же увольнение происходит ввиду окончания срока действия договора или по инициативе работодателя, то заявление от работника оформлять не требуется.

Перечень документов ограничен приказом об увольнении, оформлением личной карточки и внесением записи в трудовую книжку или в СТД-Р с указанием соответствующего пункта из ТК.

Кроме типовых сценариев увольнения, потребность расторгнуть трудовой договор с сотрудником может возникнуть из-за сокращения штата.

Все нюансы, связанные с увольнением и приемом сотрудников по новым правилам 2023 года разбираем на курсе «Кадровик с нуля до профи». Приходите — научитесь вести кадровый учет, разберете все ошибки и получите красный диплом.

Посмотреть программу курса

В таком случае потребуется соблюсти определенную процедуру, которая описана в законе, и оформить поэтапно следующие документы:

  • приказ о сокращении штата или численности;

  • уведомление работника о сокращении;

  • предложение о наличии вакантных мест;

  • уведомление в центр занятости и профсоюз о сокращении;

  • приказ об увольнении;

  • заполнение личной карточки;

  • оформление записи в трудовую или внесение записи в сведения о трудовой деятельности.

Если пропустить хотя бы один документ или сделать ошибку, суд признает сокращение незаконным. Процедуру придется повторить.

Важно отметить, что кадровую документацию по уволенным сотрудникам необходимо хранить на предприятии до 75 лет.

Список документов при увольнении

Помимо внутренних документов, работодатель должен оформить и предоставить в последний день работы сотруднику полные расчет и комплект документов. Вручаемые работнику при увольнении документы подразделяются на обязательные (выдаются без заявления работника) и на выдаваемые по просьбе работника.

К обязательным документам относятся:

  1. трудовая книжка (если есть) или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;

  2. справка о сумме заработка за два предыдущих календарных года по форме 182н;

  3. заверенные выписки из форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и раздела 3 РСВ;

  4. расчетный листок.

Другие документы нужно выдать, только если есть заявление работника. Например, по запросу надо выдать копию приказа об увольнении, справку 2-НДФЛ, справку для центра занятости.

Порядок выдачи обязательных документов

Трудовая книжка выдается работнику на руки в последний день работы, в том числе, если он уходит в отпуск с последующим увольнением (ч. 4 ст. 84.1 ТК).

При выдаче книжки попросите работника расписаться в журнале по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них. С первого сентября 2021 года работодатели самостоятельно разрабатывают форму журнала по учету трудовых книжек. Однако не запрещено использовать типовую форму документа.

Если трудовая книжка на работника не ведется, вы обязаны предоставить ему сведения о трудовой деятельности за период работы на предприятии по форме СТД-Р. Заполните ее в соответствии с порядком, установленным в приложении № 3 к приказу Минтруда от 20.01.20 № 23н.

Сведения можно выдать в бумажном виде или в форме электронного документа, подписанного усиленной ЭЦП. Способ выдачи работник указывает в заявлении. Он может подать заявление в письменном виде или направить его на корпоративную электронную почту (ч. 5 ст. 66.1 ТК).

При нарушении срока выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности работник вправе обратиться в суд и потребовать компенсацию за то время, в течение которого он не мог приступить к новой работе из-за отсутствия документа (ст. 234 ТК, абз. 2 п. 62 постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 № 2).

Справка о сумме заработка за два предыдущих года выдается одновременно с трудовой книжкой. В нижнем левом углу справки проставляют печать организации так, чтобы она не закрывала подпись.

Справка должна иметь актуальную редакцию на момент выдачи. Обратите внимание, что в последней редакции от 20.02.2022 из бланка справки исключили подпись главбуха. Теперь документ подписывает только руководитель организации или ИП.

Если в день увольнения выдать справку работнику не удалось по причине его отсутствия, направьте ему уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку ее по почте. Такое уведомление направьте по адресу местожительства работника. Согласие работника должно быть выражено в письменной форме.

