Вместе с аналитиками консалтингового агентства «Простые решения» разбираемся, какие налоги и взносы нужно будет не забыть оплатить предприятию.
Уменьшение налоговой базы на прибыль
Аренда или компенсация расходов на жилье иногороднему сотруднику может быть дорогостоящим бенефитом, а значит, компания захочет отнести эти расходы на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. Однако для того, чтобы организация могла учесть в составе расходов эти издержки, нужно выполнить ряд условий:
- предоставление жилья сотруднику должно быть прописано в условиях трудового договора;
- сумма ренты, в качестве компенсации в натуральной форме должна входить в состав заработной платы сотрудника.
Если эти условия не соблюдены, то позиция ФНС в этом случае предельно ясна и отражена в письме № ВЕ-22-3/6 от 12.01.2009. Если компенсация аренды сотруднику идет в качестве прямой выплаты, то ее нельзя отнести к оплате трудовых функций и невозможно учесть в целях налогообложения прибыли.
Если условия соблюдены, и компания вносит расходы в налогооблагаемую базу, то необходимо будет приложить подтверждающие документы: трудовой договор, который предусматривает оплату организацией проживания сотрудника, договор аренды и платежное поручение на перечисление арендной платы.
Особенности при ОСНО
Доля заработной платы, выплачиваемая в натуральной форме, не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы (ст. 131 ТК).
Поэтому затраты организации на оплату арендованного жилья для сотрудника могут быть учтены в составе расходов на оплату труда, в размере, не превышающем 20% от начисленной месячной заработной платы этого сотрудника, с учетом премий и надбавок, при условии, что это предусмотрено трудовым договором.
Особенности при УСН
Согласно пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК, при расчете единого налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, организации могут уменьшить полученные доходы на расходы на оплату труда. При этом расходы на оплату труда принимаются в порядке, предусмотренном ст. 255 НК, то есть, аналогичном, как и для расчета налога на прибыль организаций (п. 2 ст. 346.16 НК).
Исходя из этого, расходы организации, применяющей УСН, связанные с оплатой аренды жилья за сотрудника, являются частью заработной платы, выплачиваемой в натуральной форме, которая учитывается при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, в размере, не превышающем 20% от начисленной месячной заработной платы этого сотрудника, с учетом премий и надбавок, при условии, что это предусмотрено трудовым договором (письма Минфина от 05.02.2016 № 03-11-06/2/5880, от 14.07.2017 № 03-11-06/2/45197, от 15.12.2015 № 03-11-06/2/73266).
НДФЛ и страховые взносы
Согласно п. 1 ст. 210 НК при определении налоговой базы по НДФЛ, учитываются все доходы, полученные сотрудником, как в денежной, так и в натуральной формах. К доходам, полученным в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) организацией за сотрудника товаров (работ, услуг) или имущественных прав (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК).
Следовательно, часть заработной платы, выплаченная сотруднику в натуральной форме, путем оплаты за него стоимости аренды, облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.
Организация, независимо от применяемой ею системы налогообложения, является налоговым агентом по НДФЛ, поэтому она обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ.
Налоговой базой для расчета НДФЛ, в данном случае, является сумма арендной платы, уплачиваемая организацией за сотрудника. Ставка НДФЛ с дохода в натуральной форме, применяется та же, что и к заработной плате в денежной форме.
Датой получения дохода в натуральной форме является дата оплаты арендодателю арендной платы (пп. 2 п. 1 ст. 223 НК). НДФЛ с заработной платы, выплачиваемой в натуральной форме, может быть удержан при фактической выплате сотруднику заработной платы в денежной форме (п. 4 ст. 226 НК, письма Минфина от 23.01.2018 № 03-04-06/3201, от 12.01.2018 № 03-03-06/1/823, от 03.10.2017 № 03-04-06/64421).
Сумма арендной платы, уплачиваемая организацией за аренду жилья для сотрудника, подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке, как выплата в рамках трудовых отношений.
Бухгалтерский учет
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом МФ от 31.10.2000 № 94н, расходы на оплату труда, в том числе в натуральной форме, отражаются с использованием счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Перечисление арендной платы арендодателю отражается по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Начать дискуссию