Топ-5 принципов, которые помогут бухгалтерской фирме соблюсти 115-ФЗ

Рассказывает Александр Голубев, руководитель направления «Веб-сервисы для бизнеса» в Контуре.

Принцип № 1. Назначить специальное должностное лицо

За соблюдение требований по противодействию отмыванию преступных доходов и финансированию терроризма (ПОД/ФТ) отвечает специальное должностное лицо (СДЛ). Если бухгалтер — индивидуальный предприниматель работает без сотрудников, он может сам выполнять функции СДЛ или нанять отдельного специалиста в штат.

Интересно, что специальное должностное лицо — это не должность, а функция.

Перед началом курсов проверьте аккредитацию учебного центра. Если ее нет, заведение не сможет выдать сертификат нужного образца. В этом случае подтвердить обучение перед регулятором в случае проверки не получится.

Законодательство регулярно обновляется, поэтому и обучение должно быть непрерывным. Повышать уровень знаний нужно каждые три года (п. 12 приказа Росфинмониторинга от 03.08.2010 № 203).

Принцип № 2. Разработать правила внутреннего контроля

Правила внутреннего контроля (ПВК) — ключевой документ в области ПОД/ФТ. В правилах детально прописывают, как в компании исполняют требования закона в части изучения клиентов, оценки их риска, обучения сотрудников и хранения информации.

Разработать ПВК нужно до начала ведения деятельности, которая подпадает под действие Федерального закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» от 07.08.2001 № 115-ФЗ. Это значит, что обслуживающей бухгалтерии и предпринимателю необходимо утвердить этот документ, пока не заключен договор с первым клиентом.

Составить правила можно в электронном виде или на бумаге, а документ представить на подпись генеральному директору.

Для каждой группы организаций — субъектов 115-ФЗ разработаны свои требования к составлению ПВК. Бухгалтерские фирмы и ИП обращаются к постановлению Правительства от 14.07.2021 № 1188. ПВК включают в себя девять обязательных программ — это определенные тематические блоки с подробностями о том, как в фирме соблюдают ПОД/ФТ.

Составить ПВК один раз и просто хранить не получится. По закону нужно поддерживать актуальность правил, то есть обновлять их каждый раз, когда меняется законодательство  (абз. 3 п. 3 постановления Правительства от 14.07.2021 № 1188).

Например, 1 июля 2022 года вступил в силу приказ Росфинмониторинга от 20.05.2022 года № 100. Произошли изменения в части идентификации: скорректировали пул данных, которые необходимо запрашивать у клиентов, и сроки обновления информации. В связи с нововведениями бухгалтерским фирмам необходимо было до 1 августа 2022 успеть обновить ПВК и утвердить их новую редакцию.

Принцип № 3. Проводить идентификацию клиентов до приема на обслуживание

«Антиотмывочный» закон обязывает проводить идентификацию клиента перед приемом на обслуживание. Нередко термины «проверка» и «идентификация» употребляются как синонимы, но в законе фигурирует только последний (ст. 3 115-ФЗ).

Бухгалтерские фирмы и ИП должны проводить идентификацию тех предпринимателей и организаций, которых обслуживают по договору. На контрагентов это требование не распространяется.

Идентификация — совокупность мероприятий по установлению сведений о клиенте и подтверждение их достоверности.

Процедура идентификации не ограничивается установлением информации о клиенте. Она включает в себя еще три обязательных этапа:

1. Присвоение уровня риска (низкого, среднего или высокого) на основании данных, полученных в ходе проведения идентификации.
2. Сверка с перечнями, которые ведет Росфинмониторинг. Это списки террористов и экстремистов; лиц, причастных к распространению оружия массового уничтожения; Межведомственной комиссии по ПОД/ФТ/ФРОМУ.
3. Подготовка и хранение анкеты клиента.

В небольших бухгалтерских фирмах нагрузка по соблюдению требований в сфере ПОД/ФТ ложится на плечи бухгалтеров, так как в штате нет отдельного комплаенс-департамента или специалиста по финмониторингу.

Однако пренебрегать требованиями 115-ФЗ не стоит. Ответственность за его невыполнение серьезная: компанию могут оштрафовать по ст. 15.27 КоАП.

Принцип № 4. Регулярно проверять клиентскую базу по перечням

Важно не просто получить данные при первичной идентификации, но и регулярно обновлять их. В первую очередь речь идет о постоянной сверке всей клиентской базы с тремя перечнями:

• террористов и экстремистов;
• лиц, причастных к распространению оружия массового уничтожения;
• Межведомственной комиссии по ПОД/ФТ/ФРОМУ.

Исключений нет: проверять нужно даже те компании, которые находятся на обслуживании длительное время и в благонадежности которых не приходится сомневаться. Дело в том, что списки террористов и экстремистов могут обновляться несколько раз в неделю. Поэтому рекомендуем проводить сверку каждый раз, когда выходит новая редакция перечня.

Если обнаружите действующего клиента в одном из списков, приостановите его обслуживание и отправьте сообщение в Росфинмониторинг в формате ФЭС (подп. 6. п. 1 ст. 7 115-ФЗ). Не проводите операции от имени клиента, если работаете со счетом организации или предпринимателя.

Фактически дальнейшее сотрудничество с клиентом, который попал в один из перечней, становится невозможным до тех пор, пока его не исключат из списка.

Принцип № 5. Обновлять анкеты клиентов и хранить их

В завершение идентификации необходимо создать анкету клиента и сохранить ее. Анкета — это формализованный документ, составить который в произвольной форме нельзя. Требования к анкете зафиксированы в приложениях к Приказу Росфинмониторинга от 20.05.2022 № 100.

Закон обязывает компании обновлять данные о клиенте в ходе сотрудничества. В этом году нагрузка на субъектов 115-ФЗ в этой части уменьшилась. Актуализировать информацию можно реже. Так, обновлять анкеты клиентов с низким уровнем риска теперь необходимо раз в три года, а не каждый год, как это было раньше. По клиентам высокого уровня риска — раз в год, а не каждые полгода.

Отслеживайте изменения. Если у клиента изменились идентификационные данные, обновите его анкету. Даже несмотря на то, что сроки еще не подошли.

Анкету нужно хранить и после прекращения сотрудничества с клиентом — минимум пять лет (п. 42 приказа Росфинмониторинга от 20.05.2022 № 100). Если регулятор придет с проверкой, сохраненные анкеты будут подтверждением, что вы проводили идентификацию.

_{Сноска: АО "ПФ "СКБ Контур" (16+), kontur.ru}