Если справку не выдали по ошибке работодателя, нужно сделать это как можно быстрее по запросу работника. Крайний срок — три рабочих дня с того дня, когда работник подал заявление (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Если работник не получит справку 182н и заболеет на новом месте работы, он недополучит пособие по нетрудоспособности. Без справки о выплатах за два последних года новый работодатель посчитает больничное пособие исходя из минимального размера оплаты труда. При обращении в суд вам придется компенсировать сумму недополученного пособия.

Заверенные выписки из форм отчетности выдайте в день расторжения трудового договора. При этом вручить нужно именно выписки, так как сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к категории конфиденциальной информации.

Расчетный листок также потребуется выдать в последний рабочий день. Если отправляете расчетные листки электронной почтой, прикрепите уведомление для подтверждения факта отправки. Если выдаете листок на руки, то просите работника расписаться в журнале регистрации.

Другие справки выдайте в день увольнения, только если работник обратится к вам с соответствующим заявлением (ч. 4 ст. 84.1 ТК).

Чаще всего работники обращаются за справками о доходах 2-НДФЛ и среднем заработке за последние три месяца для центра занятости. Также по заявлению работник может потребовать приказ об увольнении ему и другие заверенные копии документов (ч. 2, 4 ст. 84.1 ТК).

Документы при увольнении пенсионера

В законодательстве, в том числе и в ТК, нет каких-либо специальных норм, которые посвящены увольнению сотрудников пенсионного возраста. Процедура увольнения пенсионеров не имеет существенных отличий от увольнения по собственному желанию или соглашению сторон.

Работники пенсионного возраста вправе рассчитывать на получение всех необходимых выплат, которые полагаются при расторжении договоров с любыми другими сотрудниками.

Увольняющемуся пенсионеру в последний день работы выдаются такие документы, как:

  • трудовая книжка;

  • копия раздела 3 формы РСВ;

  • выписки из форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ;

  • справка по форме 182н о ЗП за текущий год и два предшествующих года;

  • документы, запрошенные сотрудником (например, справка 2-НДФЛ).

Если в заявлении на увольнение сотрудник указал причину: «Выход на пенсию», то в трудовой книжке нужно прописать: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК». Такую же причину увольнения потребуется зафиксировать в форме СЗВ-ТД.

Акт приема передачи документов при увольнении

В день увольнения сотрудника происходит немало событий – передача дел, подписание обходного листа, получение расчета и справок. В это время легко потерять документы, оставить на столе в отделе кадров или у коллег. Чтобы перестраховаться и избежать судебных споров в будущем, логично составить акт приема-передачи документов от работодателя сотруднику.

Акт приема-передачи составьте в произвольной форме, перечислите в нем все передаваемые справки и копии приказов. В нижней части документа укажите, кто передал документы и дату передачи, а также, кто принял документы и когда.

С передающей стороны может выступать бухгалтер, представитель отдела кадров и любой другой сотрудник, выполняющий обязанности кадровика. В качестве принимающей стороны укажите Ф.И.О. уволенного сотрудника.
Один экземпляр акта передайте с комплектом документов бывшему работнику, второй приложите к его личному делу.

Расписка в получении документов при увольнении

Чтобы не составлять акт приема-передачи, можно попросить сотрудника написать расписку в получении. Это необязательный документ, но он поможет избежать споров с сотрудником и избежать ответственности за несвоевременное предоставление документов. Расписку можно составить в произвольной форме на имя директора.

Попросите сотрудника указать в расписке свою должность, Ф.И.О, список документов и дату их получения. Приложите расписку к личному делу работника.

Передача документов при увольнении сотрудника

Обязательный комплект документов при увольнении нужно выдать работнику на руки в последний день работы.

В случае если сотрудник в день прекращения трудового договора отсутствовал или отказался забрать трудовую книжку, направьте ему уведомление заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по всем известным адресам работника о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку почтой.

