Как изменится электронный документооборот с 2023 года для бюджетного учета

С 2023 года в силу вступают положения приказа Минфина России от 15.04.2021 года № 61н.

По этому приказу все субъекты учета государственных финансов обязаны перейти на электронный вариант оформления первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета.

Состав новых документов

Условно все вводимые первичные документы можно разделить на 4 группы:

1. для учёта движения НФА (применя.тся всеми субъектами учета):

• Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434)

• Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435)

• Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440)

• Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441)

• Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442)

• Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433)

2. для учёта начисления доходов, в т.ч. для администраторов и главных администраторов доходов бюджета:

• Ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431)

• Извещение о начислении доходов (уточнении начисления) (ф. 0510432)

• Ведомость начисления доходов бюджета (ф. 0510837)

• Ведомость выпадающих доходов (ф. 0510838)

3. для отражения движения дебиторской и кредиторской задолженностей:

• Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436)

• Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счета _______ (ф. 0510437)

• Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445)

• Решении о восстановлении кредиторской задолженности (ф. 0510446)

4. для организации инвентаризации:

• Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439)

• Изменение Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447)

• Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836)

Кроме того, с 2023 года будут использованы в работе регистры учета:

• Журнал операций по забалансовому счету (ф. 0509213)

• Ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0509095)

• Карточка учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097)

Требования подписям новых электронных документов

Электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью либо простой электронной подписью.

Электронный первичный учетный документ принимается к учету, если заполнены все реквизиты и имеется квалифицированная электронная подпись руководителя учреждения или уполномоченного им лица.

Поля, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии, ответственный за формирование электронного документа не заполняет.

Документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая простые ЭП, можно принять к учету только при наличии в них и квалифицированной ЭП.

В электронных документах многие разделы подписываются простой ЭП сотрудниками, составляющими этот документ; квалифицированной ЭЦП утверждать документ будет руководитель учреждения (уполномоченное лицо).

В случае, если документ требует подписание комиссионно, то правила приказа № 61н требуют заполнения Листа голосования, который также содержится в формах приказа № 61н.

Лист голосования подписывается членами комиссии простой ЭП и председателем комиссии ЭЦП. При подписании членами комиссии листа голосования одновременно в резолютивной части электронного документа отображаются подписи членов комиссии.

Квалифицированные ЭП, помимо руководителя, потребуются для главного бухгалтера, кассира и председателей комиссий.

Алгоритм перехода на ЭДО с 2023 ода

В бухгалтерских программах (например, в 1С:БГУ) есть возможность с 2023 года перейти на ЭДО. Для этого в конфигурации БГУ прописываются роли пользователям, ответственным за оформление и подписание электронных документов, которые путем доступа в программу под своим логином и паролем могут осуществить заполнение документа и подписание его простой ЭП, а при необходимости и наличии ключа и сертификата – квалифицированной ЭП.

При переходе к использованию электронных документов при ведении бухгалтерского учета необходимо провести подготовительные мероприятия организационного и технического характера.

Мероприятия организационного характера

1. определить лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов, идентифицировав, кто из них подписывает простой, а кто квалифицированной электронной подписью

2. определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете

3. внести дополнения в график документооборота, правила документооборота и технологию обработки учетной информации, информацию об особенностях порядка формирования, заполнения и подписания электронных документов

4. разработать регламент выдачи и хранения паролей доступа и квалифицированных ЭП

5. разработать регламент обеспечения архивного хранения электронных документов с наделением данных функций соответствующих сотрудников учреждения

6. инструктаж работников (ответственных лиц и членов Комиссии) на предмет порядка работы в программных продуктах, позволяющих заполнять и подписывать электронные документы

Мероприятия технического характера

1. обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы простой электронной подписью или квалифицированной электронной подписью

2. дополнить ролевое расписание новыми позициями и обеспечить доступ к информационной системе бухгалтерского учета для должностных лиц, подписывающих электронные документы (членов комиссии, ответственных лиц и пр.)

3. подготовить рабочие места с доступом в программу бухгалтерского учета, где должностные лица будут формировать электронные документ (при отсутствии облачной системы)

4. подготовить сервер, жесткие диски или предусмотреть иные варианты хранения электронного архива в двух экземплярах для обеспечения сохранности электронных документов, например на физически обособленных носителях – в двух экземплярах, в информационной системе архива (см. п. 7.1 Приказ Росархива от 02.03.2020 N 24)?

Сложности перехода

Многие учреждения не смогут перейти полноценно на приказ 61н. Почему? На это влияют:

• условия низкой компьютерной грамотности ответственных сотрудников учреждений, которые должны самостоятельно заполнять электронные документы, их недостаточная организационная дисциплина;

• ограниченность бюджетов организаций госсектора на обновление и настройку программных продуктов, а также закупку дополнительных мощностей для работы и хранения электронного архива.

Обращаем внимание, что переход на приказ № 61н является обязательным с 2023 года.

Однако в приложении № 5 п. 6 приказа № 61н указано, что в случае отсутствия организационно-технической возможности субъекта учета формирования и хранения электронных документов, формы унифицированных электронных первичных учетных документов и регистров учета применяются формируются на бумажном носителе с одновременным представлением бухгалтеру электронного образа (скан копии) такого документа.

Поскольку Минфин России постепенно вводит еще документы в приказ № 61н, которые начнут использоваться с 2024 года (приказ Минфина от 28.06.2022 г. № 100н), то организационно выгоднее и по трудозатратам, и по ресурсозатратам взять паузу: т.е. с 2023 года, формировать документы по приказу № 61н на бумаге, подписывать «живыми» подписями и в бухгалтерию передавать бумажный вариант и его скан-копию.

Для сведения рисков замечаний со стороны контрольных органом рекомендуем:

• направить руководителю служебную записку о необходимости организации перехода на ЭДО;

• совместно со ИТ-специалистами, контрактной службой и пр. компетентными работниками собрать информацию в виде коммерческих предложений о стоимостной оценке настройки программных продуктов и стоимости компьютерной техники для обеспечения перехода на ЭДО;

• сформировать заключение, что отсутствуют технические возможности для реализации ЭДО в 2023 году.