Лучше направить такое уведомление не откладывая, в день расторжения трудового договора. Это позволит подтвердить факт исполнения обязанности, предусмотренной ч. 6 ст. 84.1 ТК.

Если же работник согласится на отправку трудовой книжки по почте, то отправьте ее по адресу, указанному работником. Согласие работника должно быть письменным. Направьте трудовую книжку ценным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Согласно статье 3 закона СССР от 24.06.1991 № 2261-1 трудовые книжки не подлежат пересылке за границу.

Законом не регулируется факт передачи выписок из отчетов СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, 3 раздела «Расчета по страховым взносам» сотруднику, если он отсутствует в день увольнения.

Чтобы избежать вопросов, включите информацию об их получении в уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой и отправьте заказным письмом. Так вы подтвердите факт использования всех доступных средств для исполнения обязанности по выдаче персонифицированных сведений.

Важно отметить, что недистанционным сотрудникам выдавать документы при увольнении можно только в бумажном виде, поскольку обмениваться электронными документам возможно лишь с дистанционными работниками (гл. 49.1 ТК). В электронной виде можно выдать только сведения по форме СТД-Р.

При увольнении работника, с которым оформлен дистанционный трудовой договор, вы имеете право предоставить ему копии документов в электронной форме по его заявлению. Срок предоставления документов – три рабочих дня от дня подачи заявления. Документы нужно заверить ЭЦП предприятия (ч. 7, 9 ст. 312.3 ТК).

Ответственность за невыдачу документов

Если увольняемому сотруднику не выдали обязательные документы или выдали их с опозданием, компанию могут привлечь к административной ответственности (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП).

Первое нарушение трудового законодательства влечет наложение административного штрафа на должностных лиц от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, на предпринимателей – от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, на юридических лиц — от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

При повторном аналогичном нарушении должностные лица и предприниматели, работающие без образования юридического лица, будут оштрафованы на сумму от 10  до 20 тыс. рублей, юридические лица – на сумму от 50 до 70 тыс. рублей.

Кадровик с нуля до профи — все навыки от ТК до 1С: ЗУП

Станьте экспертом в кадровом учете и подготовьтесь к изменениям 2024 года!

На нашем курсе вы научитесь:

  • ☑️ Увольнять и принимать сотрудников, работать с трудовыми книжками.
  • ☑️ Настроить воинский учет без штрафов и лишней работы.
  • ☑️ Оформлять все виды рабочего времени, отпусков, пособий.
  • ☑️ Работать без ошибок в 1С: ЗУП.

Выгода до 76% — всего 7 900 ₽

Можно в Сплит.

Получите официальный красный диплом на 256 ак. часов, внесенный в ФИС ФРДО, и отправленный вам по почте.

Начать дискуссию


ВЭД

Как оплатить за товар производителю в Китай

Международная торговля с Китаем является ключевым направлением для многих российских компаний, особенно в сферах, связанных с поставкой запчастей, деталей и других производственных компонентов. Тем не менее, оплата товаров китайским производителям зачастую сталкивается с трудностями из-за валютных ограничений и санкционных ограничений. Oplatym.ru предлагает решения, позволяющие легко и безопасно оплачивать поставки, используя современные инструменты, включая Alipay и WeChat Pay.

Как оплатить за товар производителю в Китай
Маркетплейсы

Как управлять запасами товаров при продаже на маркетплейсах

Продажи на маркетплейсах включают управление запасами, контроль передвижений товаров, ведение учета. Селлеры используют различные методы и схемы работы с маркетплейсами. Например, метод АВС-анализа помогает ранжировать товары по степени спроса и не накапливать залежалый товар. А схема работы FBS в некоторых случаях позволяет сократить издержки на хранение. 

Как управлять запасами товаров при продаже на маркетплейсах
Кадры

Профстандарт: что это и обязательно ли его применение

В данном материале речь идет о профессиональных стандартах. Что они определяют? Обязательны ли такие документы для использования работодателями? Потребуется ли учитывать профстандарт для подготовки должностных инструкций? Обо всем этом подробно расскажем далее.

Профстандарт: что это и обязательно ли его применение

Курсы повышения
квалификации

21
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Что будет с рублем в январе 2025: узнали у экспертов

В 2024 году официальный курс российского рубля значительно ослабевал к иностранным валютам: к доллару США — на 14,4%, к евро — на 9,1%, а к юаню — на 12,7%. По данным Московской биржи, рубль подешевел относительно юаня на 10% за этот год. Что ждет рубль после Нового года и будет ли он укрепляться в январе, разбираемся с аналитиками.

Что будет с рублем в январе 2025: узнали у экспертов

Роскомнадзор и обработка персональных данных

С сентября 2022 года организации и ИП должны информировать Роскомнадзор о работе с персональными данными. Расскажем, кому необходимо направлять такие уведомления, как правильно это сделать, какие документы потребуются, чтобы Роскомнадзор включил компанию в реестр операторов персданных.

Роскомнадзор и обработка персональных данных
1
НДС

Какие правила НДС следует упрощенцам прописать в учетной политике на 2025 год

С 2025 года упрощенцы согласно закону от 12 июля 2024 года № 176-ФЗ будут плательщиками НДС. В правилах исчисления этого налога есть особенности, которые нужно прописать в учетной политике, чтобы сократить количество возможных претензий проверяющих.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Продажа земли

Здравствуйте,подскажите пожалуйста при продаже земельного участка одной организацией другой, сумма продажи составляет балансовая стоимость или кадастровая.Если кадастровая...

Читать полностью

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

При УСН учитывается в расходах покупка амортизируемого имущества, а земля не амортизируется. Поэтому покупку земли при упрощенке принять в расходы...

Читать полностью

Просим о снижении госпошлины при обращении в суды. Как и что писать?

Существенное повышение госпошлины для многих стало препятствием для обращения в суды. Но истец вправе обратиться в суд с заявлением о снижении или рассрочке оплаты пошлины. В материале немного о том Когда? Как? и Что ? пишем в таком ходатайстве.

Просим о снижении госпошлины при обращении в суды. Как и что писать?
Проверка контрагентов

Как проверить поставщиков и покупателей с помощью сервисов «1С:Контрагент» и «1СПАРК Риски»

Проверка контрагентов — это не просто галочка в списке дел, а ключ к стабильности и успеху. Современные технологии предоставляют предпринимателям надежные инструменты, включая программы 1С. Расскажем, как с помощью «1С:Контрагент» и «1СПАРК Риски» вы можете убедиться в надежности ваших партнеров и почему это так важно для вашего бизнеса.

Как проверить поставщиков и покупателей с помощью сервисов «1С:Контрагент» и «1СПАРК Риски»

Исключения недействующего юридического лица как основание для субсидиарной ответственности

Исключение юридического лица из реестра в результате действий (бездействия), которые привели к такому исключению (отсутствие отчётности, расчётов в течение долгого времени, недостоверность данных реестра и т.п.), не препятствует привлечению контролирующего лица к ответственности за вред, причинённый кредиторам.

Как ИП уменьшить ПСН на взносы при совмещении с УСН

ИП на ПСН или на УСН вправе уменьшить базу по налогу с помощью страховых взносов. Рассказываем, как распределять уменьшение при совмещении режимов.

Как ИП уменьшить ПСН на взносы при совмещении с УСН
Саморазвитие

Как построить личную стратегию успеха и изменить жизнь

Каждый из нас хотя бы раз задумывался о том, как изменить жизнь, добиться успеха или найти призвание. Особенно остро эти мысли возникают в преддверии нового года или дня рождения. Это время, когда мы анализируем пройденный путь, подводим итоги и мечтаем о новых возможностях.

Как построить личную стратегию успеха и изменить жизнь

Почему 1С считается фактическим монополистом на рынке бухгалтерского и отраслевого ПО. Мысли аудитории Клерка

Мы изучили комментарии к статье на «Клерке» совместно с ChatGPT и сделали некоторые выводы о том, почему 1С считается фактическим монополистом на рынке бухгалтерского и отраслевого ПО, а также действительно ли без доработок в 1С можно обойтись.

Почему 1С считается фактическим монополистом на рынке бухгалтерского и отраслевого ПО. Мысли аудитории Клерка
7

😱 Суперакции декабря: максимальная выгода на курсы повышения квалификации и курс «Бухгалтер маркетплейса» в подарок с подпиской!

Наступает время подарков, и у нас их накопилось очень много! Мы открыли новый набор на курсы повышения квалификации и профпереподготовки по выгодным ценам, а еще мы дарим всем подписчикам «Клерк.Премиум» самый востребованный курс повышения квалификации!

😱 Суперакции декабря: максимальная выгода на курсы повышения квалификации и курс «Бухгалтер маркетплейса» в подарок с подпиской!
Ведение бизнеса

Что такое финансовая модель и как она помогает искать точки роста в бизнесе

Предприниматели часто ставят финансы на последнее место. Сначала продукт, маркетинг, продажи и команда — по их мнению, цифры и метрики могут подождать. Однако статистика показывает: бизнес, который начинает с финансов, чаще выживает.

Что такое финансовая модель и как она помогает искать точки роста в бизнесе
Бухгалтерия

Чек-лист для бизнеса: 11 дел, которые нужно успеть сделать до конца 2024 года

Что нужно успеть сделать до конца 2024 года. Составили чек-лист: что бухгалтеру и предпринимателю нужно обязательно сделать в декабре, чтобы избежать неожиданных проблем и финансовых потерь в будущем.

Чек-лист для бизнеса: 11 дел, которые нужно успеть сделать до конца 2024 года
Госзакупки

Участие в тендерах для начинающих: пошаговая инструкция

Тендеры делают государственные закупки максимально прозрачными: поставщик заранее видит, какие требования и ограничения установлены для конкретного заказа. По правилам 44-ФЗ, участие в тендерах бесплатное, но и конкуренция высока. Рассказываем, как начать участвовать в госзакупках и заключить контракт.

Участие в тендерах для начинающих: пошаговая инструкция

Входим в 2025 год: самые важные изменения с 1 января

До наступления нового года осталось чуть больше недели, а значит, совсем скоро в свои права вступит не только 2025 год, но и многие положения налоговой реформы-2025. Рассказываем, с какими переменами бухгалтерам придется столкнуться в первый рабочий день и как подготовиться к этим изменениям, чтобы без стресса влиться в рабочий процесс.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Главного бухгалтера не привлекли к субсидиарной ответственности — не нашли доказательств

Тот факт, что главбух была в родственных отношениях с гендиректором, сам по себе поводом для субсидиарной ответственности служить не может.

15 лучших онлайн-школ по английскому языку

Английский язык является международным и используется более чем в 60 странах мира. Его знание открывает возможности в разных сферах: для работы в международных компаниях, учебы за границей или комфортных путешествий. Онлайн-школы предлагают программы, подходящие для любых целей.

15 лучших онлайн-школ по английскому языку

Интересные материалы

Инвестиции

Облигации-фавориты на 2025 год от экспертов БКС

Аналитики БКС в своей стратегии на следующий год тактически делают выбор в пользу облигаций, поскольку здесь рекордные доходности, а премия за риск в акциях невысока. Стратегически, конечно, они смотрят на акции. Я смотрю и на акции, и на облигации, но сейчас давайте посмотрим на список облигаций-фаворитов.

Облигации-фавориты на 2025 год от экспертов БКС
1